Акт об утрате документов на предприятии

Полностью восстановить документы удается не всегда. Чаще всего проблемы возникают с получением копий документов от контрагента в результате его ликвидации. К сожалению, в такой ситуации налогоплательщик не освобождается от обязанности представлять необходимые первичные документы при налоговой проверке, даже если утрата произошла не по его вине, а в результате чрезвычайного происшествия. Если отсутствует «первичка», подтверждающая расходы, придется увеличить на соответствующие суммы налоговую базу по налогу на прибыль. Аналогичная ситуация и с НДС: отсутствие счетов-фактур, выставленных поставщиком, лишает налогоплательщика права на вычет «входного» НДС. Значит, организация будет вынуждена произвести перерасчеты, доплатить недостающие суммы налогов, а также штрафы и пени в бюджет, подать уточненные декларации.

В связи с тем, что журнал учета содержит конфиденциальную информацию, работать с ним может весьма ограниченный круг лиц. К нему относятся лицо, назначенное приказом ответственным за работу с трудовыми книжками и сопутствующей документации (обычно именно этот сотрудник и ведет журнал учета), главный бухгалтер и руководитель организации.

В статье 109 НК РФ предусмотрены обстоятельства, исключающие привлечение лица к ответственности. В частности, отсутствие вины в совершении налогового преступления и совершение деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, вследствие стихийного бедствия или других чрезвычайных и непреодолимых обстоятельств (ст. 111 НК РФ). Правда, свою позицию об отсутствии вины организации скорее всего придется доказывать в суде. Заметим, что налоговым правонарушением признается не только противоправное деяние, но и противоправное бездействие (ст. 106 НК РФ). При судебном разбирательстве важно доказать, что все меры по восстановлению документов были предприняты. Доказательством могут служить копии запросов контрагентам на предоставление документов, почтовые квитанции, подтверждающие факт отправки писем. Законодательством предусмотрены и административные санкции. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности (ст. 15.11 КоАП РФ). Но самое серьезное наказание, вплоть до лишения свободы, установлено за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ).

В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведенния являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.

Акт об утрате документов

Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

А теперь обратимся к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации за номером 526 от 31.03.2015). В нем находим приложение №6, оно и послужит нам примером оформления акта об утрате документов.

Даже если в архиве все правильно организовано с точки зрения учета и хранения документов, неприятности всё равно случаются. Единицы хранения могут пропасть в результате переезда, пожара или затопления помещения, где расположен архив. В таком случае приходится составлять акт об утрате документов. Что делать, если потеряны (погублены, украдены) дела и как составит акт, рассказывается в статье.

Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.

• состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов;
• причины утраты документов;
• перечень документов, которые утрачены;
• ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

• заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс я подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а») абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

2. Комиссии в период с 08.09.2022 по 30.12.2022:
— составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
— провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
— обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
— организовать работу по восстановлению документов.

Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411). Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные — у контрагентов и т.д.

С целью обезопасить учетный документ от несанкционированных изъятий или вложений, следует расчертить и пронумеровать сразу все страницы книги учета. После их нужно прошить и на концы завязанного шнурка поставить пломбу. Рядом с ней сделать надпись «Прошнуровано и опломбировано (столько-то) листов». Далее ставится подпись руководителя организации, так как только он имеет право заверить книгу учета, и печать отдела кадров или организации. Книга готова к работе.

Акт приема-передачи автомобиля — это документ, который подтверждает факт передачи транспортного средства. Он является дополнением к договору купли-продажи либо аренды автомобиля. Сторонами данного документа могут выступать продавец и покупатель, владелец (арендодатель) и арендатор, представитель сервисной (ремонтной) службы и заказчик. В случае передачи автомобиля во временное пользование внутри организации, водителю, к примеру, составление акта приема-передачи необязательно, достаточно приказа руководителя….

Акт приема-передачи квартиры – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи квартиры и обязанностей по ее содержанию. После подписания данного акта квартира переходит в полноправное владение к покупателю и вся ответственность за ее сохранность ложится на его плечи. К акту прилагаются ключи от квартиры и пакет документов, необходимых для предоставления в органы государственной регистрации жилого помещения. Единого бланка и формы акта приема-передачи квартиры не утверждено…

• Согласование начальства, дата, название;
• Состав и ФИО членов комиссии, их должность;
• Причины, послужившие осуществлению мероприятия;
• Определение структурного подразделения, где произошел случай;
• Конкретизация обнаруженных повреждений;
• Первичные предпринятые меры;
• Наличие очевидцев причинения ущерба имуществу организации;
• Выводы, подписи каждого человека, расшифровка.

Акт скрытых работ – это документ, который составляется при выполнении строительно-монтажных работ, контролировать и оценить качество выполнения которых невозможно. К ним можно отнести гидро-, звуко-, теплоизоляцию, ремонт электропроводки, установку труб и т.п., которые будут скрыты последующими работами за стенами, панелями. Акт скрытых работ является подтверждением того, что работы выполнены качественно. По окончании скрытых работ акт вместе с другими документами предъявляются для подтверждения приемной…

Лицу, признанному инвалидом, по результатам проведения медико-социальной экспертизы (МСЭ) федеральными государственными учреждениями МСЭ (далее — бюро МСЭ) выдается справка, подтверждающая факт установления инвалидности. В случае утраты данной справки вы можете получить ее дубликат (п. 119 Административного регламента, утв. Приказом Минтруда России от 29.01.2014 N 59н; п. 9 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 N 1031н).

Образец акта об утрате документов в организации

Как видим, документирование пропавших документов — процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.

• заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс я подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а») абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 руб.

Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105), «в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».

Налоги и дарение

• заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс я подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

• заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а») абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
• подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
• дата заверения.

Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.

Учредительные документы. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 № 438. В частности, могут быть предоставлены копии документов, содержащихся в регистрационном деле юридического лица (п. 20). Указанная информация платная. Документы, подтверждающие оплату, представляются одновременно с запросом.

• справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания;
  актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.

• состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов;
  причины утраты документов;
  перечень документов, которые утрачены;
  ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).

Поскольку в отдельных случаях действующее законодательство требует хранить те или иные документы (в частности документы о бухгалтерской отчетности), утрата оригиналов таких документов может привести к наложению на организацию дополнительных административных штрафов. Например, в случае утраты акционерным обществом оригинала устава, на него может быть возложен штраф в размере до 300 тысяч рублей.

Утрата оригиналов документов может происходить (1) в связи с возникновением каких-либо форс-мажорных обстоятельств (к примеру, пожар в архиве с документами или наводнение); или (2) из-за халатности работника, которому вверено контроль за хранением определенных документов; или (3) по причине кражи (незаконного хищения) таких документов третьими лицами, а также по каким-либо другими причинам.

Акт об утрате документов (далее «Акт») представляет собой официальный документ организации, в котором фиксируется факт потери оригиналов определенных документов. Настоящий Акт может быть использован юридическим лицом (любой организационно-правовой формы и формы собственности) или индивидуальным предпринимателем.

Как правило пропажу того или иного документа обнаруживают штатные сотрудники организации, о чем немедленно должна быть составлена письменная докладная (далее «Докладная»). В тексте указанной Докладной в обязательном порядке указываются идентификационные данные недостающего документа, а также обстоятельства, при которых произошло такое обнаружение (к примеру, в ходе проверки налоговые органы затребовали оригиналы товарных накладных за определенный период, которые в последствие оказались утраченными).

Настоящий Акт вступает в юридическую силу с момента его подписания. Если утрата документов произошла по вине работника (халатность при исполнение должностных обязанностей), в таком случае к тексту настоящего Акта также прилагается письменная объяснительная работника. Если же потеря документов связана с возникновением форс-мажорных обстоятельств (к примеру, пожар), в таком случае потребуется приложить дополнительную справку от органов МЧС, подтверждающею тушение пожара.

Бывают такие ситуации, когда вы находите документы и решаете помочь человеку, потерявшему их, но у вас совершенно нет времени. Тогда можно попробовать разыскать владельца документов при помощи сайта в интернете. Обратитесь на электронную бесплатную доску объявлений «Находка». Если же вы потеряли документ, просмотрите внимательно все объявления, возможно, что и не придется давать свое. Если же не нашли, то зарегистрируйтесь и подайте свое объявление. Пользоваться сайтом очень просто:

При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести.
Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.

Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.

Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

7.3. За не своевременную подачу либо неподачу транспортного средства по вине Исполнителя при наличии Поручения от Заказчика, своевременно и надлежаще оформленного, за исключением форс-мажорных обстоятельств, Исполнитель выплачивает Заказчику штраф в размере 10% от стоимости услуг по Поручению. Подача транспортного средства, непригодного для перевозки, приравнивается к неподаче транспортного средства.

В отделе судебных приставов произошла утрата оконченного исполнительного производства (окончено в связи с невозможностью взыскания ден. средств) о чем я узнал при рассмотрении судом дела по моему иску о признании незаконным бездействие судебного пристава-исполнителя по не направлению в мой адрес постановления об окончании ИП и исполнительного листа. За время ведения ИП я неоднократно обращался в ОСП с заявлениями по ознакомлению с материалами ИП,о временном ограничении должника по выезду за рубеж и др. , но мне ни разу не дали ознакомиться с материалами и не отвечали на мои как устные так и письменные обращения. Я вновь обратился в суд с административным исковым заявлением о признании незаконным бездействие судебного пристава-исполнителя, выразившееся в утрате ИП. Представитель ОСП в суд. заседании заявил, что в настоящее время ими восстановлена копия ИП из электронной базы Между тем в э/копии отсутствуют копии документов: акт о посещении сотрудниками ОСП места проживания должника, постановление о временном ограничении выезда должника за рубеж и.д.р Ответчик подтвердил факт утраты подлинника ИП. Можно ли в исковых требованиях указать только на признание незаконным действие по утрате ИП и ненадлежащей организации и контроле со стороны старшего судебного пристава т.е без указания производных требований (таких как: восстановить ИП, запросить дубликат исполнительного листа и др.) Дело в том, что судья может отказать в требовании о признании незаконным действия по утрате ИП т.к. ОСП к дате заседания суда уже восстановило ИП и запрошен в мировом суде дубликат исп. листа? В соответствии с действующим законодательством суд признав незаконное действие обязан удовлетворить производные требования., однако судебная практика по таким делам в РФ не однозначна. В нашем субъекте суды защищают судебных приставов как мать родную!

7.2. Нарушение Исполнителем сроков выполнения Поручений Заказчика более чем на 48 часов от указанного в Поручении расценивается как неисполнение Поручения и является основанием для применения мер ответственности, предусмотренных пунктом 7.3 настоящего Договора.

В 1972 г. была производственная травма. Был составлен АКТ формы Н-1. В АКТе не заполнена графа 17.Предприятие — ЛИКВИДИРОВАНО. Подтверждающих документов о первичном обращении в мед. учереждение-нет, по причине затопления архива (об этом есть справка из больницы). В МСЭ отказываются установить процент утраты трудоспособности в связи с нанесённым увечьем травмой произошедшей на производстве из-за не заполненой графы № 17. Напишите пожалуйста как и что в этой ситуации сделать?

Может ли оформление АКТА в несоответствии с ГОСТом, (не указан председатель комиссии, нет печати организации, наименования организации, кол-во-экземпляров) только текст и три подписи, а акт об утрате документов, быть причиной отказа в ходатайстве восстановления срока?

“Мною, специалистом отдела кадров Васильевой С.Ю., в присутствии начальника отдела распространения Николаевой Е.П., старшего юрисконсульта Швецова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем”. 3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель). 4. Какое именно нарушение допустил работник.

• от сотрудника, утерявшего БСО, получены объяснения в виде докладной записки (она, как и другие документы, на основании которых составляется акт, может быть приложением к соответствующему акту);
• комиссией была проведена сверка БСО по данным инвентаризации, а также изучена докладная записка сотрудника, который потерял БСО;
• выявлено отсутствие БСО — с указанием серий и номеров бланков;
• БСО были утеряны по определенным причинам — с указанием данных причин в соответствии с докладной запиской.

Помните, что к заявлениям надо будет приложить 2 фотографии размером 3,5х4,5 см, предъявить свидетельство о рождении, браке или расторжении брака (при наличии) и предоставить квитанцию об уплате госпошлины в размере одного необлагаемого налогом минимума доходов граждан Украины (17 гривен).

и должности членов комиссии, основание проведения проверки, присутствующие лица, что установлено, выводы комиссии и подписи.Акт проверки может стать проведением служебной проверки в отношении отдельных работников и привлечении по ее итогам к дисциплинарной ответственности.

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Акт об утрате груза

На основании приказа по ____________________________________ (указывается наименование грузоотправителя) N ___ от «___» _________ ____ г. комиссия в составе: _______________________________________________________ (указываются Ф.И.О., должность, место работы членов комиссии).

Грузоотправитель (грузовладелец) ___________________________ (указывается наименование организации-грузоотправителя) передал, Перевозчик ________________________________________ (указывается наименование организации-перевозчика) принял груз ________________________________________ (указывается отгрузочное наименование груза) для доставки Грузополучателю ________________________________________ (указывается наименование организации-грузополучателя).