Главная / Суд общей юрисдикции / Бизнес Процесс Юридической Службы

Бизнес Процесс Юридической Службы

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Бизнес Процесс Юридической Службы. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Конечно, выбор модели построения юрдепа остается за собственником бизнеса и зависит от множества факторов, но элементы централизованного подхода, думается, следует внедрять при любом варианте. Потому что его элементы позволят не только сохранять контроль над деятельностью сотрудников, но и значительно облегчить их работу, освободив их от рутины и сохранив силы и компетенции для решения нестандартных задач.

В пользу развития собственного юридического департамента говорит и наметившаяся тенденция специализации сотрудников по курируемым ими направлениям бизнеса. Юрист, не имеющий определенной специализации, сталкиваясь с новыми для себя вопросами, возникшими в ходе коммерческой деятельности предприятия, неизбежно затрачивает большое количество времени на поиск качественного ответа. При этом весьма высок риск, что в нем могут быть упущены важные для дела нюансы, которые известны специализирующимся в этих вопросах юристам.

Корпоративные юристы как альтернатива внешним консультантам

Как показывают исследования и опросы, на сегодняшний день абсолютное большинство юридических департаментов отмечают свою погруженность в бизнес-компании (см., например, схему на с. 03/07, в которой использованы данные исследования компании PwC Legal «Бенчмаркинг юридической функции»).

Одним из примеров успешной реализации процесса поиска и предоставления электронных документов является File.one . Это решение, которое позволяет работать с данными из облака, локальных и сетевых хранилищ, а также из почтовых клиентов в одной комплексной системе. Использование предиктивного кодирования позволяет сильно сократить время, нужное для обработки больших объемов неструктурированных данных. Благодаря этому можно задавать сложные, точные поисковые запросы, пробовать разные комбинации, добавлять логические операторы, использовать контекстный поиск, теги, атрибуты файлов и метаданные. Также система поддерживает оптическое распознавание текста (OCR). Если документы хранятся в бумажном виде, можно загрузить в сервис их фото или сканы — система распознает символы, и файлы будут доступны для поиска не только по названию, но и по тексту.

Вопрос финансовых взаимоотношений между юридическими фирмами и их клиентами будет актуальным всегда. Сегодня юристы могут облегчить сам процесс учета услуг и времени, используя электронные системы, и обсуждать индивидуальные скидки с клиентами. В опросе, проведенном в 2022 году Gartner и Wolters Kluwer’s ELM Solutions, 31% опрошенных не были полностью удовлетворены тем, как ведется учет времени и оформляются сметы. Благодаря электронным системам, бизнес может получать оплату по счетам быстрее, без необходимости возиться с бумажными документами и чеками и разбираться с ошибками. Это также повышает эффективность работы и снижает расходы.

3. Электронные системы учета времени и работ

Автоматизация трансформирует бизнес и способствует экономическому росту, повышая эффективность работы. К примеру, мультинациональный инвестиционный банк JP Morgan создал ПО, которое за считанные секунды выполняет работу, на которую у юристов уходило 360 000 часов. Также, по данным IBM, использование ИИ сократило на 50 % общее время , которое их сотрудники тратили на изучение результатов поиска авторских прав.

Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.

Порядок в документации — залог успеха

4. Положение о взыскании дебиторской задолженности детально описывает претензионную работу при возникновении задолженности в пользу вашей компании: от сообщения о возникновении просроченной задолженности контрагента до принятия решения о передаче спора в суд.

Локальные акты

Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.

– Тогда кто же юрист сейчас – консультант для бизнеса или помощник? – спросила модератор обсуждения Анна Волкова, бывший руководитель юридического департамента в «Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию».

Юрист – это менеджер со знанием права

Наиболее важные функции для юристов – это управление договорами и их отслеживание (88,3%), управление судебными делами (86,5%) и документами (79,5%), проверка контрагентов (77,3%) и создание собственных шаблонов (77,1%). Согласно статистике, которую привел Цшайге, 60 процентов юротделов хотели бы приобрести новую программу или обновить старую, но их бюджет ограничен, 20 процентов планируют это сделать, а еще 20 процентам мешает политика фирмы или существующая система корпоративного управления.

Креативная мотивация без лишних затрат

Как оптимизировать работу правовых отделов во время кризиса? На этот вопрос ответили их руководители на «Форуме руководителей юридических департаментов» журнала Legal Insight. Топ-менеджеры поделились простыми способами сэкономить деньги и время – например, решить, от какой работы нужно отказаться, доверить подчиненным самим оптимизироать свою работу и мотивировать их без дополнительных затрат, при этом увеличивая производительность.

Однако не все придерживаются принципа «одного окна». Так, по словам вице-президента, начальника юридического департамента АО «Газпромбанк» Татьяны Кузьминой, в этой системе есть свои недочеты: например, заявка может потеряться. По этой причине заказчик должен «знать в лицо» того юриста, на которого возложена поставленная задача.

Структура юридической службы

Чтобы заинтересовать сотрудников в работе и дальнейшем профессиональном развитии, их необходимо поощрять, уверены эксперты. Если говорить о финансовой стороне этого вопроса, то единого подхода к учету показателей эффективности юриста (KPI) нет, поскольку его работу нельзя оценить по какой-то стандартной шкале.

Система поощрений

«Мы исходим из того, что у юриста все-таки поддерживающая функция, это сервис для бизнеса. Поэтому один из KPI, который мы ставим, – это удовлетворенность правовой поддержкой. Выясняется это опросным путем. Мы исходим также из того, что у специалиста те же самые цели, что и у корпорации. Для этого у него должна быть единая мотивация с другими сотрудниками. Мы называем это «лодочный коэффициент», – рассказывает Андрей Попов.

В современных условиях одной из главных задач руководителя юридического департамента холдинговой структуры является построение процесса юридического сопровождения как бизнес-единиц (отдельных обществ), так и холдинга в целом. Большую роль в данном построении играет и сама структура (оргструктура) юридического департамента холдинга.

Какие цели ставятся перед юридически департаментом?

Немало ситуаций, при которых необходимо привлечение сторонних юристов (н-р, для независимой оценки рисков, решения узкоспециализированной проблемы или в случае, если вопрос находится за рамками обычной деятельности).

Юристы in-house и/или аутсорсинг?

Цель преумножения стоимости активов становится все более актуальной в последнее время. Но ее реализация в большей степени зависит от роли руководителя юридического департамента в компании, т.е. от того, какое место занимает юридический департамент в структуре самого холдинга. Более того, можно говорить о том, что чем больше полномочий у руководителя юридического департамента, тем большее влияние он может оказать на преумножение стоимости активов Общества. Это может проявляться как в виде подчинения руководителя юридического департамента непосредственно Генеральному директору, так и в виде нахождения его в составе совета директоров общества с правом вето на решения Генерального директора.

Важна и тема нематериальной мотивации – например, открытки с благодарностью, которые сотрудники посылают друг другу, или гибкий график работы. Но самый значимый мотиватор – это продуманная корпоративная культура, определяющая коллектив. «У нас политика No jerks. Если прилично перевести, не приветствуется неконструктивное поведение». В компании действует принцип прямого разговора, когда любой работник может рассказать о сложностях или конфликтах руководителю даже самого высокого уровня, поведала Данилова. Когда сотрудникам было сложно начинать разговор, им выдали специальные медали, которые «удостоверяли» право на беседу.

«Система не дает пользователю сделать неправильно,» – рассказал Владимир Уткин, заместитель директора по правовым вопросам «Т Плюс«. В энергохолдинге заключается 60 000 договоров в год. Руководству нужно было минимизировать правовые риски, поэтому цена вопроса была не так важна, признался Уткин. Электронное согласование бумаг подчинено строгим правилам, а система мониторинга новых актов выходит с авторскими обзорами и рекомендациями от юристов холдинга.

Как юристам работать с неюристами

Увеличении производства.
Желании улучшить качество продукта / обслуживания.
Увеличении конкуренции.
Для повышение эффективности отдельных процессов.
Сокращение штата без потери качества производства.
Снижение производственных мощностей.
Улучшение существующей системы работы.

Оптимизация (совершенствование) бизнес процессов

Вводятся показатели качества – стандарты выполнения бизнес процессов, которые отвечают за то, чтобы определенное действие совершалось в определенной последовательности и за определенный промежуток времени.

Разработка бизнес процессов

Компания обратилась к нам с запросом о повышении эффективности работы отдела продаж. Руководство компании столкнулось с проблемой, что менеджеры говорили о полной своей загрузке, а их продажи были на среднем уровне и ниже по рынку. А так же, при увольнении, менеджер «уводил» с собой клиентов к конкуренту.

2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.

4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.

#2 Max Bogomolov Max Bogomolov —>

• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую

1.6. Формирование предложений по изменению законодательства. Выполнение задач указанной категории также возможно дистанционно, поскольку в настоящее время значительная часть государственных органов и иных организаций, запрашивающих у компаний предложения по изменению законодательства, принимают в качестве приемлемых способов получения таких предложений направление обращения по электронной почте с предоставлением пояснений, при необходимости, в устной форме (по телефону, в мессенджерах и т.п.).

— дополнить локальные нормативные правовые акты требованием ограничить работу с конфиденциальной информацией в ситуациях с повышенным риском утечки информации – в интернет-кафе, при использовании незащищенных сетей в аэропорту, лобби гостиниц, иных публичных местах, а также при использовании уязвимых интернет-ресурсов (например, Google Drive, Confluence, Dropbox и др.);

Использование возможностей дистанционного выполнения юридической работы

Как правило, универсальным каналом связи является электронная почта – это удобно и привычно. Современные сервисы электронной почты предоставляют в том числе полезный для выполнения юридической работы функционал по согласованию документов (например, в Microsoft Outlook есть функция «Голосование», которая позволяет высказать мнение путем нажатия кнопки).

Помимо технических навыков (умения работать с документами, хорошего драфтинга, логики, знания иностранных языков), все они должны обладать рядом дополнительных качеств: а) уметь отстаивать в жестких условиях свое мнение (поскольку работа требует частых устных обсуждений), не бояться идти на конфликт, если этого требует дело; б) уметь руководить большой группой менеджеров с различными подходами к проекту; в) быть очень динамичными и возглавлять проект, а не “плестись в хвосте”. При подборе таких юристов важно помнить, что они должны быть не столько хорошими исполнителями чужих решений, сколько умелыми организаторами, способными самостоятельно ставить перед собой задачи и реализовывать их. Поверьте, очень сложно найти кандидатов, которые обладали бы такими разносторонними профессиональными и личными качествами. Так, нам при создании юридического департамента в поисках новых сотрудников часто приходилось интервьюировать до двадцати кандидатов, прежде чем сделать предложение о работе.

Стоит сказать, что функциональная специализация опасна, поскольку компания при этом попадает в определенную зависимость от знаний и опыта конкретного юриста. Поэтому, помимо стимулов, необходимо предусмотреть страховку на случай потери такого юриста, например создавать “профессиональные треугольники” по каждому направлению специализации. В вершине треугольника находится ведущий специалист в этой области. Ему всегда помогает второй юрист, который хотя и обладает меньшим опытом, но может со временем стать первым. Им помогает молодой специалист-помощник юриста. При этом старшие юристы обязаны тратить часть своего времени на обучение молодых сотрудников. Такой треугольник создает определенную стабильность всей системы и страхует компанию от субъективных человеческих рисков.

3. Четкая функциональная специализация

Важно отметить, что даже высококлассным юристам требуется постоянный тренинг в области своей специализации, потому что юридические знания в современных условиях имеют высокую степень “амортизации”. Без постоянного их обновления корпоративные юристы со временем начнут проигрывать своим коллегам из консалтинга и усилия по созданию юридического департамента окажутся напрасными. И здесь все средства могут быть хороши. Например, можно попросить внешних юристов, работающих с вашей компанией, подготовить презентацию для сотрудников по интересующим темам. Можно также отправить сотрудника “на стажировку” к конкретному эксперту в определенной области права. Подобных вариантов формального и неформального тренинга очень много.

27 Окт 2020 jurist7sib 113