Требования предъявляемые к электронным документам
2.3.4. Файлы и данные, содержащиеся в них, должны быть доступными для работы, не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивные и мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования.
Файлы документов (материалов), прилагаемых к обращениям в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. При этом файлы материалов и (или) документов, прилагаемых к обращениям в суд, могут быть представлены в следующих форматах:
Электронные подписи, которыми подписаны обращения в суд и прилагаемые к ним документы, должны соответствовать требованиям к усиленной квалифицированной электронной подписи, при их создании должен использоваться формат PKCS#7 (Public-Key Cryptography Standard #7, общее описание стандарта PKCS#7, опубликованного в качестве RFC (Request for Comments) с номером 2315, доступно по адресу http://tools.ietf.org/html/rfc2315) без включения подписываемых данных.
Основные требования, предъявляемые к электронному документу
Применение системы автоматизации документооборота — важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организаций. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый человек. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.
Электронный документ — это документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).
В настоящее время мы находимся на пороге грандиозной революционной перестройки всего комплекса накопленных историей знаний и опыта в сфере традиционных представлений о документационном обеспечении управления. Современные технологии обязывают нас не просто использовать их как первоклассное орудие труда, но и как базис для изменения в лучшую сторону форм и методов управления и повышения квалификации управленческого персонала.
. Копия электронного документа на бумажном носителе имеет юридическое значение, если она подписана электронным аналогом подписи (электронной цифровой подписью), а также в случае, если она удостоверена лицом, имеющим право удостоверения в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Требования предъявляемые к электронным документам
Использование иностранного регистрационного свидетельства и. обмен электронными документами с участием. иностранных физических и юридических лиц. При регулировании правовых отношений, возникающих между сертификационным центром и владельцем свидетельства о регистрации иностранца, применяется право государства, в котором выдается свидетельство о регистрации, если иное не установлено соглашением сторон. При обмене электронными документами с участием иностранных физических и юридических лиц применяются законодательство Республики Казахстан, если иное не установлено соглашением сторон.
Ответственность за нарушение законодательства РФ. Республики Казахстан по электронному документу и. электронная цифровая подпись. Лица, виновные в нарушении законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи, несут ответственность, предусмотренную Законами Республики Казахстан.
Настоящий Закон направлен на регулирование отношений, возникающих при создании и использовании электронных документов, заверенных электронными цифровыми сигнатурами, обеспечивающих создание, изменение или прекращение правовых отношений, а также прав и обязанностей участников правовых отношений, возникающих в сфере обращения электронных документов, в том числе совершения гражданских сделок.
Частные ключи электронной цифровой подписи являются собственностью лиц, имеющих их юридически. У человека могут быть секретные ключи электронной цифровой подписи для различных информационных систем. Закрытые ключи электронной цифровой подписи не могут быть переданы другим лицам без согласия владельцев этих ключей. Подписавший имеет право передать полномочия на использование электронной цифровой подписи своему представителю в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
Переход на электронный оборот законом предусматривает повышение эффективности работы любой организации за счет автоматического отслеживания перемещения информационных потоков как внутри предприятия, так и с контролирующими органами и контрагентами. Электронный документооборот в соответствии с законодательством позволяет использовать электронные средства без дублирования на бумаге.
1 электронный документ
Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной базы.
Одна из типичных ошибок при переходе к электронному документообороту — недостаточная проработка организационных вопросов, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время.
Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
В то же время в современном мире наличие реквизитов – обязательное условие существования той части документов, которые принято называть официальными документами. Из этого, по крайней мере, следует, что если мы определяем понятие «документ» как документ установленной формы с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, значит, мы определяем не просто документ, а именно официальный документ.
Еще несколько трудностей возможны на следующих этапах внедрения СЭД. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы документооборота в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по делопроизводству для сотрудников, соответствующих приказов и положений.
Основные требования к оформлению электронных документов
Любой документ состоит из страниц, поэтому в начале работы над документом необходимо задать значения параметров страницы: формат, ориентацию, поля и др. Стандартным является формат страницы А4 (21х29,7 см). Существуют две возможные ориентации страницы – книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов – альбомная.
Более совершенные текстовые редакторы, имеющие целый спектр возможностей по созданию документов (например, поиск и замена символов, средства проверки орфографии, вставка таблиц и др.), называют иногда текстовыми процессорами. Примером такой программы является Word из офисного пакета MicrosoftOffice, или Writer из пакета StarOffice.
Шрифт – это полный набор символов определенного начертания. Каждый шрифт имеет своё название, например Times New Roman, Arial, Comic Sans MS. Единицей измерения шрифта является пункт (1 пт = 0,367 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах. Кроме нормального (обычного) начертания символов обычно применяют полужирное, курсивное, полужирное курсивное.
Редактирование документа обычно производится путем добавления, удаления или перемещения символов или фрагментов текста. Объектно-ориентированный подход дает возможность реализовать механизм встраивания и внедрения объектов (OLE — Object Linking Embedding). Этот механизм позволяет копировать и вставлять объекты из одного приложения в другое. Например, работая с документом в текстовом редакторе Word, в него можно встроить изображения, анимацию, звук и даже видеофрагменты и таким образом из обычного текстового документа получить мультимедиа-документ.
По способу представления в компьютере различаются шрифты растровые и векторные. Для представления растровых шрифтов служат методы растровой графики, символы шрифта — это группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами.
Требования, предъявляемые к электронному образу документа и электронному документу при подаче их в суд
Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не должны быть защищены от копирования и печати. Они не могут содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
В соответствии с ч. 7 ст. 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы можно передавать в суд в электронном виде. Порядок подачи утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2022 № 252. Этот Порядок не регулирует подачу в электронном виде документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.
Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не должны быть защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
Электронный образ документа -это электронная копия бумажного документа, полученная с помощью сканирования и заверенная простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с Порядком подачи документов.
КЭП не является обязательным требованием для пользователей системы «Мой арбитр». Они по-прежнему могут направлять в суд электронные образы бумажных документов, подписанных простой ЭП (логин-пароль для учетной записи в системе ЕСИА, с помощью которой и происходит авторизация в системе «Мой арбитр»).
Общие требования, предъявляемые к документу
Во всех языковых культурах официально-деловая письменная речь формируется по мере развития государственного аппарата. Формирование официально-деловой письменной речи в первую очередь связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Документированием во всем мире называют процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Правила документирования устанавливаются правовыми актами государства.
Документирование в деловом общении имеет особое значение: ссылка на устную договоренность может быть опровергнута или подвергнута сомнению. Но если та же договоренность или распоряжение имеют форму документа, то считается, что ссылка на него обоснована юридически.
5. Лаконизм. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.
3. Аргументированность. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть аргументированными, т.е. убедительными. «Искусство убеждать» в деловой переписке особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях.
4. Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации – одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.
6. Требования к фотографиям: размер — 35 x 45 мм в черно-белом или цветном исполнении с четким изображением лица анфас без головного убора, матовые. Допускается предоставление фотографий в головных уборах, не скрывающих овал лица, иностранными гражданами, религиозные убеждения которых не позволяют показываться перед посторонними лицами без головных уборов. Для иностранных граждан, постоянно носящих очки, обязательно фотографирование в очках без тонированных стекол.
3. Официальные документы и акты, выданные организациями и учреждениями иностранных государств — участников Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, если иное не установлено действующими международными договорами Российской Федерации с иностранными государствами, принимаются к рассмотрению при наличии на них апостиля, удостоверяющего подлинность подписи, должность лица, подписавшего документ, и подлинность оттиска печати или штампа, которым заверен этот документ.
4. Документы, составленные на иностранном языке, подлежат переводу на русский язык. Если документ составлен на нескольких языках и среди них нет русского языка, то представляется перевод с одного языка по выбору заявителя. Верность перевода и подлинность подписи переводчика должны быть нотариально удостоверены.
1. При наличии у заявителя и его родственников разных фамилий родственные отношения, сведения о которых необходимы для предоставления государственной услуги, доказываются соответствующими дополнительно представляемыми документами (например: свидетельство о рождении, свидетельство о браке).
5. Заявления установленных образцов на бумажном носителе заполняется от руки или с использованием технических средств (пишущих машинок, компьютеров), без сокращений, исправлений и прочерков. Ответы на вопросы должны быть исчерпывающими. Текст, выполненный от руки, должен быть разборчивым. ПОДРОБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПОДАЧИ ЗАЯВЛЕНИЯ, ПЕРЕЧНИ НЕОБХОДИМЫХ ДОКУМЕНТОВ, БЛАНКИ ЗАЯВЛЕНИЙ РАЗМЕЩЕНЫ НА НАШЕМ САЙТЕ http://www.permufms.ru/
Раздел 3
Электронный документ может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут совершаться сделки (заключаться договоры), производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.
Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком.
ЭЦП используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручно правомочным лицом и скрепленного печатью.
В случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа.
В силу незнания нормативных документов, определяющих статус электронного документа, этим термином часто пользуются при создании электронных копий отчетов, писем, платежных поручений, квитанций, других видов текстовой информации, а также баз данных на машинных носителях.
Состав и содержание папки-каталога «Результаты инженерных изысканий» должны соответствовать видам работ по инженерным изысканиям, каждый вид работ по инженерным изысканиям должен содержаться в отдельной папке (каталоге), названия папок должны соответствовать видам работ по инженерным изысканиям.
Состав и содержание папки-каталога «Проектная документация на объекты производственного и непроизводственного назначения, жилые объекты» должны соответствовать составу разделов проектной документации, каждый раздел проектной документации должен содержаться в отдельной папке (каталоге), названия папок должны соответствовать названиям разделов.
Внимание! В случае если проектная документация формируется с применением специализированного программного обеспечения, предназначенного для формирования проектной документации в форме электронного документа (без воспроизведения на бумажном носителе), такой электронный документ заверяется электронной подписью лица (лиц), участвующего(щих) в разработке проектной документации, осуществляющего(щих) нормоконтроль и согласование проектной документации, и электронной подписью лица, уполномоченного на представление документов на государственную экспертизу.
Состав и содержание папки-каталога «Проектная документация на линейные объекты» должны соответствовать составу разделов проектной документации, каждый раздел проектной документации должен содержаться в отдельной папке (каталоге), названия папок должны соответствовать названиям разделов.
В случае невозможности обеспечения лиц, уполномоченных за подготовку проектной документации, электронной подписью на отдельные документы, разделы (тома) проектной документации оформляется информационно-удостоверяющий лист на бумажном носителе, содержащий обозначение электронного документа, к которому он выпущен, фамилии, подписи лиц, осуществляющих разработку, проверку, согласование и утверждение электронного документа, дата и время последнего изменения документа.
Основные требования, предъявляемые к организации хранения электронных документов
Как уже было упомянуто выше, электронный архив является частью системы хранения электронных документов учреждения. Конечно, к этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и, тем самым, формируя электронный архив. Но это — не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, т.к. в архив учреждения сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов — это не архив, а электронный документ — это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.
В отношении электронных документов рекомендуется дополнить это еще одним действием — переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание. Отсюда следует, что закрытые делопроизводством электронные документы необходимо защитить от всевозможных изменений.
Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.
Из года в год в учреждениях Российской Федерации, равно как и в других развитых странах мира, объём электронных документов всё больше и больше возрастает. Однако количество нормативно-правовых или методических документов, регламентирующих хранение электронных дел, к сожалению, не актуализируются. При решении данного вопроса приходится руководствоваться только Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — Правила) [1]. Правила — это основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, правила хранения электронных документов.
Электронный архив, как правило, создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов самого учреждения. Любой работник учреждения, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места, — вот основной смысл электронного архива. Особого значения не имеет, если документ уже много лет содержится в архиве.
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе: отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми). Перечень документов, создание и хранение которых возможно в электронном виде, указан в приложении 20 Инструкции по делопроизводству.
Документы в электронном виде подлежат регистрации аналогично требованиям, установленным для бумажных документов. Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др. 9
Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа 4 .
Используемые форматы документов в электронном виде должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации. Также они должны отражать полноту сведений о способах создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.
Формирование и оформление электронных дел осуществляются с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях. В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка о том, что дело является гибридным.
Электронный документ
Введение……………………………………………………………………….…..3
1.Электронный документ: понятие, значение, виды…………………………. 6
1.1 Требования, предъявляемые к содержанию и составлению электронного документа………………………………………………………………………….6
1.2 Принципы хранения электронного документа…………………………….10
2. ООО » Техснабсистем «: история создания, виды деятельности. Особенности хранения электронных документов……………………………..15
2.1 История создания организации, ее задачи, функции, структура…………15
2.2 Особенности организации (хранения) электронных документов в ООО » Техснабсистем «………………………………………………………………….18
Заключение……………………………………………………………………….21
Список использованно
- Рассмотреть понятие «электронный документ», его виды и структуру.
- Выделить принципы хранения электронного документа.
- Ознакомиться с деятельностью ООО «Техснабсистем».
- Проанализировать особенности хранения электронных документов ООО «Техснабсистем».
Каждая организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации электронного хранения электронных документов.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы электронного хранения документов в организациях. Решение вопроса в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также уменьшить затраты по времени, труду и средствам.
Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с электронными документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется электронная документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
12. Документы (письма, запросы, ответы на запросы и др.), подписанные мировым судьей, оформляются на бланках установленной формы, разработанных Управлением, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Вносить самостоятельно какие-либо изменения в бланк запрещается.
Все заявления работников Аппарата (на отпуск, увольнение и др.) согласовываются с мировым судьей. Мировой судья делает на заявлении работника Аппарата отметку о согласовании вопроса, отраженного в заявлении, или выражает свое согласие (несогласие) по данному вопросу на отдельном листе, например в виде ходатайства.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 12 ноября 2013 года следует оформлять: 12.11.2013.
25 Фев 2022 jurist7sib 39
