Главная / Трудовое право / Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

Должностная инструкция секретаря

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация проведения телефонных переговоров руководителя.
2.4. Организационная подготовка заседаний и совещаний.
2.5. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.
2.6. Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
2.7. Организация приема посетителей.

Для выполнения возложенных на него функций секретарь приемной руководителя обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Копировать документы на персональном ксероксе.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Секретарь приемной руководителя имеет право:
4.1. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.2. Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.
4.3. Повышать свою квалификацию в установленном порядке.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

1.1. Секретарь приемной руководителя относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя предприятия.
1.2. На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по профилю не менее 2 лет.
1.3. Секретарь приемной руководителя подчиняется ____________________________________________________________________.
1.4. В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;
— методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;
— уставом предприятия;
— приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);
— правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь приемной руководителя должен знать:
— нормативные правовые акты, другие руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации,
предприятия, учреждения) ___________________________
(директор, иное должностное
лицо, уполномоченное
утверждать должностную
инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ___________________________
(подпись) (расшифровка
_________ N ___________ подписи)
___________________________
Место издания (дата)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Должностная инструкция секретаря руководителя

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2022 года. Должностная инструкция секретаря руководителя должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.

7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно — техническому обеспечению административно — распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно — переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно — регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

Секретарь — предпоследняя должностная позиция описываемого вида деятельности. Следующая — помощник, специалист с расширенным аналитическим и управленческим функционалом. Регламентируется должность подразделом 3.3 раздела III профстандарта. Секретарь выполняет трудовые функции в рамках основной обобщенной. В должностной инструкции чем занимается секретарь руководителя регламентируется в части 2. Включаются в текст должностной инструкции только те функции, которые делегированы данной штатной единице.

Все хорошо представляют, что делает секретарь на заводе или в офисе, но составить подробный перечень дел, каждодневных обязанностей непросто. Многое зависит от специфики организации, ее структуры и размера. Чем крупнее предприятие, тем сложнее работа секретарем директора: растет количество коммуникаций, объем документов, которые проходят через приемную руководителя. Всю работу организует обсуждаемый специалист, а в крупных организациях — команда секретариата (приемной руководителя). Работодатели, не обязанные применять профессиональные стандарты, используют по своему усмотрению следующие варианты названия должности для описываемого сотрудника: секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, к основному названию добавляются слова референт, переводчик и пр.

В разделе II «Функции секретаря в организации (обобщенные и трудовые)», по методике сборника профстандартов, находится функциональная карта вида профессиональной деятельности. Каждому должностному уровню соответствует обобщенная функция, рекомендуемое название должности, необходимое образование и опыт. Это хорошо иллюстрирует сводная таблица.

В должностных инструкциях на основе профессионального стандарта перечень того, что должен уметь секретарь руководителя (его знания перечислены при описании каждой трудовой функции (ТФ) в п.п. 3.3.1-3.3.14), формулируют либо в общей части, либо аналогично стандарту — под каждой функцией.

На настоящий момент лучшее описание профессии секретарь руководителя (должности) — в профессиональном стандарте 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Документ актуализирован в 2022 году, отвечает основным тенденциям рынка труда и требованиям работодателей. В разделе I «Общие сведения» приведены наименование вида профессиональной деятельности и основная цель.

Должностная инструкция секретаря руководителя

1.6. В период отсутствия секретаря руководителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Основы трудового и административного законодательства.
Общие нормы этики и делового этикета.
Основы делопроизводства.
Техника безопасности.
Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
Охрана труда.
Требования к ведению деловой переписки.

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Должностная инструкция секретаря руководителя

нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией;
правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

При составлении документа ответственный сотрудник должен помнить, что необходимо учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. На фирмах разной направленности, секретари могут выполнять различные функции и обязанности. Это нужно учесть при составлении.

Должностная инструкция – это локальный документ, в котором указываются права и обязанности каждого сотрудника в зависимости от занимаемой должности и выполняемой трудовой функции.
Этот документ разрабатывается специалистами отдела кадров совместно с юристами. Утверждает инструкцию работодатель или наёмный руководитель, если он имеет такие полномочия.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Для такой должности, как секретарь (она может быть многоуровневая, начиная от секретаря начальника структурного подразделения, до секретаря руководителя холдинга или концерна), не существует разработанной унифицированной формы должностной инструкции. Поэтому у каждого предприятия есть право выбора по составлению документа.

осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
собственные решения и поступки;
несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
причинение материальных убытков организации;
несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

В последние годы в условиях новых экономических и социальных реалий стали формироваться интегрированные требования к секретарям. Фактически многие работодатели начинают предъявлять к работникам требования международных профессиональных стандартов. Основой профессиональных стандартов в Европе и США является стандарт ИСО-9000 — на нем базируются системы управления качеством, в центре которых стоит сертифицированный работник.

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Правовое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью должностной инструкции. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.

3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

1.5. Во время отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.
^ II. ФУНКЦИИ
На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:

3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих для выполнения; проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.5. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствии полученную информацию и доводит до его ведома ее содержание, передает и принимает информацию с помощью приемно-переговорных устройств, своевременно сообщает директору информацию, полученную посредством каналов связи.

Непосредственно контактирует с директором, а также с работниками компании и других организаций, когда такие лица обращаются к директору по служебным и личным вопросам; обращается к ним в случае необходимости получить для директора отдельные документы, справки или иную информацию.

09 Фев 2022 jurist7sib 59