Главная / Пособия / Обращение в письме к нескольким адресатам

Обращение в письме к нескольким адресатам

Слово государь в России в старину употребляли безразлично, вместо господин, барин, помещик, вельможа. В XIX веке к царю обращались Всемилостивейший Государь, к великим князьям — Милостивейший Государь, ко всем частным лицам — милостивый государь (при обращении к высшему), милостивый государь мой (к равному), государь мой (к низшему). Слова сударь (также с ударением на второй слог), сударик (дружественное) употреблялись преимущественно в устной речи.

Воинский этикет. Система обращений соответствовала системе воинских званий. Полным генералам положено говорить Ваше Высокопревосходительство, генерал-лейтенантам и генерал-майорам — Ваше Превосходительство. Начальников и старших из штаб- и обер-офицеров офицеры, подпрапорщики и кандидаты на классную должность называют по чину, прибавляя слово господин, например господин капитан, господин полковник, прочие нижние чины титулуют штаб-офицеров и капитанов — Ваше Высокоблагородие, остальных обер-офицеров — Ваше благородие (имеющих графский или княжеский титул — Ваше Сиятельство).

При обращении к адресату необходимо учитывать его сферу деятельности и служебное положение. К народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый». В остальных случаях — «уважаемый»:

К русским и в русскоязычной среде принято обращаться и называть их по имени и отчеству, обращение только по имени считается недостаточно вежливым. Правильно Владимир Владимирович Путин, но не Владимир Путин. При обращении к иностранцу (или находясь в иноязычной культурной среде) называть отчество не нужно.

А. Амикошонство. Человек, обращавшийся к незнакомому товарищ, казался набивающимся в друзья, в собутыльники. Часто отвечали: Гусь свинье не товарищ! И это было не классовое, а исходило как бы из чувства самосохранения. Профессор, говоривший студентам товарищи, казался ищущим популярности и даже карьеристом, ибо ректора университета избирали студенты. Поэтому серьезные ученые (Жирмунский даже демонстративно) продолжали обращаться к студентам коллеги (Жирмунский плохо произносил л).

Как обратиться к двум людям в деловом письме — 2022

Написание делового письма требует формального тона, такого как «Дорогой мистер Смит» или «Дорогая миссис Джонс». Когда вы пишете двум мужчинам, используйте форму г-на во множественном числе, то есть господа. Например, начните ваше письмо с «Дорогие господа Смит и Джексон». Следи за своей пунктуацией тоже. Двоеточие после приветствия формальное, а запятая неформальная. Конечно, если вы используете имя получателя с обоими адресатами, используйте «Dear Sue and John» с запятой.

Представьте, что у вас есть интервью для работы вашей мечты. Когда вы входите в офис менеджера по найму, вы обнаруживаете, что ваше интервью с двумя менеджерами, а не с одним. Послать обоим менеджерам всего одно благодарственное письмо после интервью гораздо проще, чем составить два отдельных письма. В этом случае оба менеджера по найму получают одно и то же сообщение — что вы заинтересованы в работе, и вы цените их время. В другом случае вы можете послать деловое письмо двум людям, находящимся в разных местах, и это совершенно приемлемо и даже предпочтительнее, если вы хотите передать идентичное сообщение обоим адресатам.

Формат вашего делового письма для двух человек такой же, как и для одного человека. Верхняя строка должна содержать дату, затем на две строки ниже ваше имя и обратный адрес. Пропустите еще две строки и используйте одну строку для имени и названия получателя, улицы и номера апартаментов, затем укажите город, штат и почтовый индекс. Когда вы добавите другого человека, начните вводить информацию о втором получателе в двух строках от первого получателя. Всегда дважды проверяйте правильность написания, название и почтовый адрес каждого адресата — при необходимости попросите у администратора правильную информацию. Многие компании имеют конкретные почтовые адреса, которые могут отличаться от физического местоположения компании.

Когда вы пишете деловое письмо двум людям, следуйте тому же протоколу для деловых представлений. Перечислить адресатов легко, если вы пишете генеральному директору и руководителю отдела: сначала следует указать имя и почтовый адрес генерального директора, исходя из организационной иерархии. Если вы не знаете их соответствующие должности, перечислите имена в алфавитном порядке, используя фамилию человека.

В эпоху Интернета и крупных корпораций вы иногда не знаете, кому вы должны адресовать свою корреспонденцию. Даже корпоративные или фундаментальные сайты не всегда помогают; часто имена руководителей департаментов не указаны, или вы вообще не можете найти никакой информации, кроме .

Как начать деловое письмо

Не каждый день мы пишем президенту или членам правительства, но вот письма с какой-либо жалобой или просьбой высокому начальству иногда приходится писать. Не знаю, насколько глубоко вы уважаете своего мэра или губернатора, но уж если придется писать ему письмо с какой-либо просьбой, искренне советую использовать обращение «глубокоуважаемый». Слово это означает «весьма уважаемый» (толковый словарь Ожегова) или «достойный глубокого уважения» (Современный толковый словарь русского языка Ефремовой). Думаю, любой представитель власти прочитает подобное обращение с удовольствием. Всего лишь одно слово в начале письма, но порой оно может перевесить чашу весов в вашу пользу. Как говорится, «ласковый теленок двух маток сосет».

На вопрос коллежского секретаря Ефима Фомича Перекладина, героя рассказа Чехова «Восклицательный знак (Святочный рассказ)», «когда в бумагах ставится восклицательный знак», жена его Марфуша, которая часто хвасталась тем, что «недаром в пансионе семь лет училась» и наизусть всю грамматику знает, уверенно ответила: «Этот знак ставится при обращениях, восклицаниях и при выражениях восторга, негодования, радости, гнева и прочих чувств».

А зря хихикали, между прочим. Обращения, начинающиеся со слов «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый», употребляют при официальном обращении к особо важным персонам и должностным лицам, занимающим высокое положение. Так принято обращаться не только к первым лицам государства, членам правительства и парламента, но и к известным деятелям науки, общественным деятелям. Обратившись в письме к почтенному академику просто «уважаемый», вы ненароком можете обидеть адресата.

Обращение в российском деловом письме, как правило, располагается по центру и отделяется от основного текста одним пробелом. Первое предложение письма начинается с абзаца. Ну и как вы после пробела да еще с абзаца начнете писать предложение со строчной буквы? А вот в личном письме текст часто начинают писать на той же строчке, что и обращение. В этом случае после обращения можно и запятую поставить, а текст письма продолжать писать со строчной буквы.

«Названия большинства знаков препинания в русском языке являются исконно русскими, да и сам термин знаки препинания восходит к глаголу препинать – «остановить», «задержать в движении». Если пишущий ставит в конце предложения восклицательный знак, он показывает, насколько сильно его волнует содержание собственного высказывания».

Имя в настройках почтового ящика должно соответствовать реальному имени. Никаких ников, прозвищ и т.п. Также лучше не использовать название компании при указании имени в настройках почтового адреса. Например «Кирилл MINISOL ». Название компании можно использовать только для общего ящика info@ или для ящиков отделов, например hr@ или moscow@. Для личных ящиков должны быть указаны Имя и Фамилия или ФИО полностью.

Заголовок «Согласование печатных материалов» ни о чем не говорит, правильнее написать «Согласование листовки для конференции Нефть и Газ 2022». Если письмо не просто информационное, а призывает к действию, лучше сказать об этом прямо в теме: companydomain.ru: необходимо продлить домен, счет на оплату.

Если получателей 2-3, то необходимо в обращении перечислить имена каждого, а в тексте письма разделить информацию, которая относится к каждому из получателей. Каждый блок необходимо начинать с имени получателя, к которому относится информация. Имя выделить фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма, а быстро увидел свой блок.

Задача письма в 80% случаев – ответная реакция получателя. Получатель должен быстро понять цель письма и то действие, которое вы от него ожидаете. Если это необходимо, можно объяснять, расшифровывать, пояснять, но в конце повествовательного блока с явным визуальным отступом от него должен идти вопрос, требующий ответа или согласования, или же указание на ожидаемое действие.

4. Форматируйте текст, чтобы читать было удобно и быстро

Блоки для разных получателей должны начинаться с имен получателей;
Смысловые блоки должны начинаться с заголовков;
В блоке лучше не использоваться более 2-х абзацев;
Перечисление необходимо оформлять в виде списка;
Не забывайте про отступы, текст не должен сливаться в кашу.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

объективность;
краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
нейтральность тона изложения;
отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
отсутствие эмоциональных оценок;
чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами » Дорогой + имя » или » Уважаемый + фамилия «, например:

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: » Уважаемый. «. Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение «господин — господа», имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата . Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: » господа инвалиды «, » господа беженцы «, » господа безработные «. В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение , которым до 1917 г. было парное обращение » сударь — сударыня » ( милостивый государь — милостивая государыня ).

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым . Однако писать и говорить » Господин + титул + фамилия » принято только в Германии.

Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы , после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной .

Обращение в письме к нескольким адресатам

Многоуважаемый господин Штейнберг!
В ответ на Ваше обращение сообщаю, что в настоящее время
руководство предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка
оплаты по соглашению о поставках продукции и взаимных расчетах на 2011
год. Приглашаю Вас вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке
проекта соглашения на 2012 год.

При отправке письма в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом письме указывается только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

82 английские фразы для деловых писем: как запросить информацию, принести извинения и сообщить новости

Если письмо менее формальное, используйте конструкцию Hi/Hello + имя. Это просто, дружелюбно и прямо. Знать имя собеседника важно: люди ценят, когда вы обращаетесь к ним по имени, это показывает, что вы разговариваете напрямую с ними. Если начинать письмо с простого Hello, у адресата может сложиться впечатление, что вы отправляете один и тот же емейл нескольким людям.

Привет! Меня зовут Марина Могилко, я кофаундер LinguaTrip.com. Живу и работаю в США больше пяти лет. За эти годы я отправила тысячи деловых писем на английском инвесторам, предпринимателям и другим интересным людям, поэтому успела набить в этом деле руку. В статье хочу поделиться списком из 82 фраз, которые ускорят процесс написания емейлов и помогут избежать ошибок.

В Кремниевой долине особая атмосфера: все расслаблены, дружелюбны и не заморачиваются длинными формальными фразами. Знакомишься с человеком и с ходу обращаешься к нему: «Hi Mark. Nice to meet you». Даже если пишете важное письмо в инвестфонд, можно смело использовать Hi, а не начинать его с Dear Sir/Madam. Но всё зависит от индустрии и культуры.

Когда-то с этой фразы начинали письма, если не знали адресата. Теперь это выражение устарело. Не ленитесь и разузнайте информацию. Если пишете HR-менеджеру или кому-то конкретно в компании, постарайтесь найти имя этого человека: погуглите, загляните на сайт. Если не получается, напишите в приветствии:

По моим наблюдениям, американцы перешли к более простым фразам в деловых письмах. В емейлах уже редко встретишь трёхэтажные канцеляризмы наподобие «I would like to know whether you…», если это не письмо от налоговой или банка. Часто при ведении деловой переписки можно писать и простыми словами. Однако это зависит от контекста, а в других странах может быть принят совсем иной цифровой этикет.

Галантное обращение» — стандартные формы обращения к собеседнику

Но, к замешательству всех заинтересованных сторон, тот, кого удостоили такой чести, отказался от предложения, сославшись на скудное жалованье. Разочарование австрийцев усугубилось еще и тем обстоятельством, что они, в принципе, готовы признать за немецкими учеными по сравнению со своими соотечественниками пальму первенства, но при этом видят в mixPiefkes (обидное прозвище, которым награждают лишенного чувства юмора, надменного пруссака с милитаристским складом мысли).

В 1204 году испанский священник Педро Альфонсо создал книгу по правилам поведения для священнослужителей и монахов «Дисциплина клерикалис», и на её основе впоследствии составлялись пособия по гражданскому этикету в Англии, Франции, Германии и итальянских княжествах.

Меж тем его австрийские родственники не настолько глупы, чтобы браться за изучение венгерского языка, который, как известно, выучить невозможно, и потому он может в их присутствии беспрепятственно обсуждать любые темные делишки со своими плутоватыми приятелями-венграми.

Некоторые другие устаревшие формы обращений приобрели иронический оттенок (в основном благодаря неумеренному использованию их эстрадными артистами и полными притворного почтения венскими официантами), например, «Gnddiger Herr» («Ваше сиятельство»), «Habedieehre» («Могу ли я иметь честь…») и «Gschamsterdieпег» («Ваш покорный слуга»). Выражение «Gnadige Frau» («Милостивая государыня») употребляется в зависимости от обстоятельств как в шутку, так и вполне серьезно, так что будьте осторожны.

Приветствие: Очень низко поклониться и дождаться ответного кивка. На улице привлекать внимание разрешается только при наличии личной привилегии или ЖИЗНЕННО ВАЖНОЙ причины (нарушение всех приличий, карается соответственно). Желательно доносить информацию через секретарей. Во время общения в салоне (или в иной неформальной обстановке) дозволяется обратиться лично (но смотрите по ситуации).

Здравствуйте, повторяю свой вопрос, к сожалению, пока не получила ответа. Пожалуйста, скажите, надо ли писать с большой буквы обращение «Вы» в следующем предложении в рекламной брошюре: «Компания решает правовые вопросы пребывания в Швейцарии Вас, Вашей семьи, Вашего бизнеса» Спасибо!

Здравствуйте.
На нашем сайте есть Интернет-приемная, через которую поступает большое количество обращений от граждан России, стран ближнего и дальнего зарубежья.
Как правильно называть этих людей в отчете? Адресат ы, адресанты или как-либо еще?
Заранее благодарю за ответ.

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

При обращении к адресат у необходимо учитывать его сферу деятельности и служебное положение. К народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами «глубокоуважаемый» и «многоуважаемый». В остальных случаях — «уважаемый»:

Здравствуйте, повторяю свой вопрос, к сожалению, пока не получила ответа. Пожалуйста, скажите, надо ли писать с большой буквы обращение «Вы» в следующем предложении в рекламной брошюре: «Компания решает правовые вопросы пребывания в Швейцарии Вас, Вашей семьи, Вашего бизнеса» Спасибо!

тБЪЧЕТОХФБС ЖПТНБ РТЕДРПМБЗБЕФ ДПРПМОЕОЙЕ РПМОПК ЖПТНЩ РПДРЙУЙ УЧЕДЕОЙСНЙ ПВ БЧФПТЕ ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ, Б Ч ОЕЛПФПТЩИ УМХЮБСИ — ЙУРПМШЪПЧБОЙЕ ЙОЩИ УЧЕДЕОЙК ЧНЕУФП ПВЭЕРТЙОСФЩИ. ч ЛБЮЕУФЧЕ ФБЛЙИ УЧЕДЕОЙК НПЗХФ ЧЩУФХРБФШ: ОБУМЕДУФЧЕООЩЕ Й РПЮЕФОЩЕ ФЙФХМЩ; РПЮЕФОЩЕ Й УРЕГЙБМШОЩЕ ЪЧБОЙС; УЧЕДЕОЙС, ХЛБЪЩЧБАЭЙЕ ОБ ЙОЩЕ ПУПВЩЕ ЪБУМХЗЙ БЧФПТБ (ОБРТЙНЕТ, УЧЕДЕОЙС П РТЙУХЦДЕООЩИ ЕНХ ОБЗТБДБИ, РТЕНЙСИ Й Ф. Р.).

йОЖПТНБГЙПООБС ЮБУФШ — ЬФП ФЕЛУФ ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ. фЕЛУФ РТЕДУФБЧМСЕФ УПВПК ГЕОФТБМШОЩК ЬМЕНЕОФ УФТХЛФХТЩ РПУМБОЙС, ФП, ТБДЙ ЮЕЗП ПОП Й РЙЫЕФУС, Й ВМБЗПДБТС ЮЕНХ УПУФБЧМСЕФ ЙЪЧЕУФОХА ГЕООПУФШ ДМС БДТЕУБФБ. уМХЦЕВОБС ЮБУФШ ЧЛМАЮБЕФ Ч УЕВС ЧУРПНПЗБФЕМШОЩЕ ЬМЕНЕОФЩ, ЛПФПТЩЕ РТЕДЧБТСАФ Й ЪБЧЕТЫБАФ ЙОЖПТНБГЙПООХА УПУФБЧМСАЭХА ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ.

уПЛТБЭЕООБС ЖПТНБ РТЕДРПМБЗБЕФ ХЛБЪБОЙЕ УПВУФЧЕООП РПДРЙУЙ (ФБЛ ОБЪЩЧБЕНПК УЙЗОБФХТЩ) Й ЕЕ ТБУЫЙЖТПЧЛЙ — Ч ЧЙДЕ ЙОЙГЙБМПЧ Й ЖБНЙМЙЙ БЧФПТБ РПУМБОЙС. хЛБЪБООБС ЖПТНБ РПДРЙУЙ РТЙНЕОСЕФУС РТЙ ПЖПТНМЕОЙЙ ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ ОБ ВМБОЛЕ ДПМЦОПУФОПЗП МЙГБ ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ХРПМОПНПЮЕООПЗП ЧЕУФЙ ДЕМПЧХА РЕТЕРЙУЛХ Й ЧЩУФХРБАЭЕЗП Ч ЛБЮЕУФЧЕ ПФРТБЧЙФЕМС РПУМБОЙС. оБРТЙНЕТ,

еУМЙ ЦЕ РТЙЧЕФУФЧЙЕ ПФУХФУФЧХЕФ, ФП ПВТБЭЕОЙЕ ЖБЛФЙЮЕУЛЙ ПФЛТЩЧБЕФ УПДЕТЦБОЙЕ ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ. ч ЬФПН УМХЮБЕ РТПУФПК УРПУПВ ПВТБЭЕОЙС Л БДТЕУБФХ ГЕМЕУППВТБЪОП «ХУМПЦОЙФШ», ДПРПМОЙЧ ЙНС УПВУФЧЕООПЕ ЙМЙ ЙНС УХЭЕУФЧЙФЕМШОПЕ РТЙМБЗБФЕМШОЩН, ОБЙВПМЕЕ РПДИПДСЭЙН УППФЧЕФУФЧХАЭЕНХ УМХЮБА РЙУШНЕООПЗП ПВТБЭЕОЙС. фБЛЙН ПВТБЪПН, РТПУФПЕ ПВТБЭЕОЙЕ Л БДТЕУБФХ РТЕПВТБЪХЕФУС Ч УМПЦОПЕ. л ЮЙУМХ ФБЛЙИ РТЙМБЗБФЕМШОЩИ ПФОПУСФУС: «ХЧБЦБЕНЩК», «ДПУФПЮФЙНБС», «ДПУФПРПЮФЕООЩЕ», «НОПЗПХЧБЦБЕНЩК», «ЗМХВПЛПХЧБЦБЕНБС», «ЧЩУПЛПХЧБЦБЕНЩЕ», «РПЮФЕООЕКЫЙЕ» Й Ф. Р.

5 ъБЛМАЮЙФЕМШОБС ЖПТНХМБ ЧЕЦМЙЧПУФЙ — ПВСЪБФЕМШОЩК ЬМЕНЕОФ ЮБУФОПЗП ДЕМПЧПЗП РЙУШНБ. ч ПЖЙГЙБМШОЩИ ДЕМПЧЩИ РЙУШНБИ НПЦЕФ ПФУХФУФЧПЧБФШ. чЩРПМОСЕФ ЖХОЛГЙА, БОБМПЗЙЮОХА ЖХОЛГЙЙ ХУФОПЗП РТПЭБОЙС РТЙ ОЕРПУТЕДУФЧЕООПН ПВЭЕОЙЙ У УПВЕУЕДОЙЛПН. йУРПМШЪПЧБОЙЕ ЪБЛМАЮЙФЕМШОПК ЖПТНХМЩ ЧЕЦМЙЧПУФЙ ОЕУЛПМШЛП РТЙЗМХЫБЕФ ПЖЙГЙБМШОЩК ФПО Ч ЛПОГЕ РПУМБОЙС — ЧРТПЮЕН, ТПЧОП ОБУФПМШЛП, ОБУЛПМШЛП ЬФП РПЪЧПМСАФ УДЕМБФШ ЧЪБЙНППФОПЫЕОЙС БЧФПТБ Й БДТЕУБФБ.

Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:

Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
Почему вы это делаете?
Какой результат вы хотите получить?
На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?

После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.

Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2022 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.

Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.

На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. адресата. Ниже можно указать Тему письма.

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность:

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.

Сам понял, что сказал

Довольно странно выглядит комбинация «уважаемый» в начале письма и «с уважением» в конце, особенно если письмо короткое. Поэтому рекомендуется не допускать такого двойного употребления однокоренных слов, хотя ошибки здесь нет с точки зрения грамматики. Во избежание повтора допустимо закончить письмо словами «искренне ваш…».

А мы вернемся к нашей Татьяне, а точнее, к слову «уважаемый». «Уважаемый Иван Иванович!» — именно так принято обращаться к адресату (разумеется, имя может быть другое). Возможен и вариант: «Уважаемый господин Иванов!». Слово «господин», как правило, сочетается с фамилией, если по каким-то причинам известны лишь инициалы или известно только имя. При обращении к иностранцу отчество называть не принято, но в русскоязычной среде обращение по имени считается недостаточно вежливым. Заметим, что слово «уважаемый» входит в состав обращения, поэтому запятая после этого слова не ставится. Но после слов «с уважением» — в конце письма — нужно поставить запятую, хотя она не обоснована правилами пунктуации. Наличие запятой объясняется западной традицией письма, закрепившейся в данном случае в русском языке.

А надо бы узнать и вообще уточнить информацию: должность, организация, адрес; а также тщательно продумать, что, как и, главное, с какой целью вы собираетесь писать. Ведь ваша репутация делового человека во многом зависит и от умения грамотно вести деловую переписку.

Обращение со словом «многоуважаемый», «глубокоуважаемый» в деловом письме можно считать излишеством, если только вы не обращаетесь к заслуженным деятелям науки и культуры, к людям, занимающим высокое общественное положение или пользующимся особым уважением, почетом. Иначе можно уподобиться герою стихотворения С. Маршака «Вот какой рассеянный»:

Не совсем правильно обращаться одновременно к мужчинам и женщинам на английский манер «Дамы и господа!». В русском языке слово «господа» в равной степени может относиться как к мужчинам, так и к женщинам — по аналогии: «Дорогие друзья!», «Дорогие одноклассники!», «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые читатели!» и т. д.

Многоуважаемый господин: как правильно обратиться к адресату

Согласно рекомендациям пособия «Письмовик: культура письменной речи», в качестве нейтральной формы вежливости употребляется слово уважаемый обычно в сочетании с именем-отчеством адресата, а также со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега.

При обращении к адресату необходимо учитывать его сферу деятельности и служебное положение. К народным избранникам, заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами глубокоуважаемый и многоуважаемый. В остальных случаях — уважаемый.

При обращении возможна постановка как восклицательного знака, так и запятой, но рекомендуется единообразие. В случае если стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы. Если стоит восклицательный знак — первое предложение следует писать с заглавной буквы.

Оформление делового письма по госту обращение к двум адресатам

объективность;
краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
нейтральность тона изложения;
отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
отсутствие эмоциональных оценок;
чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

обязательно должен быть заголовок. В заголовке необходимо отразить ключевую тему письма. Он должен быть лаконичным, чтобы сотрудник или его собеседник легко нашли переписку и не отправили ее в спам;
комментарии к документам. Если к письму прикреплены дополнительные документы или картинки, необходимо их прокомментировать. Так снижается вероятность того, что собеседник не обратит внимание на файлы;
чтобы сохранить логику переписки, чтобы каждое сообщение было ответом на предыдущее письмо, важно использовать цитирование. Если история переписки большая, можно оставить в качестве цитат только ключевые моменты для понимания сути;
необходимо деление на абзацы, использование маркированных списков;
в конце письма необходимо оставлять свою подпись. Тогда собеседник сможет быстро найти письмо и отправителя при необходимости. В настройках почты можно сделать так, чтобы подпись автоматически проставлялась в каждом письме. Тогда пользователю останется только прописать свой вариант подписи. Обычно в него входят фамилия и имя, название компании (включая логотип) и должность, рабочие контакты;
придумывая почтовый адрес, следует отказаться от шифрования в нем даты рождения, использования шуточных прозвищ и разговорной формы имени. В почтовом адресе достаточно указывать фамилию, имя и название компании.

Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
Количество получателей – один объект или группа лиц.
Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах , а также при адресовании письма юридическому лицу . В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: » Уважаемый господин директор! «, » Уважаемый господин посол! «. К судьям обращаются » Ваша честь! «

9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).

10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Учимся писать деловые письма

Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Она выполняет ту же функцию, что и устное прощание (и предшествующие ему слова) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону).

Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку сделанного на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

Менеджеру по персоналу неизменно приходится составлять обращения не только позитивного характера, но и письма негативного содержания. Это письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении предприятием займа сотруднику, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п. Как ни огорчительно, но время от времени нам приходится готовить и рассылать подобные послания.

Есть ли разница между понятиями «деловое письмо» и «служебное письмо»? Да, есть. Термин «деловое письмо» обычно применяется для обозначения писем негосударственных организаций, предприятий и учреждений, а термин «служебное письмо» — для обозначения писем государственных организаций, предприятий и учреждений.

Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

Если же говорить о наших примерах, следует написать: «Помимо этого, мы хотели бы сделать повторный заказ продукции N, по поводу которой мы с вами взаимодействовали месяцем ранее». Или: «При подходящей для наших условий цене мы хотели бы наладить с вами постоянное сотрудничество в данной сфере, увеличив канал сбыта до X-Y тысяч единиц». Наконец, можно и так: «Если ваша заинтересованность в работе с нами все еще остается в силе, прошу ас сообщить нам это.»

В США существует своя форма написания даты: сначала идет месяц, потом число, потом год (9 октября 2022 года будет выглядеть так – 10.09.19).В Британии дата пишется так же, как в России, однако месяц все лучше писать буквами, а не цифрами, во избежание неразберихи.

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации. Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать. Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

19 Мар 2022 jurist7sib 58