Главная / Тестовая рубрика / Список документов для авансового отчета в 2022 году

Список документов для авансового отчета в 2022 году

Какие чеки приложить к авансовому отчету

наименование организации и ИНН;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
наименование документа и признак расчета;
регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
форма расчета;
ставка и сумма НДС;
система налогообложения;
код товара.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2022 (ред. от 29.08.2022). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

Форма АО-1

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2022 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

сведения об организации, выдавшей деньги,
сотруднике, их получившем,
точная сумма средств,
цели, на которые они были предназначены.
здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Образец заполнения авансового отчета в 2022 — 2022 годах

С 30.11.2022 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Допустим, 21.01.2022 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Обратите внимание: за опоздание с выплатами работнику положена компенсация в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Это прописано в ст. 236 ТК РФ. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. При этом обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету. Выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно. Даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс. Убрали из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У.

Как заполнять платежки при выдаче денег под отчет: разъяснения Центробанка При переводе денег на банковский счет работника под отчет (или в счет возмещения ему перерасхода по авансовому отчету) указывать код вида дохода в платежке не требуется. Об этом сообщил Центробанк в письме от 10.07.20 № 45-1-2-ОЭ/10700.

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

оплаты командировочных расходов;
оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
компенсации документально подтвержденных расходов.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Взять хотя бы Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 № А52-174/2007. Компания в проверяемом периоде произвела ряд перечислений на «зарплатную» карту работника. Контролеры выявили, что на эти операции нет документов, подтверждающих выдачу денег под отчет. Значит, эти суммы — не что иное, как зарплата.

зафиксировать порядок подобных расчетов с подотчетниками в ЛНА, определяющем учетную политику фирмы. Это предписание сделано на основе статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Хотя многие эксперты считают, что методика расчетов с подотчетниками не относится к способам ведения бухучета, фиксируемым в учетной политике. Тем не менее, возможность и алгоритм перечисления подотчетных средств на карты сотрудников в каком-то локальном акте (допустим, в Положении о расчетах с подотчетными лицами) предусмотреть следует. А если решите прислушаться к представителям ведомства, можно закрепить в учетной политике спецположение такого толка: расчеты с подотчетными лицами производятся как в наличном, так и в безналичном порядке; средства на командировки и хознужды выдаются под отчет путем перечисления на личные банковские карты сотрудников организации на основании их заявлений;
получить от специалиста письменное заявление о переброске средств на его личную карту (с указанием реквизитов). Добавим, что на заявлении (где также показывают необходимую сумму, для чего она нужна и срок, на который требуется) руководитель ставит резолюцию (с подписью и датой). Форма заявления произвольная. Кстати, в КоАП РФ нет наказания за перечисление денег на банковские карты подотчетников без их письменных заявлений;
указывать в платежке, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 «Назначение платежа» пропишите, например: «Аванс на командировочные расходы» либо «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды»;
сотруднику прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату с помощью «пластика» (слипы, квитанции электронного терминала и др. — см., например, письма Минфина России от 24.06.2022 № 03-03-06/1/36877 и от 21.05.2022 № 03-03-07/38967, постановления АС Московского округа от 19.05.2022 № Ф05-9278/2022 и ФАС того же округа от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06).

Деньги, выданные сотрудникам под отчет, не являются их доходом, облагаемым НДФЛ. Данную позицию служители Фемиды высказывали не раз (постановления АС Центрального округа от 01.02.2022 № Ф10-5594/2022 и от 19.07.2022 № Ф10-2385/2022, Тринадцатого ААС от 04.06.2022 № 13АП-9475/2022 и др.).

Более того, Минфин призывает вести расчеты с подотчетниками с помощью их дебетовых карт. Ведь, как показывает практика, это комфортно, упрощает процедуры по возмещению командировочных расходов, повышает оперативность и надежность платежей (см. письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

приказом директора разрешено в связи с производственной необходимостью выдавать средства в подотчет, в том числе, с расчетного счета на банковскую карту работника;
фирма представила платежки, где нет указания на перечисление спорных сумм в качестве зарплаты. Есть в наличии и авансовые отчеты сотрудника с накладными на покупку МПЗ, кассовыми чеками, выданными продавцом квитанциями к приходным ордерам и др.;
перевод средств отражен в журналах-ордерах по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

приказом директора разрешено в связи с производственной необходимостью выдавать средства в подотчет, в том числе, с расчетного счета на банковскую карту работника;
фирма представила платежки, где нет указания на перечисление спорных сумм в качестве зарплаты. Есть в наличии и авансовые отчеты сотрудника с накладными на покупку МПЗ, кассовыми чеками, выданными продавцом квитанциями к приходным ордерам и др.;
перевод средств отражен в журналах-ордерах по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Перечислить деньги под отчет на банковскую карту работника быстрее и удобнее по сравнению с наличными расчетами. Но не нужно забывать, что деньги, поступившие работнику на зарплатную карту, могут быть списаны банком для иных целей. Карта может быть заблокирована.

Более того, Минфин призывает вести расчеты с подотчетниками с помощью их дебетовых карт. Ведь, как показывает практика, это комфортно, упрощает процедуры по возмещению командировочных расходов, повышает оперативность и надежность платежей (см. письмо от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

зафиксировать порядок подобных расчетов с подотчетниками в ЛНА, определяющем учетную политику фирмы. Это предписание сделано на основе статьи 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Хотя многие эксперты считают, что методика расчетов с подотчетниками не относится к способам ведения бухучета, фиксируемым в учетной политике. Тем не менее, возможность и алгоритм перечисления подотчетных средств на карты сотрудников в каком-то локальном акте (допустим, в Положении о расчетах с подотчетными лицами) предусмотреть следует. А если решите прислушаться к представителям ведомства, можно закрепить в учетной политике спецположение такого толка: расчеты с подотчетными лицами производятся как в наличном, так и в безналичном порядке; средства на командировки и хознужды выдаются под отчет путем перечисления на личные банковские карты сотрудников организации на основании их заявлений;
получить от специалиста письменное заявление о переброске средств на его личную карту (с указанием реквизитов). Добавим, что на заявлении (где также показывают необходимую сумму, для чего она нужна и срок, на который требуется) руководитель ставит резолюцию (с подписью и датой). Форма заявления произвольная. Кстати, в КоАП РФ нет наказания за перечисление денег на банковские карты подотчетников без их письменных заявлений;
указывать в платежке, что выдаваемые суммы являются подотчетными. В поле 24 «Назначение платежа» пропишите, например: «Аванс на командировочные расходы» либо «Под отчет на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды»;
сотруднику прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату с помощью «пластика» (слипы, квитанции электронного терминала и др. — см., например, письма Минфина России от 24.06.2022 № 03-03-06/1/36877 и от 21.05.2022 № 03-03-07/38967, постановления АС Московского округа от 19.05.2022 № Ф05-9278/2022 и ФАС того же округа от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06).

Действие ФСБУ 27/2022 с нового 2022 года

Пунктом 8 ФСБУ 27/2022 закреплено, что датой составления документа считается дата его подписания ответственным лицом. Но, если документ составлен не в момент совершения хозяйственной операции, то указывается две даты – момент формирования документа и момент совершения хозяйственной деятельности. Например, если между датой подписания документа и датой операции есть временной разрыв, нужно указать обе даты: дату подписания и дату совершения операции.

Бухгалтерское сообщество понимает, что принятие нового ФСБУ 27/2022 касается первичных документов и регистров только для бухгалтерского учета (п. 2 ФСБУ 27/2022), который дает право организациям подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли или налога при УСН (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Напомню, что такое регистр, если кто подзабыл. Данное определение дано в Законе «О бухгалтерском учете» п. 1 ст. 10 (данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. То есть регистр — табличный документ, который обобщает содержащуюся информацию в принятых первичных документах на предприятии, предназначенный для систематизации и накопления этой информации, для отражения на счетах бухгалтерского учёта и в бухгалтерской отчетности).

Как все хорошо бы не было, но ошибки случаются в нашей практике. Стандарт предусмотрел и это. Пунктами 19,21,22 ФСБУ 27/2022 утверждено, ошибка должна быть исправлена понятно, необходимо указать дату исправления, должна стоять подпись лица внесшего исправление и отвечающего за регистр с расшифровкой ФИО и должности.

В статье автор постарался затронуть наиболее важные моменты касающиеся документооборота и первичных документов в компании, на основании которых составляются и ведутся регистры бухгалтерского учета, отвечающие за правдивость в составлении бухгалтерских показателей и отчетности. Автор постарался акцентировать внимание на наиболее важных новшествах, введенные данным Стандартом.

Авансовый отчёт

1) Отчет нужно сдать в срок, предусмотренный внутренним локальным актом организации. До 30.11.2022 года действовало требование о сдаче документа в течение 3 дней с момента: завершения периода, на который были выданы деньги; выхода подчиненного на работу (если срок выдачи денег истек в период болезни работника); возвращения сотрудника из командировки. Однако 30.11.2022 правило о 3-дневном сроке было отменено по указанию Банка России №5587-У от 05.10.2022. Работодатели вправе устанавливать собственные временные отрезки.

В 2022 году действует несколько обязательных правил, которые следует соблюдать при подготовке отчетности:

Указывает информацию об остатке или перерасходе средств.
Заполняет и подписывает отрывной талон. Передает талон работнику.
На обратной стороне в графе 7 и 8 прописывает суммы расходов, что были приняты к учету.
В графе 9, 10 прописывает реквизиты банковских счетов, дебетируемых на суммы трат.

В графе 1 нужно проставить порядковый номер документа, подтверждающего расходы.
В графе 2 указывается дата оправдательного документа.
В графе 3 указывается индивидуальный номер документа.
В графе 4 отражается наименование организации, предоставившей услугу, название самой услуги и наименование подтверждающего документа.
В графе 5 прописывается сумма расходов, что были произведены.
В графе 6 прописывается сумма расходов в валюте.

В 2022 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
страховые полисы на поездку;
документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
документы об оплате получения виз.

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году (равно как и в 2022 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.

Так, например, есть решение суда, в котором указано, что если подотчетное лицо оплатило услуги обучения, то, исходя из п. 2 ст. 272 НК РФ, датой признания затрат будет дата подписания акта приемки-передачи самих услуг. При этом момент утверждения авансового отчета и момент признания расходов по нему могут не совпадать. Правда, в том случае инспекторы наоборот настаивали на том, что командировочные расходы, связанные с обучением, нужно признавать в момент утверждения отчетов. Но суд отказал инспекторам, указав, что в силу п. 4 ст. 252 Кодекса, если затраты относятся одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (Постановление ФАС Уральского округа от 10.12.2009 № Ф09-9824/09-С3).

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.

Новое указание Банка России №5587-У от 05.10.2022 вступило в силу 30.11.2022. Финансовый регулятор установил новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2022 году и утвердил новые требования для кассовых операций в организациях и ИП. Теперь кассовые операции разрешено вести с применением устройств, функционирующих в автоматическом режиме без участия работников. Кассиры вправе не требовать от получателей денег документ, удостоверяющий личность, хотя обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.

выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014);
для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2022 году устанавливает организация;
выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работника. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо №09-01-07/46781 от 21.07.2022). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна утвердить порядок, по которому операции с подотчетными средствами (выдача и отчет) осуществляются путем безналичного расчета, в следующих документах:

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений, а также иные, указанные в пункте 2.9 положения Банка России №630-П от 29.01.2022, она подлежит обязательной сдаче в банк. Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.

женщины, имеющие детей до 3 лет;
отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей до 14 лет;
родители детей с ограниченными физическими возможностями;
родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
сотрудники на больничном по уходу за членами семьи.

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.

Совсем скоро: электронная первичка, новые правила оформления и передачи документов

Обратим внимание, что эти унифицированные формы абсолютно новые, но их назначение, по сути, не ново: например, решения о командировании просто заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема учреждения и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Обратите внимание: теперь положения, касающиеся формирования таких обоснований из учетной политики нужно убрать.

Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России. Это значит, что совсем скоро нам предстоят серьезные перемены как в порядке оформления первичных документов и регистров, так и в организации документооборота. Возможно, после регистрации какие-то положения Приказа № 103 будут скорректированы, однако это не мешает нам ознакомиться с основными блоками изменений, утвержденных Минфином России.

Расширено количество подлежащих формированию Журналов операций (ф. 0504071). Напомним, сейчас все осуществляемые учреждением финансово-хозяйственные операции подлежат отражению в восьми указанных регистрах. После вступления изменений в силу для обособления операций межотчетного периода и исправления ошибок прошлых лет будут применяться отдельные журналы операций:

Минфин России завершил работу над масштабными поправками в Перечни обязательных к применению унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методические указания по их применению, утвержденные Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.

В обязательном порядке работать с новыми электронными документами станут учреждения и органы, передавшие полномочия по ведению бюджетного или бухгалтерского учета на основании соответствующего решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, то есть в случаях, определенных Бюджетным кодексом. Напомним, что на федеральном уровне уже реализуется модель централизации бухгалтерской функции в Федеральном казначействе. В ряде регионов также приняты решения о создании единых центов бюджетного учета. Такие учреждения и, соответственно, их центры учета должны начать применять новые формы электронных документов не позднее 1 января 2022 года. Более ранняя дата начала работы возможна при наличии организационно-технической возможности.

Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Помимо налоговых рисков возможны и иные негативные последствия. К примеру, если приобретенные на подотчетные деньги ТМЦ без оправдательных документов не будут оприходованы, к подотчетнику может быть предъявлен иск в части причинения вреда компании (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2022 № А32-12049/2015).

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

С 1 июля 2022 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2022 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2022). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.

чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;
товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.

Авансовый отчет должен быть обязательно утвержден руководителем. Именно на дату утверждения отчета командировочные расходы признаются в составе налоговых затрат. Если отчет не утвержден, расходы признать нельзя.
Если авансовый отчет разработан организацией самостоятельно, то в нем должны быть указаны все необходимые для «первички» реквизиты. Их перечень приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Чеки и другие подтверждающие документы должны быть оформлены таким образом, чтобы можно было идентифицировать расход. То есть одной суммы, например, в чеке гостиницы – недостаточно. Должно быть написано, к примеру «проживание за период…».
Принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Cрок сдачи авансового отчета по возвращении подотчетного лица из командировки не изменился — его нужно представить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возврата из деловой поездки. Это требование пункта 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 продолжает действовать, поскольку Закон от 31.07.2022 № 247-ФЗ отнес это постановление к перечню НПА, на которые «регуляторная гильотина» не распространяется. Таким образом, Указание Банка России от 05.10.2022 № 5587-У, предоставляющее право организациям и ИП устанавливать свои сроки на подачу авансовых отчетов в отношении командировок, не работает.

наличие остатка или перерасхода по предыдущему авансу;
сумму текущего аванса;
общую сумму полученных и израсходованных средств;
сумму остатка либо перерасхода;
бухгалтерские счета, на которых отражаются расходы;
информацию о внесении неизрасходованного остатка или о выдаче перерасходованных средств.

Авансовый отчет относится к категории первичных учетных документов, являющихся основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Документ применяется для учета средств, выданных подотчетным сотрудникам на административно-хозяйственные нужды. В конце 2022 года Указанием Банка России от 05.10.2022 № 5587-У правила ведения кассовых операций изменены. Начиная с 30.11.2022 нужно учесть следующие новшества:

Если средства переводятся, минуя кассу, на счет подотчетного лица, в приказе или в заявлении нужно отразить банковские реквизиты получателя. Что касается заполнения платежки, в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными. К примеру, «Аванс на командировочные расходы» или «Аванс на хознужды».

в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
в графах 2—4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расходы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки, наименование расходов (суточные);
в графах 5—6 — суммы расходов по первичным документам, в рублях или инвалюте.

Авансовый отчет в «1С: Бухгалтерия 8 для Казахстана», редакция 3

Внизу документа находится строка «Приложение», она показывает, сколько документов приложено к авансовому отчету и на скольких листах. Также можно приложить отсканированные документы, подтверждающие расходы денежных средств к авансовому отчету. И на закладке «Присоединенные файлы» присоединить к авансовому отчету все необходимые документы (рис. 5).

При выплате заработной платы работникам организации через подотчетное лицо заполняется табличная часть «Выплата заработной платы», где перечисляются платежные ведомости, по которым оформляется выдача заработной платы. Например, мастеру смены были выданы денежные средства из кассы, для того, чтобы он выплатил заработную плату работникам отделения (цеха). Предварительно подготавливается документ «Платежная ведомость», по которой будет оформляться выплата заработной платы. Затем эта ведомость отражается в табличной части «Выплата заработной платы» документа «Авансовый отчет». Проводка из данной вкладки будет выглядеть как Д-т 3350, К-т 1251 (рис. 8).

Через кнопку «Подбор» открывается окно «Выбор документов поступления» со списком всех зарегистрированных документов «Поступление ТМЗ и услуг». Окно подбора можно настраивать под пользователя: период, организация, структурное подразделение, валюта, признак «Закрывать форму при выборе документа оплаты». После заполнения вкладки через подбор можно отредактировать или дополнить любую ячейку строки (контрагент, договор контрагента, сумма, счета расчетов, счета авансов и т. д.). Проводка из данной вкладки будет выглядеть как Д-т 3310/1610 К-т 1251 (рис. 7).

В случае, когда подотчетное лицо произвело оплату стороннему контрагенту за ТМЗ, услуги и т. д., заполняется табличная часть «Оплата», где определяются контрагент, с которым подотчетное лицо произвело расчет, договор с контрагентом, в рамках которого осуществлена оплата, и прочие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами.

Табличная часть «Оплата по исполнительным листам» заполняется в том случае, если оплата задолженности по исполнительным листам осуществлялась подотчетным лицом через почту. Для заполнения данной табличной части необходимо предварительно подготовить и заполнить документ «ИЛ перечисление получателям», в котором содержится информация о суммах, подлежащих перечислению, в разрезе получателей согласно исполнительным листам. Проводка из данной вкладки будет выглядеть как Д-т 3395/3397, К-т 1251(рис. 9).

Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.
Авансовый отчет может быть составлен как в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так и в унифицированной (АО-1), несмотря на то, что она была отменена еще в 2013 году.
Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
Авансовый отчет можно составлять и в электронной форме, используя специализированные инструменты.

выполнить производственно-хозяйственное задание, например, купить товар, оплатить услугу, отправиться в командировку (в другую организацию по месту работы или за ее пределы);
использовать для оплаты товаров и услуг в ходе выполнения задания полученный от организации аванс;
отправить на хранение ответственному лицу приобретенные для организации товары;
собрать необходимый пакет документов, оформленный соответствующим образом для подтверждения расходования средств;
сформировать отчет о целевом использовании средств и в оговоренный срок подать его вместе с подтверждающими документами в бухгалтерский отдел;
возвратить остаток неиспользованных средств или получить компенсацию в случае перерасхода.

Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, срок равняется трем дням и отсчитывается от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или в путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды организации, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении руководителя, которое прилагается к учетной политике.

наименование документа;
порядковый номер за смену;
дата, время, место проведения операции;
наименование организации;
ИНН, система налогообложения;
признак расчета;
перечисление товаров/услуг и их стоимость;
формат оплаты товаров/услуг;
ФИО продавца;
реквизиты кассового аппарата;
порядковый номер документа;
адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
QR-код.

В качестве документов расхода для авансового отчета также могут прилагаться и товарно-транспортные накладные или бланки строгой отчетности, так как они содержат всю необходимую информацию о юридическом лице, продавшем товар/услугу, а также расшифровку каждой позиции.

1. Утвердить согласованную с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации унифицированную форму первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» с указаниями по ее применению и заполнению и ввести ее в действие с 1 января 2002 года.

Сотрудники должны прикладывать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы. Документы нужны для подтверждения и обоснования расходов при расчете налога на прибыль. Безопаснее перед заполнением авансового отчета сформировать подтверждающие документы в хронологическом порядке, проверить корректность их оформления и пронумеровать.

После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

Если сотрудник потерял документы, то проверяющие посчитают подотчетные его доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Налоговиков поддерживают и многие судьи (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013). Правда, иногда компаниям удается доказать, что доходов не возникает. Если работник принес товары, а компания оприходует эти ценности. Значит, задолженности перед работодателем нет (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.

Указанные правила распространяются на любые виды командировочных расходов, кроме суточных. Бухгалтеру не нужно выдавать суточные под отчет, достаточно просто передать деньги работнику. Как следствие, сотруднику не надо отражать эти суммы в авансовом отчете (см. «Суточные при командировке»).

Авансовый отчет — финансовый документ, необходимый для правильного ведения бухгалтерского и налогового учета. В этом отчете отражаются командировочные расходы и указывается подтверждающая эти расходы «первичка». Расскажем, как составить авансовый отчет по командировке и дадим образец заполнения.

По возвращении сотрудник обязан доказать, что потратил деньги по назначению. Для этого он оформляет авансовый отчет, где перечисляет израсходованные суммы, и прикладывает подтверждающую «первичку». Такой порядок закреплен в пункте 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

код ОКПО должен состоять из 8-ми знаков (см. « Что такое ОКПО организации и где его взять »);
в поле «Отчет в сумме» нужно указывать денежную сумму, которую сотрудник фактически израсходовал (даже если она отличается от размера аванса);
если в компании нет структурных подразделений, наименование и код подразделения можно не указывать;
в левой части таблицы в пустой строчке разрешается написать «Получен аванс на банковскую карту» (в стандартном варианте предусмотрено только получение из кассы);
необходимо, чтобы цифра «Израсходовано» в таблице совпадала с цифрой в поле «Отчет в сумме» (но может отличаться от цифры «Итого получено»);
поле «Остаток» в таблице заполняется, если цифра «Итого получено» больше цифры «Израсходовано»;
поле «Перерасход» в таблице заполняется, если цифра «Итого получено» меньше цифры «Израсходовано».

При подтверждении иных командировочных затрат (например, на гостиницу и т.д.) часто возникает вопрос: как быть, если кассовый чек или бланк строгой отчетности получен в электронном виде? В Минфине считают, что нужно распечатать его на бумаге. Такой документ подойдет для обоснования расходов (письмо от 21.04.17 № 03-01-15/24307).

Проводки по авансовому отчету в 2022 году

Если деньги работнику поступили на карту, то отчитаться по ним он может и позже указанного срока. То есть к безналичным расчетам не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в локальном документе компании, таком как Положение о выдаче подотчетных средств. Читайте также статью ⇒ ЗАПОЛНЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА АО-1 В 2022 ГОДУ

Ответ: Заполнение промежуточных АО возможно, если это предусматривается в локальных нормативных актах компании. Например, работника отправили в длительную командировку на срок 6 и более месяцев. В этом случае для правильного формирования себестоимости он может предоставлять промежуточные АО за каждый месяц. Правила предоставления промежуточных отчетов должно быть прописано в положении о расчетах с подотчетными лицами и положении о командировках. Кроме того, должен быть указан способ, которым сотрудник будет передавать документы. Например, лично, по почте, через курьера или в виде сканов с досылкой оригиналов по почте. По возвращении работника из командировки, с ним можно будет провести уже окончательный расчет.

После проверки авансовый отчет передается директору для утверждения и принимается к учету. Неиспользованный подотчетным лицом аванс сдается в кассу, при этом заполняется приходный кассовый ордер (ПКО). Если по авансовому отчету вышел перерасход, то необходимая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (РКО).

Стоимость ТМЦ, товаров и ОС, приобретенных подотчетным лицом для организации, иногда проводятся через такие счета как 60 «Расчеты с поставщиками» и при оформлении АО 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Однако у компании в данном случае долг перед поставщиком не возникает и значит данные проводки не нужны. Необходимо сформировать следующую проводку:

По полученным в подотчет денежным средствам работник отчитывается предоставляя авансовый отчет. Данный документ утверждается руководителем и на его основании формируются необходимые проводки. В статье рассмотрим какие формируются проводки по авансовому отчету.

25 Фев 2022 jurist7sib 48