Правильность оформления путевого листа легкового автомобиля образец
Привет, всем, как Ваши дела? С вами снова я — Евгения Сергеевна, рассказываю, показываю свой большой опыт в юридическом поле, мой опыт небольшой, всего 8 лет, и все равно смогу быстро Вам помочь, а если потребуется проконсультируюсь у своих коллег и сейчас рассмотрим и узнаем о — Правильность оформления путевого листа легкового автомобиля образец. Есть возможность, что по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессиональных юристов/нотариусов/адвокатов, тогда сможете написать свой вопрос, и по мере возможности смогу ответить всем. А лучшее решение будет для Вас узнать в комментариях у постоянных посетителей/читателей, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделяться с Вами его решением.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Путевой листок считается бланком строгого учета, поэтому в нем требуется отображать данные, регламентируемые законодательными нормами РФ. Если учреждение желает разработать собственный бланк, необходимо учесть положения по его оформлению.
Срок действия
Если расчет по топливу осуществляется наличностью, то учет выполняется по чекам АЗС и отчетам шофера. При подключении ТС к электронному контролю, который обеспечивает наблюдение за маршрутом и расходованием ГСМ, то для его списания используются отчеты данной системы (Письмо Минфина № 03-30-06/1/354 от 16.06.2011).
Изменился срок выдачи
Форму № 3 можно оформлять для легковых ТС, как в автотранспортных предприятиях, так и на обыкновенных учреждениях. Особенности оформления данного бланка отображены в письме Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005, где отмечено, что на каждом путевом бланке ставится штамп предприятия (не печать). Также требуется выполнять и прочие нормативы по заполнению путевок.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Что должен иметь при себе водитель
- дата его составления;
- название организации и ее адрес;
- код по ОКПО;
- марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
- государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
- данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.
Образец заполнения путевого листа
Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).
- освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
- освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
- хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.
Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.
Форма путевого листа легкового автомобиля (2022 год)
До 01.03.2022 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В самостоятельно разработанных бланках путевых листов на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи должны быть обязательные реквизиты, которые предусмотрены установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а именно:
Реквизиты путевых листов в 2022 году
Организация или ИП вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Унифицированная форма путевого листа, утвержденная Положением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, сейчас не обязательна, можно разработать свою, только учесть при этом все обязательные требования Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2022. Но проще и целесообразнее использовать все-таки унифицированную форму — как показывает практика, в этом случае меньше вопросов и претензий со стороны проверяющих работников.
Как в путевом листе заполнять марку автомобиля, государственный номерной знак, водителя, удостоверение, гаражный и табельный номера
Организация. Если собственник — компания, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение с точностью до этажа и офиса, номер телефона и основной госрегистрационный номер юр. лица (номер, который присваивается компании при регистрации, состоит из 13-ти цифр). Пример: ООО “Старт”, г. Тюмень, ул. Баумана 29, 5 этаж, офис 506; +7 932 321-31-27; 1177232004817 .
Что писать в задании водителю
Предрейсовый осмотр, послерейсовый осмотр. Работодатель обязан организовать предрейсовый и послерейсловый медицинский осмотр водителя. Это можно сделать, приняв на работу медицинского работника на неполную ставку и оборудовав кабинет для осмотров, или с помощью аутсорсинга. Медработник в путевом листе отмечает дату и время проведения осмотра, заверяет свой подписью, указывая фамилию и инициалы.
Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 152.
Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.
Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС
Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.
Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника. Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.
С 1 марта 2022 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений. Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.
Сроки оформления путевых листов
Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью. Сокращение до инициалов не было разрешено.
В путевом листе должны быть указаны данные о количестве горючего на момент отправки машины и возвращения ее в гараж. Делаются отметки о выданном количестве бензина или указывается номер чека, полученного на заправке. Определяется расход бензина фактический и по норме.
Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.
Заполнение лицевой стороны — образец
Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.*
Не каждый автовладелец обязан понимать порядок составления путевых листов на транспорт. Эта документация предусмотрена для различных фирм и индивидуальных предпринимателей, у которых работа непосредственно связана с транспортом и перевозками. Рассмотрим зачем требуется оформление путевого листа автомобиля.
Кто заполняет и зачем
- Название и номер документа. Название должно оформляться согласно типу транспортного средства (легковое, грузовое, трамвай и т. д.). Номер ставится у заголовка в порядке, соответствующем хронологии системы нумерации, установленной руководителем.
- Срок действия. Указывается дата начала ведения и период использования документа. Как правило, он является однодневным. Общий срок использования не должен превышать одного месяца.
- Информация о категории транспортного средства. Обязательно отражаются тип ТС и марка, наличие или отсутствие прицепа, гос. знак автомобиля, километраж пробега, дата и время, когда автомобиль выехал на рейс и вернулся на стоянку, показания данных одометра.
- Сведения о владельце ТС. Указывается наименование, форма организации, адрес и телефон предприятия. ИП вписывают свои личные данные – Ф.И.О., телефон, почтовый адрес.
- Данные водителя. Фамилия, имя, отчество. Отметка результата медицинского осмотра, а также время его прохождения перед выходом на рейс.
Порядок и правила заполнения 2022
В законе нет чёткого определения, кто должен заполнять такую документацию. На практике ответственное лицо назначается на основании локальных документов юрлица (приказ, должностная инструкция). Обычно выписывает их бухгалтер, а заполняет диспетчер или механик вместе с водителем.
Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон № 402-ФЗ). Данный закон, так же как и Приказ Минтранса № 152, к обязательным реквизитам относит «Наименование документа».
Обязательные реквизиты путевого листа
В 2022 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Поскольку именно этот документ является основанием для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесенных изменений и пример заполнения путевого листа.
Изменение № 1
- тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
- модель транспортного средства (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
- государственный регистрационный знак транспортного средства;
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда обратно.
- Сведения о владельце транспортного средства (если это ИП, нужно указать его ФИО, когда владелец юрлицо – полное наименование организации; ИНН; ОГРН; адрес места постоянной регистрации для ИП и юридический адрес для организации).
- ФИО водителя. Номер и категория его водительского удостоверения.
- Сведения о транспортном средстве (модель, марка, цвет, регистрационный номер).
- Показания одометра о времени выезда и заезда машины в гараж.
- Срок, в течение которого лист действителен. Начиная с 2022 года, документ может быть выдан на неограниченный период, но при условии, что транспортное средство направляется в многодневный рейс. В иных случаях перед каждым новым выездом или при смене водителя в течение дня оформляется новый ПЛ.
- День и час выхода машины в рейс и возвращения из рейса.
- Сведения о предрейсовом техническом осмотре ТС с указанием времени прохождения. ФИО механика. Если в штате предприятия механик отсутствует, необходимо обращаться на стороннюю СТО и фиксировать в путевом листе ее данные.
- Информация о марке и количестве ГСМ, выделенных на машину перед рейсом.
- Отметка о прохождении предрейсового медицинского осмотра водителем с указанием ФИО врача и времени прохождения осмотра. Ставить личный штамп в документе, начиная с 2022 года, врач не обязан.
- ФИО ответственного лица, которое дает разрешение на выход машины в рейс.
Все юридические лица и ИП, использующие транспорт для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны оформлять путевые листы. При этом не имеет значения, специализируется ли компания на такой деятельности или перевозка осуществляется в рамках иного производственного процесса. Важно только, что транспортное средство используется в предпринимательской деятельности.
Скачать бланки
Небольшие предприятия иногда пренебрегают обязанностью по оформлению путевых листов. При этом его наличие имеют право проверить сотрудники ФНС, ГИБДД, Минтранса и Росздравнадзора. В случае выявления грубых ошибок при оформлении документа или при полном его отсутствии на собственника транспортного средства может быть наложено административное взыскание в виде штрафа.
Еще раз напомню, что выше рассмотрены все обязательные реквизиты путевого листа. Они должны присутствовать в разработанном бланке обязательно. Кроме них организация может добавить и дополнительные поля по собственному желанию.
Пример 1. Владельцем легкового автомобиля является индивидуальный предприниматель. Путевой лист выдается на 1 день. Технический контроль при этом проводит отдельный сотрудник, а медицинский осмотр — медицинский работник.
Образец путевого листа юридического лица для грузовика
- Если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя (сам управляет автомобилем), то он может самостоятельно заполнить поля с пробегом и временем выезда. То есть дополнительное поле для подписи и ФИО не требуется (пример для легковой машины выше).
- Во всех остальных случаях, то есть если у ИП или юридического лица водители работают по найму, данные поля с пробегом и временем выезда должны заполняться специально назначенным сотрудником. Поэтому рядом с ними в путевом листе должно быть поле для указания ФИО сотрудника и его подписи (пример для грузового автомобиля).
Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997 года. Путевой лист – это обязательный документ, без которого запрещен выезд на маршрут и его отсутствие является административным правонарушением и наказывается денежным штрафом..
Что указывается в путевом листе?
Путевой лист заполняется диспетчером или бухгалтером предприятия. Он выписывается в одном экземпляре. Срок выдачи ограничивается одним днем. В некоторых случаях, когда производственное задание занимает по времени более продолжительное время или водитель с автомобилем отправляется в командировку, то тогда срок действия листа может быть больше. Заполнение может осуществляться от руки или на компьютере. Вместе с тем все подписи, печати и штампы должны быть оригинальными.
Дополнительная информация
Вполне достаточно заключить необременительный в финансовом отношении договор с медицинским учреждением на оказание подобных услуг, и с одной стороны не будут допущены на дорогу водители с сомнительным состоянием здоровья, а с другой стороны, к водителям будет на одну претензию меньше.
28 Мар 2021 jurist7sib 121
