Главная / Судопроизводство / Бизнес-Процессы Правового Обеспечения

Бизнес-Процессы Правового Обеспечения

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Бизнес-Процессы Правового Обеспечения. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Под бизнес процессом понимается набор логически взаимосвязанных действий или задач, исполнение которых приводит к ожидаемому результату. Поэтому, практически все процессы организации можно отнести к бизнес процессам.

Виды бизнес процессов

Цикл управления бизнес процессами следует принципам непрерывного улучшения. Исходя из этих принципов, управление состоит из повторяющихся этапов. Каждый этап включает в себя несколько фаз. В ходе выполнения каждой фазы выполняется определенный набор действий. В целом, этапы управления бизнес процессами похожи на цикл DMAIC методологии 6 сигм.

Цикл управления бизнес процессами

Управление бизнес процессами (Business Process Management) это систематический подход к управлению, направленный на улучшение деятельности организации и ее процессов. Этот подход дает возможность организации определить свои процессы, организовать их выполнение, а также повысить качество, как результатов процессов, так и порядка исполнения.

Управляя БП по системе разработанной изначально, постепенно приходит понимание, что подход теряет эффективность. Это может быть связано с развитием производства, изменения структуры организации, расширением ассортимента, что не позволяет с прежней эффективностью достигать тех же целей используя старые подходы. Это сигнал к тому, что их необходимо оптимизировать!

Оптимизация (совершенствование) бизнес процессов

Сбор информации. Происходит беспрерывный процесс сбора информации.
Составление отчетов. Отчетность по многим процессом выводится нажатием одной кнопки.
Передача информации между отделами в соответствии с уровнем их взаимосвязи.
Снижение затрат человеческих ресурсов на проведение несложных, но объемных «бумажных» процессов.
Быстрый обмен задачами, создание эффективного информационного поля между работниками, автоматизация работы с клиентами.
Повышение эффективности. Как результат, растет эффективность организации.

Схема бизнес процесса

Ознакомление. Познакомьте сотрудников с новой системой ведения процесса.
Вовлечение. Расскажите о возможностях и преимуществах новой системы организации труда.
Тестирование. Проведите тестирование новой системы на отдельно взятом участке / сотруднике.
Обучение. Основываясь на положительных результатах пробного тестирования, проведите обучение сотрудников с разъяснением новых обязанностей и функционала.
Внедрение. После обучения, проведите внедрение новой системы в бизнес процессы организации.
Контроль. Организуйте контроль, чтобы убедиться, что все сотрудники используют новую схему работы в соответствии с разработанными стандартами.

Существенную роль в работе любой компании играют юридические отделы и департаменты, которые принимают участие в стратегическом планировании бизнеса, его развитии, повышении эффективности, уменьшении рисков предпринимательской деятельности.

Правовое обеспечение бизнеса

Кроме этого, к функциям местного департамента относится эффективное взаимодействие с внешними специалистами (в случае их привлечения), а также защита правовых интересов компании во всех сферах – при взаимодействии с муниципальными структурами, органами государственной власти, правоохранительными или судебными органами и так далее.

Обеспечение безопасности бизнеса

— по степени вероятности – маловероятную, вероятную и невероятную;
— по степени развития выделяется четыре этапа – зарождение, расширение, формирование и ликвидация;
— по отдаленности угрозы – непосредственная (действует в текущий момент времени), близкая (возможна в течение года), далекая (может произойти в срок от одного года и выше).

О бизнес-процессах говорят много и часто преимущественно в связи с автоматизацией бизнеса. Использую этот термин и я, в том числе, в своих статьях, посвященных CRM-системам, ERP, работе с BPMN-нотациями, IDEF0 и других инструментов, которые могут понадобиться в работе бизнес-консультанта и внедрении систем автоматизации. При этом в Рунете понятное и развернутое определение термина «бизнес-процесс» я не нашел.

Определение бизнес-процесса

О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. Более того, видел даже “разбор ошибок” при создании бизнес-процесса, в котором очень много внимания уделяется тому, что 70% действий не несут никакой ценности.

Правила описания бизнес-процесса

Очень важно понимать, что не существует, например, отдельного «бизнес-процесса продажи». Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации. Т.е. без описания в нотации бизнес-процесса вы занимаетесь продажами, это никто не оспаривает. Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи – явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике.

Если вы заинтересованы в сохранении своих позиций на рынке, то вам нельзя даже мысли допускать, что у вас все нормально, потому что конкуренты в два счета сделают вашу жизнь не нормальной за счет внедрения новинок в технологиях и выпуска новых продуктов. Практический совет в этом случае один: если вы сами не поняли наличие проблем, если у вас отсутствует определенный бизнес-процесс, обратитесь к консультантам. Или найдите в интернете литературу по этому поводу. Обучение и изучение новых бизнес-приемов будет вам однозначно полезно, каким бы знающим на фоне коллег в вашем населенном пункте вы не выглядели. В любом случае недостаточное развитие одного из процессов говорит о проблеме в бизнесе, и на него необходимо сделать акцент.

Оптимизированный бизнес-процесс предполагает изменение структур предприятия и их взаимосвязей и подчинения. Функции одного подразделения могут быть возложены на другое, что должно привести к улучшению взаимодействия между отделами. И все перечисленные меры способствуют повышению имиджа, конкурентоспособности предприятия, к увеличению продаж и прибыли.

Модель бизнес-процессов

Любой бизнес-процесс имеет три основные характеристики, которые отражают его сущность, то есть отвечают на вопрос – зачем именно этот процесс необходим на предприятии. Если хоть одна характеристика не работает на достижение единой цели бизнеса, то можно считать. Что бизнес процесс «буксует» или, того хуже, ввергает бизнес в убытки или приближает к нулю.

Основные — направлены на предоставление товаров или услуг, которые являются предпочтительными объектами компании и ответственны за получение прибыли.
Сопутствующие — нужны для создания товаров или услуг, которые служат следствием основной предпринимательской деятельности и обеспечивают заработок.
Вспомогательные — применяются для реализации главных процессов и поддержания их специфических черт.
Обеспечивающие — необходимы для нормального функционирования прочих процессов и нацелены на поддержание их универсальных характеристик.
Управление — одновременно охватывают несколько управляющих функций на всех уровнях. Это дальновидное, быстрое и нынешнее планирование, формирование и реализация воздействиия управления.
Развитие — улучшение создаваемого товара или услуги, оснащения, улучшение оборудования.

Из чего состоят и какие бывают бизнес-процессы

Важно знать, что модель бизнес-процесса не может быть без описания, так как реализация одного без другого не представляется возможным в современных реалиях. Однако несмотря на эту зависимость, вся деятельность должна быть логичной, а ее реализация — приводить к желаемому результату. Описание нередко является творческим занятием, потому что описывая даже «то, что есть», всегда возникают определенные недочеты, возникает сглаживание острых углов и т.п. А вот при необходимости описать «то, что должно быть», приходится создавать кое-что новое уже на созданной базе.

Описание

Самодеятельность — это успех. Подобное решение потребует создания своих обозначений и стандартов, что сильно замедляет работу и снижает шансы на достижение нужной цели.
Описание бизнес-процесса предприятия и IT-системы не имеет отличий. В реальности у них есть ряд особенностей, которые крайне важно учитывать.
Обязательно должна появиться прибыль. Не все бизнесы ведут прямые продажи, которые и влияют на видимый показатель дохода. Некоторые виды деятельности невозможно оценить по этому критерию. Более того, процессоориентированный подход, прежде всего, внедряется для получения высокой производительности при предыдущих инвестициях.
Можно создать идеал. Не стоит надеяться на разработку безукоризненного плана, гарантирующего отсутствие даже малейших ошибок или сложностей, которые достаточно часто возникают по мере продвижения к конечной цели. Даже гениальному специалисту с многолетним опытом не получится охватить весь материал сразу, поэтому он в любом случае будет содержать небольшие недочеты, которые будут своевременно и эффективно решаться при совместной заинтересованности обеих сторон.

Главный плюс такой формы – это отсутствие точных стандартов и возможность гибкого описания фактически любого процесса или его нюанса. Организация может использовать любую текстовую форму отчетности, а также структурировать собранную информацию на свое усмотрение. Недостатки:

Описание и анализ БП

Моделирование БП – это совокупность деятельности, направленной на создание модели организации, подразумевающее описание всех объектов (информационных, материальных и т.п.) и процессов, роли подразделений и отдельных должностей и связей между ними. Составление моделей – это основной метод инжиниринга БП и их реорганизации, позволяющий также использовать методологии непрерывного их улучшения, позволяющий переосмыслить и улучшить эффективность всех видов деятельности в организации или предприятии.

Технологии, которые используются для описания БП:

последовательное восприятие текстовой информации;
на основании текстового представления сложно провести анализ деятельности предприятия;
отсутствие формальности и описательных стандартов (как плюс, так и минус в зависимости от случая);
тяжесть восприятия и сопоставления больших объемов текста

Описание бизнес-процесса – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.

Определение бизнес-процесса

Бизнес-процесс всегда происходит с участием человека. Если действия выполняются автоматической системой или программой, это уже не бизнес-, а технологический процесс или спецификация. И тогда в силу вступают несколько иные стандарты, методы описания и особенности реализации.
В бизнес-процессе всегда задействованы несколько людей в явной или неявной форме. Даже если человек работает один (например, писатель), все равно у него есть заказчики (издательские агентства) и потребители (читатели). Также продавец работает не в «вакууме» — у него есть поставщики и покупатели продукции, и все эти люди также задействованы тем или иным образом в бизнес-процессе.

Почему я пишу именно о коллективе, а не о коммерческой структуре или компании? Потому что понятие бизнес-процесса может быть использовано, в том числе, для некоммерческой организации. Это может быть благотворительность, выезд скорой помощи к пациенту или даже организация званого ужина без каких-либо продаж и получения прибыли. При этом также можно описывать бизнес-процесс, так как у нас есть люди, которые выполняют какие-то действия для получения определенного результата.

Описание бизнес процесса

Например, когда я написал статью об IDEF0, некоторые читатели в качестве примеров нотаций приводили примеры каких-то инструкций из министерств и ведомств времен Первой Мировой или даже раньше, а в качестве графического отображения обсуждались схемы и наглядные изображения военных действий. Но все это не является описанием бизнес-процесса. Все вышеперечисленное можно назвать методиками, наглядной демонстрацией, инструкциями, но нельзя назвать нотациями.

Чтобы решить эту задачу, в банке сформировали его электронную бизнес-модель. На ПК руководителя появилось окно браузера, ссылки в котором сейчас позволяют следить за ходом работы. Председатель может открыть любой из документов, схему бизнес-процессов; узнать, кто отвечает за бизнес-процессы и процедуры; отследить статистику по их показателям, фактические значения на данный момент; понять, какие сейчас в банке реализуются проекты и на какой стадии; проанализировать оргструктуру любого отдела и получить массу другой полезной информации.

На диаграммах такого вида нет ни времени, ни последовательности. У метода немало минусов: это и трудности при восприятии из-за большого числа дуг на диаграммах и множества уровней декомпозиции, и сложности с увязкой нескольких процессов.

Стоимость:

Опыт показывает, что на предприятиях со штатом более 50 человек система управления, как правило, функционально-иерархическая. То есть в работе компании выделяют определенное количество функциональных зон и выстраивают управленческую систему в соответствии с ними.

Поскольку Иван один выполнял всю работу, то процесс по управлению персоналом у него тоже отсутствует.
В частности, любой индивидуальный предприниматель должен контролировать доходы и расходы, вести налоговый учёт, а также обеспечивать себя необходимыми хозяйственными принадлежностями и оборудованием. Иван также пользовался услугами сторонних агентств, занимающихся ИТ-сопровождением и оказывающих юридические услуги. Поэтому он выделил в качестве вспомогательного процесс по управлению аутсорсингом.

В большинстве случаев бизнес-процессы развития являются бизнес-проектами. Они состоят из разовых уникальных и неповторимых мероприятий. Это процессы реструктуризации, автоматизации, вывода новых продуктов на рынок, и прочих проектов, являющихся частью стратегического развития компании.

Виды бизнес-процессов

Многие бизнесмены считают, что скоро деятельность всех компаний будет состоять из совокупности бизнес-проектов и проектная концепция управления станет следующим этапом в эволюционном развитии организаций. Это произойдёт вследствие ускорения изменений внешней среды, сокращения времени жизни продуктов и услуг, уменьшения длительности бизнес-процессов. При этом бизнес-процессы все больше и больше становятся похожими на проекты.

Давайте рассмотрим эти понятия на примере структуризации шаров. Имеется исходная ситуация: есть шары двух цветов — белые и черные, при этом эти шары сделаны из различных материалов — дерева и железа. Поставлена задача: структурировать шары и построить их иерархическое дерево. Существует три подхода к решению данной задачи.

Понятия «декомпозиция» и «критерии декомпозиции».

В статье мы будет использоваться понятие «классификатор», которое по своей природе является синонимом понятия «дерево». Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора (рис. 4).

Разработка дерева бизнес-направлений.

Правило 2. Для одной системы можно построить несколько вариантов «деревьев» в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.

Who?(Кто совершает данную операцию?)
Why? (Почему или зачем выполняется эта операция?)
What? (Что представляет собой эта операция?)
When? (Когда нужно проводить данную операцию?)
Where? (Где производится операция?)

Совокупность всех действий по преобразованию материалов и информации в законченный продукт для клиента называется потоком создания ценности. Поток создания ценности удобно представлять графически — в виде карты бизнес-процессов. На рисунке ниже изображена карта бизнес-процессов компании. Карта позволяет наглядно увидеть поток создания ценности в целом, понять последовательность и взаимосвязь процессов, а также возможности улучшения.

Разработка бизнес-процессов

Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.

27 Окт 2020 jurist7sib 154