Требования предъявляемые к содержанию и оформлению документов

Требования к оформлению документов по делопроизводству

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2022. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Реквизиты документов и требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

В зависимости от особенностей совершаемых хозяйственных операций, кроме перечисленных реквизитов, бухгалтерские документы могут содержать и другие реквизиты, расширяющие первичную информацию об операции. Например, номера расчетных счетов в банке, пункты отправления и назначения продукции, показатели качества и др.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие определенные требования по их оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Записи в первичные документы производят чернилами, пастой шариковой или гелиевых ручек, их заполняют в ручную или при помощи вычислительных и пишущих машин. Неоговоренные исправления и подчистки в бухгалтерских документах не допускаются. В денежных документах (кассовых и банковских) вообще не может быть исправлений.

Юридическая доказательность и значение бухгалтерских документов обеспечивается их правильным оформлением; полнотой зарегистрированных данных о хозяйственных операциях; подтверждением лиц, ответственных за проведение операции; сохранением документов в течение установленных сроков.

Первичные учетные и сводные документы могут составляться в равной степени как на бумажных, так и на машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, а также по требованию органов. Осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Документы же, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются исключительно руководителем организации и главным бухгалтером. В случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Реквизиты зависят от характера хозяйственной операции и наз­начения документа. Например, в расходном кассовом ордере должно быть указано, кому надлежит выплатить деньги, какую сумму, за что или на какие цели; в наряде следует отразить, когда выполнялась работа, где (на каком участке), кто её выполнял, объем работы, расценки и начисленную сумму в порядке оплаты труда и т.п.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению бухгалтерских документов

Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Автоматизация учетных работ ставит свои проблемы при формировании первичных документов.Их перечень определяет понятие документа выбор критерия придания юридической силы машинным документам регламентация координирования документов регламентация технологии машинной обработки выбор технологии обмена данными между автоматизированными системами, в функции которых входит сбор и обработка экономической информации критерии отбора способов закрепления персональной ответственности за достоверность вводимой информации и результатов ее обработки установление способов защиты от несанкционированного доступа к базе данных, хранящихся в памяти ЭВМ способы исправления ошибочных записей возможность проверки достоверности данных органами внутреннего и внешнего контроля.

Использование имущества в непроизводственной сфере является объектом бухгалтерского учета в процессе непроизводственного потребления.Затраты в этой сфере представляют расходы на содержание объектов социальной сферы жилищно-коммунального хозяйства, детских дошкольных учреждений и т. п. Издержки на их содержание формируются на активном калькуляционном счете 29 Обслуживающие производства и хозяйства.

Зональная форма документов наиболее распространенная.Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

Иными словами, речь идет о том, что в условиях применения ПЭВМ следует абстрагироваться от специфических черт отдельных функциональных подсистем управления предприятием, положив в основу следующие принципы методологическое обеспечение организационное обеспечение информационное обеспечение программное обеспечение техническое обеспечение. Основополагающие принципы автоматизированной формы бухгалтерского учета это 1. ПЭВМ из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации труда бухгалтера. 2. Однократный ввод и многократное использование учетных данных. 3. Хранение и обработка массива информации с последующим выведением ее на машинограммы с помощью алфавитно-цифрового печатающего устройства АЦПУ или на видеотерминал вплоть до получения результатов и заполнения соответствующих форм отчетности. 4. Возможность организации бездокументного сбора первичных учетных данных и передачи их в ПЭВМ по дистанционным каналам с последующим автоматическим составлением бухгалтерской записи путем использования зависимости между корреспондирующими счетами.

Эта особенность приводит к мысли, что в условиях автоматизированной обработки данных более правильным является понятие информационная система бухгалтерского учета, а не форма бухгалтерского учета, если рассматривать ее характеристику с позиций, определяющих любую функциональную подсистему управления предприятием.

Организация работы архива, порядок и сроки хранения документов определяется действующим законодательством по архивному делу. На каждом предприятии за создание и организацию работы текущего архива бухгалтерии несет ответственность главный бухгалтер, а архива предприятия – его руководитель.

Учётные документы после их обработки и совершения записей д/б сохранены, т.к. они могут потребоваться для справок и для проведения проверок. Обработанные документы систематизируют по видам операции и подшивают в папках в хронологическом порядке. После этого документы сдаются в архив, которые бывают 2-х видов:

Основные требования к организации архива – обеспечение сохранности документации и ограничение доступа к ним. По этой причине текущий архив в бухгалтерии организуется в отдельных помещениях или в помещениях бухгалтерии в виде отдельных металлических шкафов или стеллажей, запирающихся на замки. Книги или папки с документами хранятся по месяцам, по годам в строго определœенном порядке. Выдача документов из архива осуществляется по разрешению главного бухгалтера, а изъятие – по разрешению руководителя в соответствии с действующим законодательством. При этом составляется протокол изъятия, копия которого остается на предприятии. В протоколе указывается какие документы изъяты, кем и на каком основании. При крайне важно сти с документов снимаются копии.

Для хранения в архиве вся первичная документация группируется и накапливается на рабочих местах в бухгалтерии в специальных папках. Документы группируются по месяцам, видам операций, счетам и тем регистрам, в которые была занесена информация с первичных документов. Эти группировочные признаки указываются на лицевой стороне папки и на его корешке, что облегчит поиск крайне важно й документации. Впоследствии после истечения отчетного года и минования потребности в них, первичные документы переплетаются в специальные книги и передаются из текущего архива бухгалтерии в архив предприятия для стационарного хранения.

Рекомендуем прочесть:  Разрешено Илт Нет Оабота Водителем На Грузовом Авто Инвалиду 2 Групы

Документы, находящиеся в архивах, имеют различные сроки хранения. Эти сроки устанавливаются законодательными актами (инструкциями) архивных органов, исходя из важности информации, сроков исковой давности и других фактов, определяющих потребность в хранении документа. К примеру, трехлетний срок хранения установлен для оправдательных документов, вспомогательных и контрольных ведомостей, журналов и книг; пятилетний срок – для актов ревизий и проверок, Главных книг и журналов и др.; для лицевых счетов по расчетам с персоналом – до 75 лет (минус возраст). Постоянное (бессрочное) хранение установлено для годовых бухгалтерских отчетов и балансов, пояснительных записок к ним, для протоколов по их рассмотрению и утверждению, для передаточных, разделительных и ликвидационных балансов и некоторых других документов. Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы, в свою очередь также подразделяются на действительные и недействительные, причем недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

Таблица представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Еще один вид классификации предусматривает деление документов по срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям. Однако до настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации различных документов.

По виду оформления документы бывают: оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты. Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного раздела. При оформлении выписки надо обязательно указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право, в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Составление и оформление первичных документов Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать
требования по составлению документов.
Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) «О
бухгалтерском учете».
• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов,
методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки
учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.
• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском
учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под
финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные
учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.
В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.
Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.
Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.
В том случае, когда в правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда
налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами,
проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.
В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается
принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:
1) при ручной обработке — дату записи в учетный регистр;
2) при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

Требования, предъявляемые к оформлению бухгалтерских документов

3) по способу составления – на разовые и накопительные. Разовые документы составляются в один прием на операцию с одним или несколькими объектами учета. Большинство первичных документов являются разовыми. Накопительные документы оформляются постепенно на протяжении определенного периода времени (декады, месяца и т.п.), в них отражаются повторяющиеся операции с одним объектом учета. Эти документы окончательно оформляются лишь по истечении установленного срока, до этого в них регистрируется каждая однородная операция. К накопительным документам относятся: ведомости выпуска готовой продукции, лимитно-заборные карты, ведомости учета выработки и другие;

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Корректурныйспособ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

4) по порядку отражения в них операции – на первичные и вторичные (сводные). Первичные документы являются первым свидетельством осуществления хозяйственных операций, а вторичные (сводные) составляются на основании обобщения первичных документов, они дают возможность уменьшить количество записей на счетах. К вторичным (сводным) документам относятся отчеты материально ответственных лиц о движении ценностей на складах, отчеты цехов о движении материалов и другие;

Рекомендуем прочесть:  Новый закон о чернобыльцах 2022

Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с указаниями Министерства финансов РБ. К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определяемым Минфином РБ и согласованным с МВД РБ и Министерством юстиции РБ (бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, приходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспекции и др.). Бланки строгой отчетности должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Исполнение этих условий предопределяет его оформление. Для бухгалтера, получившего документ, на данном этапе главное состоит в установлении не столько наличия в нем обязательных реквизитов, сколько в подтверждении законности отраженного в нем факта хозяйственной жизни и в оценке уровня влияния на конечные результаты деятельности организации. Проводятся технические процедуры по подтверждению правильности арифметических вычислений и подсчетов.

Помимо данного ограничения, позволяющего однозначно идентифицировать лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственных операций перечень которых утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, первичный учетный документ на машиночитаемом носителе должен содержать следующие обязательные реквизиты, дающие основание однозначно определить документ наименование, номер и пр. условия его составления дату и т. п. зарегистрированные в нем хозяйственные операции их содержание и основные характеристики. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Если такая возможность отсутствует, то его составление обязательно сразу же после окончания данной операции. Первичное наблюдение за объектами бухгалтерского учета осуществляется при помощи документации. Она представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения всех хозяйственных операций с целью получения о них необходимой информации, требуемой для ведения текущего бухгалтерского учета, оперативного и последующего контроля за ними. Составлять бухгалтерские документы, значит документировать хозяйственные операции, а документация это совокупность составленных документов. Она представляет собой средство информационного обеспечения фактов хозяйственной деятельности экономического субъекта. Эти факты должны быть зафиксированы в документе на русском языке. При осуществлении совместной деятельности с участием иностранного капитала, независимо от его размера, иностранный инвестор вправе потребовать оформления документа на иностранном языке. Такой подход не противоречит российскому законодательству при условии построчного перевода соответствующих реквизитов. При наличии ошибок, искажающих содержание хозяйственной операции, исправления допускаются исполнителем, оформившим соответствующий документ, по согласованию с другими участниками хозяйственной операции и заверяются подписями этих же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Сама информация, содержащаяся в таких документах, признается недостоверной. Независимо от того, каким способом подготовлен документ вручную или машинным способом, в целях контроля за правильностью и законностью регистрации экономических событий в документе должны быть указаны не только личные подписи должностных лиц, как того требует Закон О бухгалтерском учете, но и их расшифровки. Последнее условие четко оговорено в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации утв. Приказом МФ РФ от 29.07.98 г. 34н. Хотя эти документы разного уровня, соблюдение последнего условия является обязательным. Дело в том, что если обратиться к содержанию п. 3 ст. 9 ФЗ РФ О бухгалтерском учете, то в нем прямо указывается на то, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Следовательно, в документе наряду с личной подписью лица, оформившего документ, должна быть указана ее расшифровка. Подписи лиц, определенных по статусу за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, дающим право однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица. Правомочия должностного лица на подпись в первичном учетном документе подтверждаются приказом руководителя экономического субъекта по согласованию с главным бухгалтером и не должны расходиться с перечнем лиц, одобренных им на право подтверждения обоснованности осуществления соответствующих хозяйственных операций. Исходя из специфики отдельных документов приведенные выше реквизиты могут быть расширены. Например, в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОКОП-93 номер расчетного документа, число, месяц, год его выписки. Число указывается цифрами, месяц прописью, год цифрами. На расчетных документах, заполняемых средствами вычислительной техники, допускается обозначение месяца цифрами вид платежа наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика ИНН наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код БИК, номер корреспондентского счета или субсчета наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика ИНН наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код БИК, номер корреспондентского счета или субсчета назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью очередность платежа вид операции в соответствии с Перечнем условных обозначений шифров документов, проводимых по счетам в банках подписи подпись уполномоченных лиц лица и оттиск печати в установленных случаях на первом экземпляре расчетного документа кроме чека подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре поручения проставляется также оттиск гербовой печати. В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть зональной анкетной табельной комбинированной. Зональная форма документов наиболее распространенная. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя. Анкетная форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, а заполнение их один под другим, т. е. сверху вниз. Документ в табельной форме есть продолжение зональной формы. В нем например, расчетно-платежная ведомость реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу матрицу.

Документ, представленный в комбинированной форме, сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм зональной и анкетной, анкетной и табельной. Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом Получено или Оплачено с указанием даты числа, месяца, года. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

Документирование операций — сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщи­ки, работники планово-экономического, финансового отделов, от­делов труда и заработной платы, маркетинга, кладовщики, подот­четные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику до­кументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выпис­ка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и под­разделения организации, в которые представляются эти документы.

Корректурный ёпдсоб заключается в зачеркивании неправильно­го текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится ОднбЙ Чертой так, чтобы можно‘было прочитать зачеркнутое; При’ этбм ЙЫо зачерки­вать всю сумму, даже если ошибка допущена только в о^щой ‘цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и ПоЙтвёржДеИо; в 72 документе — подписями соответствующих лиц, в учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денеж­ные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях, исправления даже и оговоренные, не допускаются.

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем, следовало, суммЫ. Исправительная проводка или сумма запи­сывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вы­читаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись. Одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операция^ При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе ошибки, допущен­ные в предыдущих отчетных периодах.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к опреде­ленному учетному регистру, комплектуются в хронологическом по­рядке и сопровождаются справкой для архива. Отчеты кассира, аван­совые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подрбраны в хронологическом порядке и переплетены.

Таким образом, документальное оформление списания имущества не отвечало требованиям законодательства. Оформ­ление актов является обязательным условием списания стоимо­сти основных средств и ИХП на затраты. В противном случае на основании л. I ст; 9 Закона о бухучете операции признаются неоправданными Кроме того, организация допустила налоговое

Не должны представляться сведения по форме N 2-НДФЛ в части доходов, выплаченных индивидуальным предпринимателям за выполненные ими работы (оказанные услуги), но только в том случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому органу документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах. Учитывая данные положения налогового законодательства, акт выполненных индивидуальным предпринимателем работ (оказанных услуг) рекомендуется снабжать реквизитами о номере и дате документа, которым подтверждается его государственная регистрация в качестве индивидуального предпринимателя.

Рекомендуем прочесть:  Какие Журналы Должен Вести Завхоз Детского Сада

Если, например, работы (услуги) в соответствии с условием заключенного договора выполнены в декабре отчетного года, а акт оформлен (датирован) только в январе следующего года, то расходы на оплату выполненных работ (оказанных услуг) должны быть отнесены в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль за декабрь отчетного года.

В целях налогообложения расходы, связанные с подготовкой и переподготовкой (в том числе с повышением квалификации) кадров могут быть приняты только в соответствии с заключенными договорами с образовательными учреждениями и при выполнении следующих условий:

На основании того же подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ в целях налогообложения принимаются расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Исходя из этого, расходы на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) признаются в целях налогообложения по дате предъявления организации документов (в том числе актов), служащих основанием для произведения расчетов, но с учетом положений заключенных сторонами договоров.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы. » или «Окончание таблицы. «, повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

Анкетирование — один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков».

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие.

Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст.9 п.7 ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой.

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст.7 п.3 ФЗ от 23 февраля 1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в редакции от 23.07.98г. № 123-ФЗ).

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ БУХГАЛТЕР

Как отмечено выше, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Среди типовых и унифицированных документов, помещенных в альбомах, есть документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений. Например, приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др.

Своевременное документальное оформление хозяйственных операций является неотъемлемым атрибутом обеспечения эффективного контроля за сохранностью материальных и денежных средств, основой для дальнейшего наблюдения за деятельностью лиц, наделенных правом распоряжаться имуществом предприятия.

  • наименование, номер документа, дату и место его составления;
  • содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;
  • должности лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

    В большинство же типовых и унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, учитывающие характер хозяйственных операций и систему обработки данных. При этом все реквизиты типовых и унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь или согласованные с ним, остаются без изменения (включая код формы, наименование документов). Удаление отдельных реквизитов из типовых и унифицированных форм не допускается. В формах должны быть предусмотрены зоны кодирования информации для ссылок на общегосударственные классификаторы.
    Каждая организация вправе разрабатывать и применять собственные формы первичной учетной документации, учитывающие специфику организации производства и управления.

    При изготовлении бланочной продукции на основе типовых и унифицированных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается расширять и сужать графы и строки с учетом значимости показателей, включать дополнительные строки (в том числе свободные) и вкладные листы.

    Требования, предъявляемые к текстам документов

    Актуальность выбранной темы состоит в том, что надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов — непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности. издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

    Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

    Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3,4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.

    Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацного отступа, как показано в примере.

    При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например: