Главная / Трудовое право / Где написано как регистрировать и хранить приказы

Где написано как регистрировать и хранить приказы

Приказы по личному составу, что это за приказы: правила составления

По правилам Госстандарта для приказов используют стандартные бумажные листы А4, которые заполнены машинописным способом. Непременным правилом является наличие всех необходимых такому документу реквизитов:

Распоряжения руководителя каждой организации направлены на решение общих и текущих задач, обеспечение оперативного управления различными процессами. Приказы по кадровому составу отличает от прочих и выделяет тот факт, что они регулируют именно трудовые, а не иные отношения между гражданами-работниками и органами управления работодателя. Иными словами, касаются отдельных сотрудников или всего коллектива.

Шпаргалка делопроизводителя

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно , по личному составу — 75 лет , по вопросам — 5 лет , поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота. Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным. Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна. Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству .

Совет 1: Как хранить приказы

Следующая группа – это приказы по личному составу. Они оформляются, регистрируются и хранятся в отделе управления персоналом. По срокам выделяют приказы длительного хранения (75 лет) и краткосрочного (менее 10 лет).
К первым относятся приказы о приеме, увольнении, постоянном и длительном временном переводе, смене фамилии, присвоении квалификации, звания, степени, длительных командировках и пр. Эти приказы регистрируются в отдельном журнале, имеют литеру «л/с» или «к». В конце года они, как правило, нумеруются, сшиваются вместе с журналом регистрации и сдаются в архив. Ко вторым – приказы о предоставлении отпусков, краткосрочных командировках, временных переводах и замещениях, стажировке и пр. Эти приказы хранятся 5 лет, после чего уничтожаются с составлением акта.

К первой группе приказов следует отнести организационные и управленческие документы. Они издаются в тех случаях, когда на предприятии нужно определить порядок (структуру) управления, штатное расписание, внести изменения в штатное расписание, решить вопросы реорганизации (создания или ликвидации структурных подразделений) и др. Организационные приказы издаются на бланке предприятия, в свободной форме. Регистрируются и хранятся они у секретаря или лица, ответственного за ведение документации на предприятии. Срок хранения таких приказов не имеет ограничения.

Сроки хранения приказов по личному составу

Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения. А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов. Заполняется он до самого конца. Как только свободные листы заканчиваются, необходимо ввести новый документ учета в эксплуатацию. Старый подшивается и отправляется на хранение. Кстати, это бумага постоянного учета.

Соответственно, каждая из категорий имеет свои собственные особенности. Поэтому, перед тем как начинать изучать теорию хранения и учета документации по личному составу в компании, необходимо разобраться, к какому типу относится та или иная бумага. Только после этого удастся, не нарушая установленных правил, осуществить изучаемые процессы. Каковы сроки хранения приказов по личному составу? Что должен знать каждый работодатель о данном моменте?

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

При этом приказы с одинаковым сроком хранения допускается для облегчения их поиска в дальнейшем (особенно при большом документообороте) дополнительно подразделять на отдельные дела. Например, приказы об ежегодных отпусках могут составлять самостоятельное дело, о командировках – другое, хотя все они имеют пятилетний срок хранения.

Как хранить документы (проверка трудовой инспекцией)

Очень удобно хранить копии документов в личных делах сотрудников. (Если фирма не большая). Утвердите у себя «Инструкцию о порядке формирования, ведения и хранения личных дел сотрудников» и нет проблем!
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
— личный листок по учету кадров или анкета с фотографией;
— копии документа об образовании;
— трудовой договор (второй экземпляр-копия или оригинал если нет папки с труд. договорами);
— договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
— характеристики (рекомендательные письма);
— заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
— выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
— выписки из приказов (копии приказов) о поощрении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
— выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.);
— копии паспорта, свидетельств о браке и рождении детей (если есть);
— записки-расчеты для отпуска и копии приказов по отпуску.
. В личных делах хранятся только копии приказов.У нас Есть папка Приказов по личному составу (оригиналы), Папка с труд. договорами, Папка с локальными актами (должностные инструкции, и т.д.). Приказы по основной деятельности.

. Есть приказы по личному составу и по основной деятельности- нумерацию разделяют именно так.
Приказы по личному составу: приказ о приеме на работу, · о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, · о дисциплинарных взысканиях, · о совмещении, · о поощрении, · об установлении надбавки к окладу, · об изменении персональных данных работника, · о присвоении разрядов, классности, · об изменении условий труда, · о командировках, · об увольнении,
Приказы по основной деятельности издаются по вопросам: создания, реорганизации или ликвидации организации, · утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам сокращения штатной численности, · создания новых структурных подразделений, · создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий, · установления режима работы и внесения изменений в него, · утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов),
· утверждения внутренних типовых форм документов, · аттестации персонала, график отпусков.
Можно написать так: Приказ о порядке нумерации приказов.
«В целях совершенствования порядка (процедуры) нумерации приказов ООО «_______»
Приказываю:
1. Ввести порядок идентификации приказов, установив отдельную систему нумерации для каждого вида приказа с присоединением к номеру приказа буквенного реквизита (грифа):
— для приказов (распоряжений) о приеме работников на работу – гриф «п»;
— для приказов (распоряжений) о перемещении работника – «к»;
— для приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу – гриф «лс»;
— для приказов (распоряжений) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – гриф «у»;
— для приказов (распоряжений) о предоставлении отпуска работнику – гриф «о».
2. Установить, что с начала каждого календарного года (с «01» января) нумерация будет начинаться вестись заново.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.»
Раз Вы озадачились только теперь нумерацией и хранением документов, нужно подстроить все под Ваше ведение документации, так что б не было нарушения
А правильно хранить надо документы разделяя по срокам хранения:
По срокам хранения:
На основании приказа Минкультуры России от 25.08.2022 года № 558
1. Документы по работе с кадрами.

Сроки хранения приказов

Таким образом, приказы по ОД очень значимы для любой организации, что доказывает длительный срок их хранения. Стоит серьезно отнестись к их использованию и стараться не терять. В противном случае, при потери такого документа, будет назначен штраф за утрату важных документов.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа. Например, срок хранения приказа от 2022 года начинается с 1 января 2022 года.

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

В декабре можно подготовить регистрационные журналы на следующий год. Однако если в журнале достаточно места для продолжения регистрации приказов, продолжать регистрировать в нем не запрещено. Однако нумерация с начала года должна начинаться с № 1. Журнал можно вести в электронной форме, но тогда придется дублировать записи в бумажной форме (п. 4 Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 г. № 1886/5).

какие существуют требования к составлению приказов по основной деятельности;
как правильно зарегистрировать такие приказы;
в течение какого срока и как необходимо хранить приказы по основной деятельности;
каков порядок внесения изменений в такие приказы и их отмены.

Особенности оформления и хранения приказов по основной деятельности

На сегодняшний день нет действующего документа, который бы устанавливал обязательный порядок присвоения рег.номеров. Каждая компания придерживается своего порядка. И если вы регистрируете приказы по ОД «с буковками» (например, №25-ОД, 26-ОД), то это не является ошибкой. Кстати буквенный индекс может быть любой, какой вам удобно использовать.

Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2022 году

ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
подписи каждого такого лица;
данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

Каков срок хранения приказов

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

Приказы по основным видам деятельности

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

Срок хранения приказов на отпуск

Долговременного хранения приказы по личному составу (75 лет) требуется передать в архив организации (по ссылке приведена информация, как это сделать правильно). Они включаются в опись дел по личному составу. На остальные приказы после истечения сроков их хранения можно составить по установленной форме акт об уничтожении документов (образец по ссылке приведен). Документы в организации, как правило, уничтожаются централизованно, поэтому их включают в сводный акт с другими документами всех подразделений организации.

Оформление и издание приказа о приеме на работу

Согласно закону прием на работу оформляется только приказом работодателя, но требования к этому документу и его бланку законодательством в настоящее время строго не регламентированы. Главное тут – наличие обязательных для этого документа реквизитов и соответствие условиям трудового договора, являющегося основанием приказа.

Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.

25 Июл 2019 jurist7sib 229