Главная / Без рубрики / Запись в трудовую книжку при выдаче вкладыша

Запись в трудовую книжку при выдаче вкладыша

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш. По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи. Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную. Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку — образец заполнения и правила заполнения

Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.

В ходе трудовой деятельности физического лица он может неоднократно получать образование и приобретать специальности. Сведения о вновь приобретенном образовании заносятся в трудовую. Есть ли необходимость вносить всех их во вновь заводимый вкладыш? Занесению во вкладыш подлежат все записи. Основание такой позиции – указание закона на необходимость ведения вкладыша по правилам ведения самой книжки.

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку — образец

Если такая или другая ошибка была сделана при заполнении вкладыша или внесении записи в трудовую книжку о вкладыше, образец которой мы приводили выше, нужно непременно исправить допущенный промах. Так, если ошибка сделана при заполнении титульного листа вкладыша, нужно будет оформить новый документ.

Допущенные при оформлении. Наиболее распространённой ошибкой при первичном заполнении является внесение неправильных сведений об образовании, фамилии сотрудника. Ситуация возникает, если кадровый работник оформляет соответствующие строки со слов лица, а не на основании правильным образом составленных документов. В случае такой ошибки следует уничтожить бланк и воспользоваться другим.
Сделанные в процессе ведения. Большое количество ошибок совершается именно в процессе внесения сведений о работе. К ним относятся:
- неправильная дата приёма на работу;
- не указано наименование организации;
- отсутствует наименование должности, структурного подразделения;
- сокращение слов в любых полях;
- заверение подписью руководителя и печатью записи о переводе работника, исправить такой недочёт нельзя;
- внесение информации о работе в графы сведений о поощрениях.

Выдан вкладыш в трудовую книжку — образец записи

его место работы и должность;
дата приема на работу;
дата перевода на другое место;
дата и причина увольнения;
сведения о поощрениях, которые получал работник, и таком виде взыскания, как увольнение.

В Правилах указано, что вкладыш должен вшиваться в трудовую, при этом без нее, т. е. как самостоятельный документ, рассматриваться не может. Именно из-за требований п. 38 Правил не допускается ни вклеивание, ни скрепление степлером, т. к. оба способа соединения вкладыша с книжкой не обеспечивают достаточной надежности.

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку образец

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Согласно п. 40 Правил, ведение книжек подразумевает и их обязательный учет. Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу (ведется бухгалтерией), а также книгу учета движения самих книжек и вкладышей к ним (ведется кадровым подразделением предприятия).

Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.

На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Правила заполнения вкладыша

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье.

Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений. Алгоритм заполнения заключается в следующем:

Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку образец

Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж. Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке.

Запись в трудовой книжке о выдаче вкладыша образец

Когда объективно может возникнуть такая ситуация? Трудовая книжка требуется при оформлении пенсии, получении кредита, прохождения курсов повышения квалификации и т.п. Но удовлетворить просьбу выдать такой документ на руки работодатель обязан не всегда. Какие это случаи, что делать, когда законом выдача трудовой книжки не предусмотрена – об этом мы и расскажем здесь.

Верховный Суд в решении от 19.06.2022 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.

Вкладыш в трудовую книжку

Данный документ имеет утвержденную форму и состоит из 9 разворотов «Сведений о работе» и 8 разворотов «Сведений о награждениях». Количество вкладышей в трудовую неограниченно. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» (как правило, в правом верхнем углу), указывается его серия и номер. Без трудовой книжки вкладыш является недействительным.

Вкладыш в трудовую книжку – это документ строгой отчетности, который выдается сотруднику работодателем в том случае, когда какой-то из разделов его трудовой заполнен полностью и нет пустого места для внесения новых записей. Он вшивается между ее последней страницей и задней обложкой. Купить вкладыш в трудовую книжку могут только юридические лица либо их представитель по доверенности, поэтому выдаются они сотруднику работодателем, а затем с работника взимается плата за его приобретение.

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку образец

Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе». Без ТК сам по себе вставной лист, даже с подписями и печатями, недействителен. Нумерация во вкладыше в трудовую книжку (образец ниже) не начинается с первой страницы, а продолжает уже начатую в ТК.

при выдаче дубликата, если основной документ был утерян по вине работодателя;
при повторном заполнении бланка вкладыша, испорченного по вине кадрового работника (лица, ответственного за ведение трудовых книжек).

Запись в трудовую книжку при выдаче вкладыша

Следует отметить, что с работника на основании п.47 Постановления №225 взымается стоимость расходов на приобретение вкладышей, а не номинальная стоимость оговоренного документа, учитывая, что предприятия несет затраты на тот же бензин за доставку бланков на предприятие, оплату работы бухгалтерии при оформлении договоров и квитанций.

Допустим, проработав на одном предприятии 20 лет можно исписать половину книжки, в случае неоднократных переводов, повышения разрядов, реорганизаций и слияний, а уж при постоянной смене работодателей книжка закончиться еще быстрее.

Перенос записи в вкладыш трудовой книжки

Что делать, если по недосмотру запись начата, например, в разделе «сведения о работе», но не влезла в нее полностью? Самая распространенная ошибка – продолжать запись на неразмеченной области. Вторая распространенная ошибка – продолжать запись в другом разделе трудовой книжки. Допускать данные ошибки категорически нельзя в силу требований п. 11 Правил № 225. Согласно п. 38 Правил № 225, если книжка закончилась, в нее вшивается вкладыш, а его ведение и заполнение производится таким же образом, как ведение и заполнение книжки. Вкладыш – это часть книжки, без нее он недействителен. Запись, которая не влезла в книжку продолжается в соответствующем разделе вкладыша.
Что делать, если в книжке заполнены страницы какого-либо из разделов, но осталось несколько строк, позволяющих внести часть записи, но не полную запись. В этом случае рекомендуется пустые поля перечеркнуть зигзагом «Z». Это связано с тем, что наличие пустых полей в книжке недопустимо, поскольку в них может быть внесена ложная информация злоумышленниками. Запись после перечеркивания пустых полей начинается во вкладыше. Второй вариант – начать запись в книжке и закончить ее во вкладыше. Поскольку оба варианта не противоречат ни одному нормативному акту, они имеют право на существование и активно применяются на практике.

Основная проблема при заполнении вкладышей – отсутствие четкого и детального регулирования процедуры. В связи с этим, кадровые работники при возникновении спорных вопросов вынуждены обращаться к разъяснением Минтруда РФ, а также применять сложившуюся практику кадрового документооборота.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

По сути он является продолжением трудовой книжки, поэтому как образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2022 году можно использовать основные страницы. Бланк вкладыша имеет свои отдельные серию и номер и является документом строгой отчетности, но не может быть действительным без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то можно использовать еще один. Приобрести, учесть и заполнить вкладыш должен работодатель, у которого в реальном времени хранится трудовая книжка работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о вкладышах заносятся в специальный журнал учета, хранящийся в отделе кадров, с записью уникального номера и серии бланка.

Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считается испорченным и подлежит утилизации. Поскольку вкладыши — документы строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета. Кстати, поэтому запись о наличии вкладыша, его серию и номер в трудовую книжку рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись о вкладыше была все-таки сделана заранее, то в нее необходимо внести соответствующие поправки.

Как заполнить и подшить вкладыш в трудовую книжку

Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки, существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.

Фамилия работника;
Имя сотрудника;
Отчество;
Полная дата рождения;
Имеющееся образование;
Профессия или специальность;
Проставляется дата заполнения документа;
Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.

Выдан вкладыш в трудовую книжку: запись (образец)

Вот как выглядит вкладыш в трудовую книжку: он имеет титульную страницу, отражающую персональные данные работника, и содержательную часть. Второй блок идентичен табличной части раздела о работе или поощрениях.

Дело в том, что все данные должны быть внесены без сокращений, что приводит к быстрому исчерпанию лимита листов в книге. Ключевые требования к заполнению трудовых книжек содержит в Инструкция от 10.10.2003 г. № 69.

25 Июл 2019 jurist7sib 205