Бизнес-Процессы Юридической Службы
Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Бизнес-Процессы Юридической Службы. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Современный этап развития российского бизнеса предполагает высокую проектную составляющую — компании растут (или удерживают свои позиции) во многом не вследствие технологического совершенствования, а за счет качественных проектных скачков. Корпоративные юристы, безусловно, не могут игнорировать эти процессы, продолжая заниматься исключительно визированием договоров, выдачей доверенностей и консультируя время от времени бизнес-подразделения по текущим вопросам. Новые задачи — всестороннее правовое сопровождение деятельности компании и превентивная защита от рисков негативных последствий принимаемых менеджментом решений — требуют и грамотного подхода при выстраивании структуры юридического департамента, и интеграции его в бизнес-процессы. О различных аспектах и нюансах построения юридического департамента в компании рассказала Ольга Сафонова, к.ю.н., директор юридического департамента компании «Сименс» (Казахстан) в видеолекции LF Академии (полная видеозапись лекции доступна на сайте www.LFAcademy.ru).
Корпоративные юристы как альтернатива внешним консультантам
В современных условиях вопрос о выстраивании в компании эффективной юридической службы стоит самого пристального внимания. Экономический кризис, бурно меняющееся законодательство, атаки на бизнес со стороны конкурентов и надзорных органов — все это вынуждает собственников компаний по-новому оценивать роль юридической службы, ее цели, задачи, способы организации.
Место юрдепа в корпоративной структуре бизнеса
Отказ от услуг сторонних компаний и акцент на создание и развитие вместо этого собственного юридического департамента позволяет решить сразу несколько проблем. В рамках собственного юридического департамента можно создать единый пул юридических ресурсов и выработать общие стандарты качества, когда опытные юристы подтягивают на свой уровень молодых коллег. В результате оптимизируется профессиональная подготовка юристов и становится возможным постоянный мониторинг качества их работы, с возможностью необходимой корректировки в случае невыполнения юрдепом текущих задач. Кроме того, создание собственной юридической службы может сформировать общее информационное пространство, облегчающее обмен знаниями.
Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.
Порядок в документации — залог успеха
1. Думаю, что положение о создании и функционировании вашего отдела, а также должностные инструкции сотрудников уже составлены отделом кадров, если же нет – займитесь этим сами. Чем прозрачнее и четче будет описан процесс вашей работы, тем быстрее и слаженнее она будет идти.
Локальные акты
Юристам необходимо разработать ряд локальных нормативно-правовых актов. Без них хаос в документообороте будет расти в геометрической прогрессии одновременно с ростом компании: положение о договорной работе, положение о взыскании дебиторской задолженности, положение об архивации юридических документов.
Юристы часто тратят много времени на составление типовых документов. Такая работа сводится к простому копированию информации с риском ошибок ручного ввода. С помощью конструктора документов юристы могут создавать гибкие шаблоны документов. Они позволяют любому сотруднику собрать грамотный документ самостоятельно и не проверять его в дальнейшем. К примеру, использование сервиса Doc.one помогает на 40% сократить время, которое юристы тратят на рутинные задачи, путем создания шаблонов для регулярно используемых документов.
Поставщики и покупатели проводят при помощи юристов тысячи транзакций ежедневно: подписывают договора, осуществляют поставки, отправляют друг друг документы. Эти процессы, которые можно было бы сделать за минуты, тянутся неделями.
3. Электронные системы учета времени и работ
- Подготовка документов на основе ответов в диалоге между юристом и ботом.
- Проверка договоров по предопределенным параметрам.
- Автоматизированный поиск по оцифрованным правовым данным в интернете.
- Консультация сотрудников по простым правовым вопросам, чтобы не отвлекать юристов по мелочам.
- Сбор и передача данных в различные корпоративные сервисы по существующим каналам интеграции.
Для бесперебойной работы необходимо наладить связь со всеми отделами компании – это серьезно упростит процесс и сократит сроки. «Есть продвинутые подразделения, где управлять ожиданиями легко, есть те, где приходится брать управленческие или сервисные функции на себя, так как отдел, в силу своей специфики, не способен сделать это четко. Ты понимаешь, что те вещи, которые тебе кажутся очевидными с точки зрения клиентоориентированности, не всеми департаментами или службами внутри твоей большой корпорации поддерживается», – говорит Александр Смирнов.
«Важно формировать четкую картину ожидания заказчика и объяснить, что мы живем в правовой реальности, у которой есть ограничения и где не все возможно. Тогда люди не будут жить «в розовых очках», думая, что все возможно, а юрист спасет от всех рисков. Формировать ожидания по любой конкретной задаче необходимо на ранней стадии», – объясняет Алексей Никифоров.
Система поощрений
Однако не все придерживаются принципа «одного окна». Так, по словам вице-президента, начальника юридического департамента АО «Газпромбанк» Татьяны Кузьминой, в этой системе есть свои недочеты: например, заявка может потеряться. По этой причине заказчик должен «знать в лицо» того юриста, на которого возложена поставленная задача.
Решать вопрос о необходимости перевода юриста под непосредственное подчинение руководителя юридического департамента необходимо исходя из эффективности контрольно-распорядительной функции головной компании. Если она слаба, то целесообразно принять юриста в головную компанию и заключить с бизнес-единицей договор оказания юридических услуг.
Текущая деятельность холдинга складывается из отношений, в которых состоит компания. Чем больше (как количественно, так и качественно) данных отношений, тем чаще возникает вопрос о привлечении профильных юристов под каждый конкретный вид деятельности.
Какие цели ставятся перед юридически департаментом?
В зависимости от объемов работы и специфики деятельности компании отдельные юристы могут курировать несколько видов деятельности или, наоборот, могут привлекаться более узкие специалисты в той или иной области.
- Определите границы бизнес процесса. Речь идет не о глобальных целях, а о начале и конце отдельно взятого бизнес процесса, например, «позвонил клиент» — начало и «заказ передан в отдел доставки» — желаемый эффект — конец.
- Последовательность операций. Необходимо описать последовательность выполнения операций внутри определенного процесса, когда он приносит желаемый результат.
- Возможные варианты. Теперь пора включить воображение, или статистику и сделать предположения как может повести себя клиент/продукт на пути к точке «Б» и вписать это в схему. Если БП взаимодействует с внешними источниками.
- Отобразите роли. Не важно, какую должность занимает человек, ведь для нас важно какую роль он играет именно в этом процессе.
- Стандарты. Разработайте стандарты для эффективного выполнения каждой операции.
- Документация. Не забудьте про документы. Если процесс не описан, значит, его нет.
- Программное обеспечение. Какие учетные программы вам понадобятся для реализации и автоматизации бизнес процессов. А также, уже существующие используемые программы.
- Показатели эффективности. Расположите на схеме бизнес процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.
- Совместимость. Свяжите эту схему с другими сопутствующими или смежными процессами.
- Действия. Первый подготовительный. Подумайте, что вам нужно для выполнения той или иной задачи. Перечислите, какие действия необходимо включить в бизнес процесс.
- Последовательность. Постройте алгоритм выполнения того или иного процесса пошагово. Опишите последовательность действий, которые должны идти один за другим.
- Результат. Четко сформулируйте результат, который вы ожидаете от данного процесса. Что хотите получить на выходе.
Разработка бизнес процессов
Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.
На второй сессии обсуждали, как говорить на одном языке с другими бизнес-подразделениями. Например, в компании Роснано большинство юристов знают «экономический язык», имея по два высших образования, рассказала Валерия Ковалева, директор компании по правовому сопровождению инвестиционной деятельности. «Но это не от хорошей жизни, – добавила она – просто иначе нельзя работать».
Как юристам работать с неюристами
Тему продолжила Татьяна Одабашян, директор по правовым вопросам и комплаенсу компании Heineken. По ее словам, показатели пивоваренной компании падают уже пятый год, и юристам необходимо делать больше при тех же ресурсах. По ее словам, много времени у юристов занимали консультации сотрудников по простейшим вопросам – например, по срокам действии доверенности. Избавиться от низкоквалифицированной работы помогли стандартизация, обучение и автоматизация: для сотрудников провели очные курсы и видеоуроки. А для регулярно повторяющихся вопросов юрдепартамент разработал стандартные формы: «В чем-то мы можем вовсе не участвовать – отдаем формы отделам, которые занимаются бизнесом,» – поделилась Одабашян.
Юрист – это менеджер со знанием права
Свой опыт в предыдущий кризис 2008-2009 годов вспомнила Волкова. Руководитель, изучивший ее план оптимизации юротдела, поинтересовался, есть ли у него научная основа. Вопрос сперва поставил Волкову в тупик, но она нашла, на что сослаться – на положение о расчете численности юридических служб. «Оно старое, найдите в справочной системе, – советует Волкова. – Это аргумент, который нельзя побить». По ее мнению, в кризис на первый план выходит профессионализм. «Как говорил Черчилль, если вы идете сквозь ад, то идите не останавливаясь,» – заключила Волкова.
На уровень независимости также влияет правильная постановка бизнес-процессов в коммерческой организации, а именно порядок принятия решений и распределения ответственности при работе над проектами. У каждого проекта должен быть бизнес-спонсор, на которого и возлагается ответственность за проект в целом и его успешное прохождение внутри организации, а юристы, финансисты и т.д. должны отвечать исключительно за свои участки работы. Это требует от руководителей бизнеса не только более тщательного подбора управленцев, но и четкого определения и разграничения функций и ответственности различных отделов «бэк-офиса». В идеале, соответствующие установки следовало бы закрепить во внутренних положениях компании.
Трудно предложить универсальное решение задачи по разделению полномочий между отделами касательно обозначенных вопросов: оно зависит от конкретных обстоятельств, качества отношений между отделами, гибкости и добросовестности их руководителей, наличия людских и иных ресурсов. Однако существование неопределенности по любому из этих вопросов чревато серьезными юридическими рисками для бизнеса, и поэтому именно глава юридического отдела должен стремиться к их успешному разрешению.
Как строить отношения с другими отделами «бэк-офиса»?
Для успешного руководства отделом важно, чтобы вознаграждение сотрудников определял и объявлял его глава. Несмотря на очевидность этого утверждения, на практике все может происходить иначе, и это влияет на управляемость отдела, его моральный дух и, следовательно, качество работы. Безусловно, нельзя говорить о полной независимости главы отдела в вопросах установления размера вознаграждения: в этом процессе всегда участвует его руководитель, а часто и другие лица, влияющие на окончательное решение или через распределение ресурсов, или через обязательные указания. Однако необходимо сохранять видимость такой независимости. При определении вознаграждения глава отдела должен выступать посредником между бизнесом и своими сотрудниками.
• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо
#1 Василий Телкин Василий Телкин —>
• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую
#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.
Порядок в документации — залог успеха
Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.
Локальные акты
2. Конечно, я бы еще посоветовала разработать положение или регламенты об участии в переговорах, о взаимодействии с государственными органами и органами местного самоуправления, но это по мере необходимости.
Для упрощения обмена электронными документами с дистанционными работниками, государственными органами и контрагентами на территории Республики Беларусь прогрессивным решением будет приобретение АС ДОУ/СЭД, интегрированной с системой межведомственного документооборота (СМДО) (например, АС ДОУ – СЭД «РЕКОРД»™, СЭД «SMBusiness», СЭД «Электронное дело» или другой), что потребует также организации VPN-канала (виртуальной корпоративной сети).
Так что предусмотреть в договоре с дистанционным работником?
В связи с этим при переводе работника на дистанционную работу необходимо согласовать и отразить в трудовом договоре вопрос обеспечения работника необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Факт передачи оборудования рекомендуется зафиксировать документально (например, актом приема-передачи оборудования, подписанным работником и нанимателем), отразив характеристики оборудования (наименование, модель, инвентарный номер, комплектность и др.), а также состояние оборудования и его оценочную стоимость на случай повреждения или уничтожения. В случае использования работником, выполняющим дистанционную работу, принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств нанимателю и работнику в трудовом договоре следует согласовать порядок и сроки выплаты соответствующей компенсации. Порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов также подлежит согласованию в трудовом договоре (ч. 3 ст. 307-2 ТК).
Работаем, а не витаем в облаках
3. по объему обязанностей нанимателя в сфере охраны труда. Согласно п. 5 ч. 1 ст. 55 ТК при организации труда работников наниматель обязан обеспечивать на каждом рабочем месте условия труда, соответствующие требованиям по охране труда, соблюдать установленные нормативными правовыми актами, в том числе техническими нормативными правовыми актами, требования по охране труда, а при отсутствии в нормативных правовых актах, в том числе в технических нормативных правовых актах, требований по охране труда принимать необходимые меры, обеспечивающие сохранение жизни, здоровья и работоспособности работников в процессе трудовой деятельности. Организация труда работников-надомников допускается только в условиях, соответствующих требованиям охраны труда (ст. 306 ТК). На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных главой 25-1 ТК (ч. 2 ст. 307-1 ТК). В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем. Иные обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда при дистанционной работе могут предусматриваться трудовым договором (ст. 307-3 ТК). Не все обязанности нанимателя в сфере охраны труда являются выполнимыми при организации дистанционной работы. Например, поскольку при дистанционной работе рабочее место нанимателем не создается, то, по нашему мнению, и релевантные обязанности нанимателя в части обеспечения на рабочем месте условий труда, соответствующих требованиям по охране труда, не представляются выполнимыми.
Все вместе это ведет к возникновению единой команды юристов компании без привилегированных групп. Это также облегчает работу коммерческих подразделений предприятия, которые смогут заказать в таком централизованном департаменте любой набор юридических услуг по проекту (one stop shopping), не тратя времени на поиск нужного юриста по конкретному вопросу. При этом они будут знать, что получат полный юридический анализ.
Если первый принцип касается изменения своего сознания, второй – изменения сознания окружающих вас людей. В каждой компании существуют свои корпоративные традиции, на основании которых складывается определенный подход к ведению дел, и юристов часто заставляют вписываться в эти рамки, даже если они мешают эффективному ведению дел. Парадокс состоит в том, что многие юристы в силу образования и по складу ума обладают развитым аналитическим мышлением и часто могут структурировать бизнес-процессы даже лучше, чем их клиенты. Юристы из внешних фирм нередко “зарабатывают очки” у своих корпоративных клиентов на такой беспристрастной диагностике и “лечении” внутренних проблем компании. При этом существует предубеждение, что корпоративные юристы не могут объективно оценить ситуацию и их доля лишь подчиняться “правилам внутреннего распорядка”. Это, конечно, не так. Представляется, что профессиональная миссия корпоративных юристов состоит не только в качественном исполнении своей работы, но и в формировании грамотного структурного подхода к решению бизнес-задач у клиентов и внутри самой компании. Корпоративные юристы должны занимать проактивную позицию и улучшать бизнес-процессы предприятия, а при необходимости и влиять на мнение клиентов, уводить их от “понятийщины” к прозрачному и цивилизованному способу организации и ведения дел.
2. Формирование сознания клиента
Удивительно, но такое базовое понятие, как “клиент”, сильно размыто в большинстве российских компаний. Во всяком случае, многие юристы не могут четко сформулировать, для кого конкретно они выполняют работу и кто является спонсором, заказчиком и исполнителем. А ведь на самом деле подход к клиенту, который воспитывается у сотрудников юридических фирм, не должен отличаться от подхода корпоративных юристов. Каждый корпоративный юрист должен знать своего клиента в лицо и обязан немедленно реагировать на его запросы. Любой звонок клиента должен быть быстро обработан и по нему должна быть оказана оперативная помощь. Важны даже такие мелочи, как культура отправки факсов, ответа на телефонные звонки, написания меморандумов. Но, к сожалению, в российских компаниях на эти формальности часто не обращают внимания. И напрасно. Ведь без уважения к клиенту (которое проявляется и в мелочах) невозможно создать высокопрофессиональную культуру всего юридического департамента. И если клиент не спит ночью из-за важного проекта, его юрист должен работать и оказать необходимую помощь и ночью.
Зачем необходима оптимизация бизнес-процессов:
Оптимизация бизнес-процессов позволяет снизить издержки бизнеса за счет сокращения длительности и стоимости операций и бизнес-процессов. И как следствие, добиться увеличения прибыльности.
Виды бизнес-процессов:
— Основные бизнес-процессы: производство товара/продукта,/услуги, продажи.
— Обеспечивающие бизнес-процессы: маркетинг, финансы и бухгалтерия, юридическое обеспечение и др.
— Бизнес-процессы управления и развития: стратегическое и оперативное управление и планирование, развитие.
Услуга оптимизация бизнес процессов организации — это эффективное решение для увеличения прибыльности бизнеса.
Мы предлагаем услуги по моделированию и оптимизации бизнес-процессов. Услуги по оптимизации бизнес-процессов оказываются консультантами с опытом более 10 лет и включают в себя:
1. Описание и формализацию бизнес-процессов.
2. Визуальное проектирование бизнес-процессов.
3. Анализ и оптимизация бизнес процессов компании.
4. Подбор и внедрение программного обеспечения.
5. Разработка внутренних, рабочих документов и регламентов.
6. Консультационное сопровождение, анализ и предотвращение рисков ведения бизнеса.
