Работодатель Подделпл График Отпусков
График отпусков
Утверждение графика. График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании (директор, генеральный директор и т.д.) или уполномоченное им лицо. Это установлено в Указаниях по применению и составлению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (приложение к приказу постановления Госкомстата России от 05.01.04 № 1). Если в компании есть профсоюзный орган, то график утверждается с учетом его мнения (ст. 123 ТК РФ).
После утверждения графика работодателем он становится обязательным как для самого работодателя, так и для работников (ст.123 ТК РФ). То есть работники должны идти в отпуск именно в те периоды, которые установлены в графике. Никаких заявлений от них о предоставлении отпуска в таком случае не требуется.
Можно ли и как внести изменения в график отпусков — реальные примеры корректировок формы Т-7 после утверждения
Изменения требуются при переносе отдыха как по инициативе работника, так и работодателя. При приеме нового работника такое действие не обязательно, однако по желанию работодателя можно составить дополнение к текущему документу.
Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно. Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его заявления.
Изменение графика отпусков по инициативе работника
Факторы, влияющие на формирование сроков отдыха каждого сотрудника, обуславливают документальные сложности при необходимости переноса времени отдыха. Для этого необходимо оформление заявления работником на имя руководителя субъекта хозяйствования с просьбой переноса времени отдыха. Если работодатель посчитает событие актуальным и не оказывающим негативного влияния на производственные процессы, то на заявлении он оставит резолюцию о том, что не возражает против просьбы сотрудника. Достигнутая договорённость должна быть отражена в приказе и в графике.
- Руководство кадровой службы подаёт служебную записку о необходимости внести коррективы в график отпусков.
- Руководитель предприятия издаёт приказ о дополнении графика.
- В дополнительном листе указываются новые сотрудники. В форме Т-7 заполняются все необходимые графы, причём в десятой как примечание указывается дата приёма на работу нового сотрудника.
- Дополнения доводятся до сведения работников.
- Скачать бланк служебной записки
- Скачать образец служебной записки о внесении изменений в график отпусков
- Скачать образец приказа о дополнении графика отпусков при приеме нового сотрудника
Если работник не согласен с графиком отпусков, что делать
- ежегодно, не позже окончания декабря месяца, составлять график отпуска на будущий год;
- сразу же, как только он будет утвержден руководителем, представить для ознакомления всем работникам под роспись;
- соблюдать требование статьи 123 ТК об информировании работника о начале отпуска за две недели до события.
В этом плане возникает закономерный вопрос — касается ли это требование графика отпусков? Ведь в статье 123 ТК говорится лишь о том, что наемный работник должен быть ознакомлен с решением работодателя об этом не позже двух недель до отпуска.
Изменяем график отпусков
Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.
Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодател Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма
Изменение графика отпусков по инициативе работодателя
Чаще всего, в таких случаях работодатель и сотрудник договариваются между собой, сотрудник пишет заявление от своего имени, что сам хочет перенести отпуск на другое время, а начальство его подписывает. И фактически, происходит изменение графика отпусков по инициативе работника. Тогда перенос сроков происходит без особенных проблем. Но оформить официальный приказ все равно необходимо на случай проверки.
От форс-мажора не застрахован никто, в том числе и руководители предприятий. И, конечно, может случится так, что запланированный несколько месяцев назад отпуск сотрудника, или даче нескольких сотрудников требуется перенести на другой период.
Надо отметить, что перенос отпуска по производственной необходимости — явление далеко не редкое в организациях.
Может ли работодатель на свое усмотрение менять график отпусков
- если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;
- если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (в этом случае перенесенный отпуск должен быть использован сотрудником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется);
- в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации (например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ).
- Если вы хотите изменить в утвержденном графике отпусков даты отпусков.
- Если вы хотите внести в утвержденный график отпусков новых работников принятых после его утверждения
- Если по соглашению сторон вы отзываете работника из отпуска
- Если вы хотите убрать из утвержденного графика отпусков уволенных работников
Как правильно внести изменения в график отпусков
Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
10 типичных нарушений при составлении графика отпусков
Часто на практике сокращают или некорректно указывают должность сотрудника. К примеру, генерального директора пишут просто как директора, руководителя отдела называют начальником отдела, или сокращают слова, например, «ведущий» до «вед». Вроде ничего существенного, на первый взгляд, однако в спорных ситуациях этот вопрос может оказаться очень серьезным. Поэтому все должности в графике отпусков должны соответствовать заключенному трудовому договору и, следовательно, штатному расписанию.
В соответствии с той же статьей 123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемого отдыха сотрудникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации), не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК для принятия локальных нормативных актов.
10 типичных нарушений при составлении графика отпусков
К примеру, отпуск за ненормированный рабочий день не должен быть меньше 3-х календарных дней (статьи 101 и 119 ТК РФ). Следовательно, в плане должен быть указан (при условии, что работник относится к категории сотрудников, которым положены дополнительные оплачиваемые выходные за ненормированный рабочий день) минимум 31 календарный день (где 28 календарных дней — основной, и 3 дня — ежегодный дополнительный отдых).
Ориентируемся на статью 123 Трудового кодекса РФ. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Как видим, никаких исключений законодательство не делает. Следовательно, составить план отдыха сотрудников кадровик обязан при любой численности персонала (будь то один сотрудник или тысяча один). Кроме того, данное нарушение, в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, влечет за собой еще и административную ответственность для работодателя: предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Мнение работника при составлении графика отпусков
- Нужно составить график отпусков и утвердить – это официальный документ в ОК работающей организации.
- Нельзя нарушать сроки, отпущенные законом на утверждение графика: за две недели до начала нового года.
- Сотрудника обязаны вовремя поставить в известность о дате отпуска и выплатить отпускные. Если работника своевременно не известили о отпуске или не были выплачены отпускные, то работодатель должен изменить сроки отпуска согласно заявлению работника.
- При разделении отпуска на две или более составляющих, учитывается, что одна их таких составляющих будет не менее 14 дней.
Руководители предприятий с небольшим штатом сотрудников стараются войти в положение работников, и при утверждении работодателем графика отпусков учитывается мнение трудящегося. У многих сотрудников имеются несовершеннолетние дети, которым требуется внимание родителей и летняя поездка к морю, некоторым работникам нужны отпуска для оздоровления в санаториях и профилакториях. Для удобного распределения отдыха работодателем проводится опрос работников. Самая удобная форма такого опроса – это письменное заявление сотрудника или же опросный лист для графика отпусков; образец не нужен, этот документ пишется в произвольной форме. Такой способ хорошо себя зарекомендовал в небольших организациях.
Отсутствие графика отпусков: проблемы работника и работодателя
Доводы работника о несвоевременности предоставления отпуска и отсутствии графика отпусков не являются юридически значимыми при решении требований, связанных с наличием у него права на выплату компенсации за нарушение срока оплаты отпуска. В данном случае следует правильно установить первый день отпуска и дату выплаты отпускных сумм. С учетом изложенного решение суда является законным и обоснованным. Оснований для его отмены по доводам апелляционной жалобы не имеется.
Напомним, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем по соглашению между работником и работодателем он может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Никаких ограничений и требований, касающихся оставшихся 14 дней, законодательство не содержит, в том числе и в отношении выходных дней. Поэтому они могут быть предоставлены сотруднику частями и приходиться только на рабочие дни или только на выходные либо и на те и на другие дни (Письмо Роструда от 17.07.2022 N 2143-6-1).
10 советов по составлению графика отпусков: шпаргалка для работодателя
Совет первый. Помните, что есть категории работников, которые имеют право использовать ежегодный отпуск в удобное для них время. Например, к таким категориям относятся работники в возрасте до 18 лет или работники-совместители (лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы).
Совет четвертый. Ознакомьте работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, несмотря на то что ТК РФ напрямую не обязывает вас делать это. Но в противном случае сложно требовать от работников его соблюдения. Ознакомить можно следующим способом: на оборотной стороне графика работники ставят свою подпись. В некоторых организациях заводят специальный журнал, который служит специально для ознакомления работников со всеми локальными нормативными актами организации и иными внутренними документами организации.
График отпусков
Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.
При этом отпуска, в которые работники уходят без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по месяцам.
Изменения в графике отпусков
Ключевым документом для внесения любых изменений в график является приказ руководителя. Даже если у работника имеется законное право изменить дату ежегодного отдыха, только издание приказа позволит отразить этот момент в графике.
Инициативой сотрудника может являться получение отпуска с последующим увольнением (ст. 127 гл. 19 ТК РФ). В такой ситуации решение вопроса будет зависеть от мнения руководителя, он не обязан удовлетворять просьбу подчиненного. Если такое согласие получено, выносится распорядительный акт о предоставлении отпуска с последующим прекращением трудового контракта. Одновременно издается приказ об изменении графика.
01 Сен 2019 jurist7sib 172
