Главная / Пособия / Организация Документооборота В Юридической Службе

Организация Документооборота В Юридической Службе

Организация документооборота в кадровой службе

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение а структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Организация документооборота в юридической службе

Вашему вниманию предлагаются образцы оформления корпоративных документов (совместных приказа и распоряжения, служебных записок). В современных условиях глобализации наблюдается тенденция укрупнения промышленного производства, которая приводит к образованию гигантских корпораций. В России возникает все больше и больше объединенных компаний. Как правило, эти компании (холдинги) образуются путем слияния нескольких организаций или, наоборот, выделения из одного предприятия нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое.

Кроме того требуется разработка и утверждение положения о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников, выполняющих данные обязанности. Каждая организация должна иметь собственную номенклатуру дел. Номенклатура дел организации составляется на дела всей организации (сводная номенклатура) и каждого структурного подразделения (при наличии). Государственная архивная служба контролирует состояние делопроизводства в государственных органах, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, принимает меры реагирования на выявленные нарушения в соответствии с законодательством (ст. 26 Закона N 3277-XII)

Организация документооборота в юридической службе

Корпоративные мероприятия, праздники и подарки Служба протокола, организация собраний (акционеров, советов директоров, правлений, расширенных заседаний). Организация приемов, корпоративных мероприятий, подарочные и сувенирные программы ДИ исполнительного директора вашей компании Ключевых показателей эффективности исполнительного директора Технологий

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [2] . Деятельность любой компании, а тем более юридической, отражается в документах. Для того чтобы улучшить качество работы юридической фирмы, необходимо оптимизировать ее документооборот, что позволит снизить текущие затраты и операционные расходы, повысить качество обслуживания, управляемость компании.

Организация электронного документооборота кадровых служб

Однако, как мы выяснили, не во всех бюджетных учреждениях страны созданы автоматизированные рабочие места работников кадровых служб. Не везде внедрена в трудовой процесс и «АСУ-кадры». Есть регионы страны, где эта система, спланированная для облегчения повседневной деятельности кадровиков еще до распада СССР, только начинает вводиться как инструмент и средство автоматизации кадрового документооборота. Так, только в 2022 году администрация Алтайского края вслед за администрацией Барнаула стала внедрять в госучреждениях автоматизированную систему управления кадрами на базе системы «Кадры» компании «Электронные Офисные Системы» .
Напомним, что организация АРМ кадровиков позволяет оперативней решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т.п. Кроме того, с внедрением «АСУ-кадры» упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, использующих персональный канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети, как отдел кадров и бухгалтерия.
В этих же целях фирма «1С» создала программу «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения». В фирме или у ее партнеров можно заказать создание индивидуального программного продукта, нетипового проекта, учитывающего специфику конкретной бюджетной организации. После внедрения технологии управления персоналом и обучения правилам ее использования фирма, ее партнеры либо их представители обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.
Индивидуальная разработка и внедрение специальных систем «АСУ-кадры» нетипового характера также возможны. Особенность таких систем — адаптация АРМ кадровиков к включению не только во внутренний, но и во внешний документооборот регионального и федерального уровня .
Таким образом, в настоящее время ограничением могут стать лишь финансовые сложности , связанные с приобретением того или иного вида желаемого оборудования и программного обеспечения для автоматизации управления кадровым документооборотом, а также для оперативного и объективного учета персонала.
Тема электронного документооборота достаточно широка. Она охватывает как различные виды отношений внутри бюджетного учреждения, так и его деятельность вне стен организации. Мы рассмотрим только правовое регулирование ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями.

Каково правовое значение понятия «электронный документ»? Какие нормативные акты содержат критерии признания его достоверным и допустимым не только как средство документооборота, но и как письменное доказательство в гражданском судопроизводстве при возникновении трудового спора?
Базовыми в части регулирования порядка ведения в сфере трудовых отношений электронного документооборота являются законы, связанные с операциями с информацией. Существует отдельная комплексная отрасль законодательства — информационное право. Это прежде всего федеральные законы:
— от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» в ред. от 08.11.2022 (далее — Закон о ЭЦП). В нем дано определение понятия электронного документа — это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
— от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2022), где сказано, что документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
— от 27.07.2022 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 21.07.2022). В нем указано, во-первых, что информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, во-вторых, что электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин (в том числе ПК), а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
— от 27.07.2022 N 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 25.07.2022), с которым тесно юридически связана гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90).
Анализ Закона об ЭЦП позволяет утверждать, что часть общественных отношений, в которых используется электронный документооборот, осталась вне правового регулирования, в том числе трудовые и связанные с ними отношения, являющиеся предметом трудового права. В законодательстве понятие «электронный документ» используется неоднозначно. На практике это нередко приводит к разногласиям между работодателем и работником, в частности, по поводу использования при обработке персональных данных последнего бумажных и электронных носителей информации.
Сразу отметим, что актов нормативного либо рекомендательного характера, направленных на правовое регулирование электронного документооборота в трудовых отношениях, мы не обнаружили. Тем не менее, сейчас действует ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утвержден Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549). В этом стандарте определены требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также установлен порядок внесения в них изменений.
Немаловажным документом, в том числе для ведения электронного документооборота, является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28). Из него следует, что юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Кроме того, в целях адаптации нетипового проекта «АСУ-кадры» для заполнения и распечатки через АРМ кадровика унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1), можно использовать в локальном правовом регулировании следующие отраслевые стандарты (скорректированные применительно к специфике организации):
— ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров»;
— ОСТ 4.071.035-83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации» .
Напомним, что во всех организациях должны применяться унифицированные формы, за исключением ряда форм по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, которые не используются в работе бюджетных учреждений (п. 2 Постановления N 1).
В любом случае введению в практику электронной системы документооборота между работниками, представителями работодателя и подразделениями организации должен предшествовать приказ руководителя. При этом кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные надлежащими лицами, копиями этих документов, содержащимися в ПК. В случае трудового спора, например, об увольнении работника, действующее законодательство не позволяет рассматривать в качестве достаточного доказательства приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего без прерывания процесса рассмотрения трудового спора (как при почерковедческой экспертизе) убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ содержит факсимильную или электронно-цифровую, а не рукотворную подпись.

Организация документооборота в учреждении

принимает участие в разработке предложений о внесении дополнений и изменений в федеральное и региональное законодательство, а также в акты, издаваемые руководителем Службы в случае их несоответствия Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента, Правительства, Министерств, международным договорам;

взаимодействует с Министерством транспорта Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов федерации по вопросам правового обеспечения деятельности Службы;

Организация и состояние документооборота

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов (систем), основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, Плановые документы, отчетной документации, договорной документации

Тема 7

7.4. Порядок подготовки, оформления и передача дел в архив. (Хранение дел).Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив учреждения. Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Папки располагаются на полках вертикально, на корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Удобно, если последовательность расположения дел на полках, соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производятся с целью:а) уточнения (дополнения) его структуры и содержания; б) выявления и исключения из текста орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Организация Документооборота В Юридической Службе

5.1. Печать Организации.
В Организации имеется единственная печать с указанием ее полного (фирменного) наименования, ОГРН, ИНН/КПП.
Такая печать изготавливается в соответствии с учредительными документами руководителем Организации.
Печать хранится у руководителя Организации.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым приказом Организации или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печати возлагается на руководителя Организации.
Печать уничтожается по решению руководителя Организации или председателя ликвидационной комиссии.
5.2. Кроме печати Организации по решению руководителя могут использоваться дополнительные печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для счетов-фактуры», «Для пакетов», «Для договоров», «Для заверения копий», «Отдел кадров»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
5.3. Наряду с печатями в Организации по решению руководителя могут использоваться штампы с наименованием Организации.
5.4. Дополнительные печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель Организации по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.
Заявка на изготовление печати (штампа) и ее (его) эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в Службу делопроизводства, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей.
5.5. Подразделения Организации, на которые возложено хранение печатей:
________________________________ — _______________________________;
(наименование подразделения) (вид печати или штампа)
________________________________ — _______________________________;
________________________________ — _______________________________.
5.6. Учет печатей и штампов осуществляет Служба делопроизводства в журнале учета печатей и штампов (приложение 3) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации).
5.7. Выдача печатей и штампов руководителям подразделений или работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Организацией, не допускаются.
Ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
5.8. Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяются Службой делопроизводства.
Служба делопроизводства самостоятельно определяет порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Организации.
5.9. Руководители подразделений несут персональную ответственность за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов.
5.10. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
5.11. Дополнительные печати и штампы уничтожаются по решению начальника Службы делопроизводства или председателя ликвидационной комиссии.
5.12. Учет бланков документов.
5.12.1. Изготовление и учет бланков документов Организации организует Служба делопроизводства, которая:
собирает заявки на изготовление бланков документов, а также при необходимости их образцы (макеты);
оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
осуществляет получение, учет поступления бланков и выдачу изготовленных бланков документов.
5.12.2. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения Организации бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета бланков (приложение N 4). Листы журнала учета бланков нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Организации.
5.12.3. Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
5.12.4. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

2.1. Принципы:
— централизация операций по приему и отправке документов;
— распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
— организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
— исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
— однократность регистрации документов;
— устранение необоснованных согласований проектов документов;
— регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
2.2. В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
2.3. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

О документообороте в организации

В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Единой, определенной законодательством формы графика документооборота не существует. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей осуществляемой деятельности. Как правило, его утверждает руководитель предприятия, а разрабатывают руководители подразделений.

Организация Документооборота В Юридической Службе

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Организация документооборота в бухгалтерской службе

Для обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни (результатов операций) первичный учетный документ формируется в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции (п. 9 Инструкции N 157н).

Согласно п. 11 Инструкции N 157н регистры бухгалтерского учета могут формироваться в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности — на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись.

Организация и состояние документооборота

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

Электронный документооборот в организации

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Организация работы с документами на предприятии, документооборот

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Подчеркну, что в соответствии со схемой документооборота устанавливается единый порядок движения как традиционных (бумажных), так и электронных документов. Проект схемы разрабатывается ответственным за делопроизводство или иным должностным лицом предприятия, после чего утверждается руководителем предприятия.

Глава 3Организация документооборота в организации

Особенностью использования конфиденциальной информации является то, что не потребитель определяет, какая информация ему нужна и какой информацией он может пользоваться, а руководитель, санкционирующий доступ к ней. Это обеспечивает то, что тайну организации знает только ограниченный круг лиц и разглашение отдельной ее части не наносит серьезного вреда деятельности организации.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Положение о документообороте организации

Далеко не во всех организациях существует понимание того, что многие документы могут исполнять непосредственно машины и механизмы без участия человека, равно как и не всеми источниками (авторами) должны быть только люди.

Динамику производственного процесса может обеспечить только эффективная реализация собственной функциональности. Только в таком качестве электронный документооборот в организации — пример, достойный подражания, а в контексте реализации собственной бизнес-идеи — отличная динамика производственных, экономических и социальных показателей.

27 Июл 2019 jurist7sib 887