Главная / Последние новости / Внутренняя опись приказов по личному составу образец

Внутренняя опись приказов по личному составу образец

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

номер документа по порядку,
затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
дата составления и подписания,
заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
номера листов,
примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

Внутренняя опись приказов по личному составу образец

Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан. Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы правового положения архива, его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.

Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации. Остальные работники к документам по личному составу не имеют права доступа. Выдача дел производится только под расписку работника, которому дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один — рабочий, другой — страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.

Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива, в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения — работником архива. Препроводительное письмо на бланке организации подписывается только руководителем организации или лицом, его замещающим. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.

Опись дел по личному составу

Кадровая служба или бухгалтерия любого предприятия обязана вести учет кадров. Поэтому необходимо составлять опись дел по личному составу. Данная опись представляет собой документ, который содержит список всей документации по личным делам работников компании, имеющийся в архиве. В этом документе обязательно следует отображать такую информацию:

Опись может составляться в структурном либо хронологическом порядке. В каждом конкретном подразделении существуют свои правила распределения документации в описи. Важным моментом является то, что правила деятельности архивов позволяют вносить изменения в описи заголовков дел, если они обнаружились дополнительно. В таких ситуациях номера документов отображаются с помощью литер или они вносятся в самый конец раздела за конкретный год.

В нижней части документа прописью и цифрами отображаются итоговые записи, в которых фиксируется общее число дел, а также первый и последний номер документации данной описи. Этот документ должны завизировать руководитель отдела кадров предприятия и начальник архива. При этом они в обязательном порядке должны расшифровать свои подписи.

Внутренняя опись приказов по личному составу образец

ФАЙЛЫ Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности. К документам по личному составу, имеющим долговременный

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

д.); копии документов об образовании, повышении квалификации; аттестационные листы; служебные записки, личные заявления и объяснительные записки; акты, уведомления и т. д. 3. Документы о прекращении трудового договора. Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются .

В коммерческих организациях решение о ведении или личных дел принимается руководством и закрепляется в локальных документах компании. Следовательно, и состав документов дела фирма также определяет самостоятельно.При этом важно соблюдать требования законодательства и не запрашивать с сотрудников лишнее. Перечень документов, которые предъявляет сотрудник при заключении трудового договора, содержится в ст. 65 ТК РФ.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также дела по личному составупосле окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

трудовой договор;
личные заявления работника;
копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
инструкции (по охране труда, должностная);
личная карточка сотрудника;
копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
характеристики и рекомендации и т. д.

ВАЖНО! Законодательство обязывает вести личные дела только для определенных категорий работников. Это государственные и муниципальные служащие, сотрудники органов внутренних дел. Соответственно, требования к составу документов личного дела установлены только в отношении указанных категорий. Например, для госслужащих личное дело собирается так, как указано в п. 16 Положения о персональных данных государственного служащего (утв. указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

Внутренняя опись — в большинстве случаев полезный элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Однако важно помнить, что ведение личных дел сотрудников в коммерческих организациях — право, а не обязанность работодателя, а потому необходимо разумно подходить к их формированию.

Внутренняя опись приказов по личному составу образец

В организации, передающей документы на хранение в государственный архив, годовой раздел описи составляют в четырех экземплярах. В остальных организациях опись составляют в количестве, необходимом для практической деятельности плюс еще один экземпляр (желательно первый), который хранят отдельно в сейфе или металлическом шкафу в качестве страхового экземпляра.

В случаях, когда объем ежегодно образующихся в организации дел невелик, но при этом организация передает документы на хранение в государственный архив, количество дел, включенных в опись, и количество годовых разделов согласовывают с государственным архивом.

На обложке описи, дела по которой будут переданы на государственное хранение, перед названием фонда оставляют свободное место, на котором в момент приема-передачи дел государственный архив проставляет на всех экземплярах описи штамп со своим полным официальным названием.

Листы описи и справочного аппарата (при его наличии) нумеруют в валовом порядке. Для того, чтобы зафиксировать наличие пронумерованных листов и ошибки, допущенные при нумерации, к описи составляют на отдельном листе заверительную надпись к годовому разделу (рис. 9.1.)

К законченной описи обязательно составляют оглавление и предисловие. При необходимости — указатели и список сокращений. Данные элементы составляют на основе тех же элементов, которые содержат годовые разделы. После этого оглавления годовых разделов изымают, а предисловия оставляют. Указатели и список сокращений объединяют (указатели — в один по видам — тематический, хронологический и т.д.). Затем указатели и список сокращений к годовым разделам изымают.

Приказы по личному составу 2022: виды, образец заполнения

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
смысловая часть;
Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
основание;
отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

Если компания использует не унифицированные приказы, а самостоятельно разработанные бланки или видоизмененные унифицированные, нужно утвердить их руководителем и закрепить в ЛНА компании. Например, в инструкции по кадровому делопроизводству. Документы, которые служат основанием для выплат и являются «первичкой», должны быть закреплены в учетной политике.

При этом нужно помнить, что многие приказы по личному составу относятся к первичным документам, т.к. служат основанием для оплаты. Поэтому, они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты: наименование, дату составления, название компании, суть хозяйственной операции и др.

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

о приеме на работу;
об увольнении;
о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
о переводе на другую должность или в другое подразделение;
о замещении отсутствующего сотрудника;
о выплате вознаграждений;
о привлечении к работе сверхурочно;
о дисциплинарном взыскании;
о направлении в командировку.

Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам

Ранее за основу при определении минимальных сроков хранения таких приказов была принята средняя продолжительность жизни — 75 лет, то есть до достижения гражданином 75-летнего возраста . В соответствии с действующим Перечнем нормативно установлено, что приказы должны храниться не менее 75

Их хранение ничем не отличается от правил хранения дел с иными сроками хранения (до 10 лет). Они учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок, и способам крепления в них документов.

————————————————————T—————————-¬
¦Наименование организации ¦Утверждаю ¦
¦ ¦ ¦
¦ Акт ¦______________________ ¦
¦N ___________________ ¦______________________ ¦
¦ (место составления) ¦(должность, инициалы) ¦
¦о выделении к уничтожению документов и дел, ¦______________________ ¦
¦не подлежащих хранению ¦подпись, дата ¦
+———————————————————-+—————————-+
¦На основании __________________________________________________________________________¦
¦ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков ¦
¦ их хранения) ¦
¦отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие¦
¦практическое значение документы: номер и название фонда . ¦
¦ ¦
+—T————-T————-T————-T————T——-T———T———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Сроки ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Номера ¦ Индекс дела¦ ¦ хранения¦ ¦
¦ ¦ Заголовок ¦ Дата дела ¦ описей ¦ (тома, ¦ Кол-во¦ дела ¦ ¦
¦ N ¦ дела или ¦ или крайние ¦(номенклатур)¦ части) по ¦ дел ¦ (тома, ¦Примечания¦
¦п/п¦ групповой ¦ даты дел ¦ за 1997 — ¦номенклатуре¦(томов,¦ части) и¦ ¦
¦ ¦заголовок дел¦ ¦ 1998 гг. ¦ или N дела ¦частей)¦ номера ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по описи ¦ ¦статей по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦
+—+————-+————-+————-+————+——-+———+———-+
¦. ¦ ¦ ¦ ¦ . ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————-+————-+————-+————+——-+———+———-+
¦ ¦Приказы по ¦ с 01.01.2001¦ ¦ ¦ ¦ 5 л., ¦ ¦
¦ 12¦командировкам¦по 31.12.2001¦ ¦ N 12-04 ¦ 2 ¦ п. “б“ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ст. 6 ¦ ¦
+—+————-+————-+————-+————+——-+———+———-+
¦ ¦
¦Итого ____________________ дел за ____________________________ годы. ¦
¦ (цифрами и прописью) ¦
¦ ¦
¦Описи дел постоянного хранения за ___ годы утверждены, а по личному составу согласованы¦
¦с ЭПК ________________________________________________________________________________
_¦
¦ (наименование архивного учреждения) ¦
¦(протокол от __________ N ___________) ¦
+———————————————————-T——-T———————+
¦Наименование должности лица, проводившего экспертизу ¦ ¦ ¦
¦ценности документов ¦подпись¦ И.О. Фамилия ¦
¦Дата ¦ ¦ ¦
+———————————————————-+——-+———————+
¦Согласовано ¦
¦Протокол ЭК организации ¦
¦от __________ N __________ ¦
+—————————————————————————————+
¦Документы в количестве _________________________ дел, весом ______________ кг ¦
¦ (цифрами и прописью) ¦
¦сданы в ___________ на переработку по приемо-сдаточной накладной от ________ N ________¦
+———————————————————-T——-T———————+
¦Наименование должности работника, сдавшего документы ¦подпись¦ И.О. Фамилия ¦
+———————————————————-+——-+———————+
¦Изменения в учетные документы внесены ¦
+———————————————————-T——-T———————+
¦Наименование должности работника центрального архива ¦ ¦ ¦
¦(службы документационного обеспечения управления), ¦ ¦ ¦
¦внесшего изменения в учетные документы ¦подпись¦ И.О. Фамилия ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Дата ¦ ¦ ¦
L———————————————————-+——-+———————

Формы приказов по приему на работу, перемещению и увольнению унифицировались одними из первых и с 1980 г. входили в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), а затем в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда (формы N N Т-1, Т-1а; Т-5, Т-5а; Т-8, Т-8а). Для каждого документа разработаны и обязательны к применению два варианта форм — для оформления на одного работника и на группу работников (многосубъектный — с индексом “а“)
На практике к перечисленным основным кадровым приказам обычно относят и документы о смене фамилии, имени, отчества, так как их совместное хранение позволяет отследить (найти) всю необходимую информацию, касающуюся сотрудницы или сотрудника, работавших в данной организации под разными фамилиями.

Лист-заверитель не нумеруется. Запрещается оформлять заверение дела на внутренней стороне обложки или обороте последнего листа самих приказов. Если дело было подшито без бланка листа-заверителя, он вклеивается позднее за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

Опись дел по личному составу

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу — Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Внутренняя опись приказов по личному составу образец

Дела с такими приказами могут быть переходящими, то есть их формирование может осуществляться несколько лет (принято не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле нецелесообразно каждый год заводить новое. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Выбор системы регистрации и хранения этих приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет. Это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Но при этом следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Хранятся эти приказы там, где это удобнее: в кадровой службе, в архиве фирмы или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению.

После подшивки отдельные приказы из дела не выдаются, при необходимости дела выдаются целиком. При возвращении дела с приказами на хранение в листе-заверителе дела делается отметка о том, в полном ли порядке и составе приказы были возвращены. При хищении или невосполнимой порче дела (документов) оформляется соответствующий акт по форме, включенной в основные правила работы архивов.

Если дело с приказами было переплетено или подшито без внутренней описи, то оформленная позднее внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки полистно только за верхний край так, чтобы можно было прочитать все включенные в нее записи.

Сформированные тома с приказами по личному составу вам необходимо переплести. Подшивайте документы на 4 прокола таким образом, чтобы вся нужная информация была доступна для чтения. Перед переплетом следует изъять из дела все металлические предметы (скобы, скрепки).

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, например, пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу присваивайте литерный номер: 12а, 26а, 46а, 46б. Если пропущен номер, например, пронумерованы листы 1, 3, 4, 5, 7 и т.д., то это отражается в дальнейшем в листе-заверителе, т.е. указывается, что пропущен номер 6. Заново дело нумеруется тогда, когда при нумерации допущено много ошибок. При этом необязательно стирать предыдущую нумерацию, достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом слева направо снизу вверх и ниже или рядом поставить правильный номер.

приказы руководителя предприятия об отпусках, дисциплинарных взысканиях, командировках по территории Республики Беларусь, назначении дежурных, оказании материальной помощи. Срок хранения таких приказов — 3 года после проведения комплексной налоговой проверки.

В начале каждого тома с приказами по личному составу 75-летнего срока хранения должен находиться лист внутренней описи документов дела установленной нормативными документами формы. Смотрите форму внутренней опиЯ — специалист по кадрам, № 7, 2010 си документов дела в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Если в деле имеются литерные номера, например, 111 а, 113а, 113б, а последний пронумерованный лист был за номером 250, тогда количество листов суммируется и в листе-заверителе указывается, что в деле подшито и пронумеровано 253 (двести пятьдесят три) листа, а в строке «в том числе: литерные номера:» перечисляются номера литерных листов «в том числе литерные номера: 111 а, 113а, 113б».

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

4.1.21. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Довольно ясно сказано о том, в каких делах внутренняя опись желательна, — а решение о её составлении фактически оставлено за организациями. Примерно такая же позиция отражена в «Основных правилах работы архивов организаций» 2002 года (нормативным документом не являются):

6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Опись дел по личному составу

Опись дел может быть составлена в хронологическом или же структурном порядке. В каждой хронологической группе документы распределяются в соответствии с правилами, принятыми в конкретном структурном подразделении. Следует иметь в виду, что согласно правилам работы архивов разрешается вносить изменения в опись заголовков дел, которые были обнаружены дополнительно. Нумерация таких документов будет отображаться посредством литерных номеров или же в конце годового раздела.

В конце описи необходимо отобразить итоговую запись, в которой цифрами, а так же прописью указывается общее количество дел, первый и последний номера документов согласно описи. Документ подписывается начальником службы кадров организации, а так же руководителем архива (или иным уполномоченным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Номер по порядку;
Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
Название документа;
Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2022 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

название организации, которая сдает документы в архив;
гриф утверждения руководителя;
номер по порядку;
индекс дела;
наименование дела;
даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Типовые нормы труда согласно ст. 161 ТК РФ разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2002 г. № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда» определено, что типовые нормы труда разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, на который возложены управление, регулирование и координация деятельности в отрасли (подотрасли) экономики:

Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись. Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления (Пример 1.7). В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта.

В соответствии с п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек при необходимости изменения конкретной записи в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основание, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Личные карточки можно хранить только в отдельном деле. В личной карточке работник расписывается об ознакомлении со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, а также об изменении окладов и надбавок.

24 Фев 2022 jurist7sib 57