Главная / Последние новости / Бухгалтерский учет гсм по топливным картам проводки

Бухгалтерский учет гсм по топливным картам проводки

Учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред

Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку. На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей). Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента. Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе. И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

с нефтяной компаний юридическому лицу выдают нужное количество карт, привязанных к единому счету. Все расчеты, осуществляемые водителем посредством применения на АЗС топливных карт, оказываются под контролем и строго фиксируются. В конце месяца подробная информация о произведенных водителем заправках предоставляется учреждению. Чек, выдаваемый водителю на АЗС, является лишь дополнительным подтверждением того, что заправка была осуществлена. Поскольку топливная карта предоставляет доступ к единому счету, открытому нефтяной компанией в рамках заключенного договора учреждению, считаем возможным использовать счет 0 208 00 при осуществлении обозначенных расчетов.

Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611). Считаем, что положения п. 337 Инструкции № 157н[1] не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.2022 № 02-07-10/70752 разъяснило: в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н[2], и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:

Согласно методологии учета, установленной Инструкцией № 174н[3] предложим следующие варианты корреспонденции счетов, которые можно использовать при совершении расчетов по заправке автомобилей топливом посредством применения топливные карты проводки. Схема бухгалтерских записей по этому варианту отражения расчетов будет такой:

Если учреждение выбирает такую схему бухгалтерских записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все выданные ему на АЗС чеки прикрепляет к нему. Сложность может возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в форме отражаются сумма полученного и израсходованного аванса, а также остаток суммы аванса или перерасход по нему. Фактически денежные средства водителю на приобретение бензина не выдаются, когда расчеты осуществляются посредством топливные карты проводки. Тем не менее считаем возможным отражать при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков АЗС.

Выбор схемы программирования топливной карты обусловливается соглашением сторон контракта (договора). В ходе использования топливной карты возможны замена одной схемы другой или изменение размера суточного (месячного) лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива.

Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:

Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:

Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

Особенности учета топливных карт на предприятии

Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:

ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.

ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.

ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.

Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ

Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С: Бухгалтерии 8»

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
сведения о водителе.

Организация ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС) имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Автомобиль используется в управленческих целях. 01.08.2022 из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина за наличный расчет. 13.08.2022 после выполнения служебного задания сотрудник сдал авансовый отчет, путевой лист и кассовый чек в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина АИ-95, количество — 70 л, стоимость одного литра 45 руб. и общая сумма 3 150 р. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. На основании путевого листа было израсходовано 60 л бензина согласно маршруту г. Москва — г. Иваново — г. Москва (600 км). 14.08.2022 остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются (учитываются в полном объеме).

Практически в каждой организации, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), имеется автотранспорт (собственный, арендованный или полученный по договору лизинга), который используется в служебных целях. В связи с этим возникает необходимость учета расходов на содержание служебного транспорта, в том числе и расходов на топливо.

Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора топливная карта может передаваться организации и обслуживаться бесплатно или за определенную плату.

Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС отдельными водителями.

С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

Для того чтобы учет на счете 10.03.1 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03.1 – «Топливо». Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов». Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.

Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

Без использования документов «Путевой лист» (например, путевые листы формируются во внешней программе):
- Учет ГСМ ведется на счете 10.03.1 «Топливо на складе».
- Приобретение ГСМ отражается одним из документов:
  - «Авансовый отчет» – при покупке топлива на АЗС подотчетными лицом;
  - «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Товары (накладная)» – при предоставлении поставщиком документов на выбранное на АЗС топливо по топливным картам за период;
- Списание ГСМ отражается документом:
  - «Требование-накладная» – при списании топлива (списание производится на общее количество израсходованного топлива за период в сумме, рассчитанной исходя из выбранного способа оценки МПЗ в «Учетной политике» («По средней» или «По ФИФО») (рис. 1).
С использованием документов «Путевой лист» (раздел: Покупки):
- Учет ГСМ ведется на счете 10.03.2 «Топливо в баке».
- Приобретение ГСМ отражается документами:
  - «Путевой лист» – при покупке топлива на АЗС подотчетным лицом за наличные либо по банковской карте (по количеству и сумме) или при получении топлива на АЗС по топливным картам (только по количеству без суммы) (рис. 2);
  - «Поступление (акт, накладная)» с видом операции «Топливо» (используется только для топлива, полученного на АЗС по топливным картам) – при предоставлении поставщиком документов на выбранное на АЗС топливо по топливным картам за период (по количеству и сумме);
- Списание ГСМ отражается документами:
  - «Путевой лист» (тот же документ, которым отражено приобретение топлива) – формирует проводки по списанию израсходованного по путевому листу топлива (только в количестве без суммы).
  - Регламентная операция «Корректировка стоимости номенклатуры» – формирует проводки по списанию общей суммы израсходованного за месяц топлива только в сумме без количества (способ оценки МПЗ всегда «По средней» вне зависимости от выбранного в «Учетной политике») (рис. 3).

Инструкция: бухгалтерский и налоговый учет топливных карт в бюджетной организации

Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.

Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.

Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.

Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.

Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.

Покупателем топлива при этом выступает ИП или организация, заключившие договор поставки и пополнившие свой лицевой счет. В большинстве случаев сотрудничество предполагает предоплату: если на лицевом счете не остается средств, топливные карты могут быть заблокированы поставщиком.

Развитие сферы безналичных платежей ведет к возникновению новых способов взаимодействия между контрагентами. Все большую популярность набирают заправки автомобилей с использованием единого лицевого счета потребителя. Расскажем о том, как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам, в нашей статье.

цена устанавливается на уровне розничной (т.е. цена стелы на АЗС);
цена стелы увеличивается на процент за обслуживание карт;
цена фиксируется на срок действия договора;
от цены стелы дается скидка (например, при покупке более 10 000 л топлива в месяц).

У бюджетных учреждений при учете ГСМ по топливным картам в бухучете используется особый план счетов. Но в целом процесс ведения и операции по счетам, а та же оформления сопроводительной документации во много схож с коммерческой организацией. Более подробно об этом можно узнать из Письма Минфина от 02.10.2022 № 02-07-10/70752.

Как вести учет топливных карт — бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.

Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.

После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо — тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании — это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.

Баланс топливных карт может быть двух видов — литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:

суточным – на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который нельзя. То есть каждые сутки держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита;
месячным – устанавливается месячная норма отпуска топлива по топливной карте.

В редакцию нашего журнала обратилась организация с просьбой разъяснить порядок отражения в учете расчетов с АЗС, когда заправка автомобиля бензином осуществляется водителем посредством применения топливной карты. Учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого поставщик предоставил учреждению топливную карту. Плата за отпущенное поставщиком топливо производится в конце месяца на основании документов, предоставленных поставщиком. Как отражать расчеты с поставщиком и водителем? Должен ли водитель составлять авансовый отчет и прикладывать к нему чеки заправок? Если должен, то как заполняется авансовый отчет? Ответы на эти и другие вопросы даны в статье.

Топливная карта – пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки автомобиля на АЗС. Она содержит электронный микрочип, который хранит всю информацию для заправки на АЗС. Топливная карта зачастую имеет установленный в договоре на обслуживание лимит приобретения топлива по ней. Лимит может быть:

Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02‑14‑10а/1611). Считаем, что положения п. 337 Инструкции № 157н [1] не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.2022 № 02‑07‑10/70752 разъяснило: в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н [2] , и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:

НДС, предъявленный поставщиком по счету-фактуре при приобретении топливных карт, подлежит вычету у покупателя при наличии первичных документов и после принятия карт на учет при условии, что они будут использоваться в деятельности, облагаемой НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Организация может самостоятельно установить нормативы расхода ГСМ по каждому конкретному автомобилю, используя в первую очередь данные завода-изготовителя. При этом в зависимости от условий использования и технического состояния каждого автомобиля эти нормы могут быть скорректированы в большую или меньшую сторону.

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В разъяснениях Минфина России содержатся указания, что при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщикам следует ориентироваться на Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие Распоряжением Министерства транспорта Российской Федерации от 14.03.2008 N АМ-23-р (см. Письма Минфина России от 22.03.2022 N 03-03-07/19283, от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

В целях освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости топлива, приобретаемого сотрудниками для нужд организации, в организации должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведенных в этой связи расходов. При отсутствии документального подтверждения осуществленных расходов у сотрудников в соответствии с положениями статьи 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется (Минфин письмо от 14 мая 2022 г. N 03-03-06/1/31933).

цена устанавливается на уровне розничной (т.е. цена стелы на АЗС);
цена стелы увеличивается на процент за обслуживание карт;
цена фиксируется на срок действия договора;
от цены стелы дается скидка (например, при покупке более 10 000 л топлива в месяц).

Как отразить в учете приобретение ГСМ по топливным картам

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Образцы путевых листов, которые применяются при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей, утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. О том, как заполнить путевой лист, см. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение ГСМ за наличный расчет .

При использовании топливных карт к моменту фактического получения ГСМ их стоимость уже оплачена покупателем. Поэтому такой порядок списания топлива распространяется как на организации, которые применяют метод начисления, так и на организации, которые рассчитывают налог на прибыль кассовым методом. Данный вывод позволяют сделать положения пункта 2, подпункта 3 пункта 7 статьи 272, пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

В бухучете ГСМ оприходуйте в тот день, когда к организации перешло право собственности на топливо. Это связано с тем, что счет 10 «Материалы» предназначен для отражения информации о наличии материалов, принадлежащих организации на правах собственности (Инструкция к плану счетов). Дата перехода права собственности может быть предусмотрена в договоре (например, топливо может переходить в собственность к покупателю на дату оплаты ГСМ) (ст. 223 ГК РФ). Если особый порядок перехода права собственности договором не предусмотрен, то оно переходит к покупателю в момент фактического отпуска ГСМ потребителю (ст. 458 ГК РФ). То есть при заправке автомобиля.

По итогам месяца (июля) поставщик выдал организации отчет об операциях по топливной карте. В нем отражены количество и стоимость бензина, отпущенного «Альфе»: 380 литров на сумму 6460 руб. (в т. ч. НДС – 984 руб.). Эти же данные подтверждены терминальными чеками, выданными на АЗС.

ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения (налог на прибыль рассчитывает ежемесячно) и платит НДС. В городе, где работает «Гермес», розничная торговля переведена на ЕНВД.

Учет ГСМ по топливным картам

Данный материал поможет вам разобраться в том, как происходит учет ГСМ по топливным картам, какие существуют особенности, приведем пример учета и расчета количества топлива на ОСНО/ЕНВД. Расскажем, какие наиболее распространенные ошибки и ответим на самые частые вопросы.

Оприходовано будет горючее в тот же день, когда к фирме перешло право владения на него, поскольку счет 10 предназначен для отображения данных о наличии материалов в собственности компании. Эта дата может быть прописана в договоре. К примеру, датой перехода прав владения на ГСМ может признаваться день фактической оплаты – тогда к счету 10 открываются субсчета “ГСМ в резервуарах поставщика” и “ГСМ в бензобаках автомобилей”. Читайте также статью: → “Учет машинно-тракторного парка”

Топливная карта служит одновременно и расчетным, и учетным документом. Согласно нормам закона бюджетные организации обязаны разместить заказ ГСМ путем проведения торгов или без них, но тогда общая сумма заказа должна быть ниже 100 тысяч рублей за квартал. А значит, для доказательства понесенных расходов нужно иметь результаты торгов или документы, подтверждающие расчетную (плановую) стоимость заказа. Организация подготавливает смету с учетом плановых показателей, применяемых при расчете объема затрат на ГСМ, а после их проверки главный распорядитель средств должен утвердить смету.

Лимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту с целью последующей его выдачи владельцу карты ограниченным литражом на определенный период времени – день, неделю, месяц).
Нелимитированные (какое-то количество топлива вносится на карту, и владелец карты может по договоренности со специализированным сервисом приобрести и потратить любое количество одного вида топлива).

Материальных расходов (когда оказываются автотранспортные услуги). Списываются с учетом метода оценки материалов, принятого в компании;
Прочих затрат на производство и продажи (когда транспорт эксплуатируется для нужд компании). Списываются по фактической стоимости покупки (без НДС).

Для разработки норм расхода топлива организации следует обратиться с заявкой в РУП «БелНИИТ «Транстехника» (далее — Транстехника). Транстехника устанавливает для организации, подавшей заявку нормы расхода топлива, и передает эту норму в Минтранс на утверждение. После утверждения Минтрансом разработанная Транстехникой норма становится рекомендуемой и применяется всеми организациями .

При общей системе налогообложения, если транспортное средство используется организацией в предпринимательской деятельности организации, в том числе для производства и реализации товаров (работ, услуг), расходы на топливо включаются в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль .

При приобретении топлива за наличный расчет подтверждающие документы должны содержать сведения, установленные в п. 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 N 107.

По топливу, приобретенному с 1 июля 2022 г. на АЗС за наличный расчет, вычет суммы НДС возможен на основании полученного от продавца ЭСЧФ. Для реализации данной возможности организация вправе заявить в любой произвольной форме, не противоречащей законодательству Республики Беларусь, свое требование о выставлении в ее адрес ЭСЧФ. Продавец в таком случае должен создать и выставить в адрес организации ЭСЧФ в порядке, установленном законодательством .

Учет ГСМ в 1С по топливным картам для юридических лиц

Для выполнения операции 1.2 «Регистрация оплаты поставщику» в ранее созданном документе Списание с расчетного счета установите флажок «Подтверждено выпиской банка». В результате проведения этого документа сформируются проводки на оплату аванса поставщику.

1. Внизу документа «Поступление (акты, накладные)» заполните поля «Счет-фактура №» и «от» и нажмите кнопку «Зарегистрировать». При этом автоматически создается документ «Счет-фактура полученный», а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.

9. В поле «Номенклатура» создайте новую номенклатуру кнопкой . Откроется окно создания нового элемента в справочнике «Номенклатура», в котором укажите наименование топливной карты. В поле «Входит в группу» укажите новую папку в группе «Материалы». Для этого кнопкой «Создать группу» создайте новую папку и назовите ее «Топливные карты».

Для выполнения операции 1.1 «Составление платежного поручения на оплату поставщику за топливную карту и бензин создайте документ «Платежное поручение». В результате проведения документа проводки не формируются. Они формируются документом «Списание с расчетного счета».

7. В поле «Способ отражения расходов» нажмите ссылку «Показать все» и выберите в списке способ с нужным счетом расходов (20, 23, 25, 26). Если нет подходящего способа в списке, то добавьте новый кнопкой «Создать». Введите наименование, например, «Расходы на топливные карты», укажите счет затрат и субконто.

Название приобретаемого топлива и его цену.
Стоимость, когда и как она передается организации: на бесплатной основе или при условии возврата, и пр.
Разновидность карточек.
Условия сотрудничества.
Дата, когда к новому владельцу по договору передан дисконт.

На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
В Учетной политике должны иметься следующие пункты:

о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
о способе постановки карт на баланс;
об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.

В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:

ГСМ, израсходованным сверх нормы.
ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).

Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:

даты выдачи карты водителю;
инициалы водителя и его личная подпись;
дата возвращения карты в бухгалтерию;
марки заправляемого автомобиля;
гос. регистрационного номера авто.

Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение. Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

лимитированные (на топливную карту вносится какое-то количество бензина, а на определенный период устанавливается предел его расходования);
нелимитированные (на топливную карту вносится некоторое количество литров топлива, которое впоследствии выдается владельцу карты в неограниченном литраже в пределах объема, имеющегося на карте).

Отражение операций по учету горюче-смазочных материалов, приобретаемых с использованием топливных карт в ПП 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8

В договоре кроме стоимости топлива предусматривается условие об изготовлении пластиковой карточки. Расход денежных средств по изготовлению пластиковых карточек в соответствии Указаниями о порядке применения бюджетной классификации, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н, отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги».

Списание топлива на расходы производится на основании путевого листа и ежемесячного отчета продавца топлива о получении бензина на АЗС.В бухгалтерии по окончании месяца сверяются данные отчета поставщика с данными авансовых отчетов водителей автотранспорта и приложенных к ним чеков заправочной станции, подтверждающие количество, вид топлива, стоимость полученных по конкретной топливной карте ГСМ, а также дату и время заправки.

Порядок расчетов с поставщиками ГСМ по топливным картам устанавливается в договоре. В нем стороны определяют лимит топлива, который может быть отпущен ежедневно (за месяц), размер предоплаты за бензин и обслуживание карты, а также иные условия (например, предоставление скидки, порядок сверки расчетов). В договоре также необходимо указать марки автомобилей, их государственные регистрационные номера, установить лимит заправки для каждого автомобиля.

Сегодня почти у каждого учреждения на балансе имеются транспортные средства. Основной статьей расходов по их содержанию являются затраты на приобретение горюче-смазочных материалов. На практике все более широкое применение получает безналичная форма расчетов за ГСМ с помощью пластиковых карт. Как правильно отразить в учете операции по приобретению и расходованию ГСМ, поступивших с использованием таких карт, рассмотрим в статье.

Если топливные карты предоставляются поставщиками ГСМ в рамках исполнения их обязательств без взимания какой-либо дополнительной платы, они могут отражаться в учете в условной оценке: один бланк, один рубль (п. 337 Инструкции № 157н). Также учет карт должен быть организован в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения.Если договор предусматривает необходимость дополнительной оплаты стоимости изготовления топливных карт, то топливные карты могут учитываться по стоимости их изготовления.

Бухгалтерский учет гсм по топливным картам проводки

Стоимость ГСМ, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.

– Налоговый кодекс Республики Беларусь (в редакции Закона Республики Беларусь от 30.12.2022 № 159-З), которым определено, что «к нормируемым затратам относятся затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством.

В течение 2022 г. активно обсуждался вопрос со списанием ГСМ по транспортной деятельности. Автор материала подробно рассматривает хронологию событий и разъясняет, как следует учитывать при налогообложении прибыли стоимость израсходованных ГСМ в различных обстоятельствах. В статье автор делает ссылку на следующие документы:

С 1 января 2022 г. затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно или путем обращения в аккредитованную испытательную лабораторию, включаются в состав нормируемых затрат (п. 6).

К запасам относятся в т.ч. ГСМ |*|. Бухгалтерский учет ГСМ организации ведут на счете 10 «Материалы» по видам ГСМ, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета: «Топливо на складах», «Топливо в баках транспортных средств».

10 Мар 2022 jurist7sib 52