Главная / Тестовая рубрика / Изменился срок хранения документов по личному составу

Изменился срок хранения документов по личному составу

Изменяются сроки хранения документов по личному составу

При ведении кадрового учета важно обеспечивать правильное формирование и текущее хранение кадровых документов до передачи их в архив. В частности, приказы по личному составу должны формироваться в хронологическом порядке в соответствии с видами этих приказов, а трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним рекомендуется хранить в личных делах сотрудников. Документы личного дела сотрудников подлежат перечислению в описи во внутренней описи к каждому личному делу. Рекомендуется также вести различные журналы учета кадровых документов. Таким образом, есть определенный порядок хранения кадровой документации.

В наши услуги по кадровому делопроизводству включается не только оформление кадровой документации, но и обеспечение правильного хранения документов, а также их архивации для передачи в архив. Как правило, документы по работающим сотрудникам хранятся у нас в специально оборудованных для этого шкафах, а по уволенным — мы сшиваем и передаем для дальнейшей архивации.

Изменился срок хранения документов по личному составу

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Изменились сроки хранения документов по личному составу

Срок хранения документов, содержащих информацию о персональных данных сотрудников и созданных после 2003 года, составит 50 лет. Соответствующие изменения в закон об архивном деле внесены Федеральным законом от 02.03.2022 № 43-ФЗ. Документ вступает в силу с 13 марта.

Документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и т.п., называют документацией по личному составу. Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Изменился срок хранения документов по личному составу

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т. д.

Статья 22

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.

3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.

Установлены сроки временного хранения документов по личному составу

в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, — в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

Личное дело руководителя хранится

В 2022 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2022 года» (далее — Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Изменились сроки хранения документов по личному составу

Напоминаем! 25 октября — последний день сдачи отчетности! Уважаемы партнеры компании «Аргумент»! Напоминаем, что сегодня, 25 октября — последний день представления декларации по НДС за III квартал 2022 года и формы…

Изменения в работе бухгалтера с лета-2022 Во втором полугодии бухгалтеров ждут ключевые изменения, из-за которых придется перестраивать работу. Здесь их подробный обзор. К каждому новому правилу есть совет, что сделать в июне.…

Сроки хранения документов по личному составу

Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку. Приказы по личному составу Приказы документов по личному составу – это одни из наиболее важных бумаг в кадровом деле.
Они группируются в отдельные дела и при этом имеют собственную нумерацию. Внутри папка систематизируется в хронологическом порядке.

Некоторые приказы создают в унифицированном виде, заполняя в дальнейшем в дальнейшем только нужные графы. Все же остальные составляются по надобности, но при этом все документы должны соответствовать определенным требованиям.

Как изменились сроки хранения у документов по личному составу

А как определен архивный документ в этом же Законе (п. 2 ст. 3)? Как «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать». Он «подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Однако при таком подходе есть свои минусы. Придется неоправданно долго хранить кадровые документы с оперативной информацией. А она обычно не требует длительного хранения. Это подтверждается самим понятием «документация по личному составу». Оно закреплено в ФЗ «Об архивном деле в РФ». Смотрим в пункте 3 статьи 3 Закона определение документов по личному составу: «Это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем».

Изменился срок хранения документов по личному составу

В 2022 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

Срок хранения документов по личному составу

К сведению Архив – структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8-2022 «Национальный стандарт Российской Федерации. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст)

Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

Изменился срок хранения документов по личному составу

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, — с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

Сроки хранения документов по личному составу

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, — в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

К документам по личному составу относятся трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения).

Изменился порядок исчисления сроков хранения архивных документов по личному составу

Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона).

Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Изменился срок хранения документов по личному составу

Как теперь определить срок хранения документов по личному составу в связи с изменениями в законодательстве об архивном деле? Федеральным законом от 02.03.2022 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) с 13.03.2022 изменены сроки хранения по личному составу.

1 ст. 17 Федерального № 125-ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных, в том числе документов по личному составу, распространяется: на государственные органы; на органы местного самоуправления; на организации; на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

25 Июл 2019 jurist7sib 148