Сотрудник Использовал Свои Личные Денежные Средства На Оплату Услуг Приобретение Товаров Но При Этом Не Получил Предварительно Аванс На Это Работодатель Возмещает Понесенные Им Расходы
Если работник потратил свои деньги
Обязанности удержать НДФЛ с суммы, выплачиваемой работнику, отсутствует, поскольку она имеет характер возмещения понесенных расходов, экономическая выгода у физического лица не возникает (письмо Минфина от 08.04.2022 № 03-04-06/3-65). Страховые взносы также начислять не нужно.
Предположим, что директор был достаточно благоразумен, чтобы сделать покупку в магазине, а не с рук в подземном переходе, какие-то документы у него сохранились, а покупка действительно произведена для нужд компании. Ситуацию, когда директор тратит деньги направо и налево для своих целей за счет средств компании, мы рассматривать здесь не будем, это тема для отдельного, не менее интересного договора.
Сотрудник Использовал Свои Личные Денежные Средства На Оплату Услуг Приобретение Товаров Но При Этом Не Получил Предварительно Аванс На Это Работодатель Возмещает Понесенные Им Расходы
Отметим, что форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ, за основу которой можно взять форму N АО-1 «Авансовый отчет». К данному документу следует приложить оправдательные документы (чеки, квитанции, «слипы» и т.п.). Возмещение сотруднику понесенных им расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002 (п. 4.1 Указания N 3210-У).
Расходование на указанные цели другой наличности, полученной не в качестве выручки за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, законодательством не запрещается. Денежные средства могут быть получены, например, в качестве займа от физического лица.
Выдаем аванс на командировочные расходы
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
Так как командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения, то и расходы на ее организацию несет работодатель (ст. 166 ТК РФ). В командировочные расходы включаются (ст. 168 ТК РФ):
Возмещения личных расходов сотруднику
Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.
Если сотрудник оплатил канцтовары со своих денежных средств, тогда авансовый отчет составлять не нужно. Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные). На основании приказа возместите данные расходы. Так же рекомендуем оформить общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.)
Образец заявления на выплату суточных авансом
Как правило, работодатели редко выплачивают авансом более половины среднемесячной заработной платы, поэтому просить большую сумму нецелесообразно, а вот 25-30% от оклада или зарплаты получить очень даже реально.
- иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.
- суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2022 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2022 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Служебная записка о получении аванса за
В этом случае можно воспользоваться в качестве альтернативы различным микрозаймам возможностью получить аванс раньше срока. Обычно в такой ситуации руководители выплачивают лишь 25-30% от заработной платы и лишь для сотрудников, длительное время работающих в фирме могут увеличить его до 50%. На командировку Совершенно отдельным является получение аванса на командировочные расходы.
- Работник желает получить аванс в большем размере, чем он обычно выплачивается, в счет будущей зарплаты. Сюда же можно отнести и ситуацию, когда после получения ежемесячного аванса сотрудник просит о выплате ему еще одного — например, в связи с тем, что у него возникли срочные непредвиденные расходы. Надо помнить при этом, что работодатель вправе, но отнюдь не обязан удовлетворить заявление сотрудника о выдаче такого аванса.
- При направлении работника в командировку работодатель обязан выдать ему аванс на оплату проезда, проживания, а также оплатить суточные.
Заявление сотрудника с просьбой возместить расходы
В законодательстве нет запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов. Но поскольку предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получают, авансовый отчет составлять не нужно. Чтобы возместить сотруднику расходы, достаточно его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
При возмещении сотруднику расходов, которые он понес за свой счет в интересах и с согласия компании, доходов у работника, а значит и объекта налогообложения по НДФЛ, не возникает (ст. 209 НК РФ). Равно как и базы по страховым взносам, в том числе взносам на травматизм. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам в рамках трудовых отношений (ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Компенсация сотруднику за купленные материалы
Однако на практике возникают ситуации, когда сотрудники фактически тратят свои личные средства на нужды организации, а понесенные ими расходы в дальнейшем возмещаются организацией. Так, в частности, в письме Минфина России от 08.04.2022 N 03-04-06/3-65 специалисты финансового ведомства указывают на то, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц, так как не несут для работника организации — физического лица экономической выгоды (смотрите также письмо Минфина России от 25.07.2022 N 03-05-01-04/219).
Учитывая изложенное, полагаем, что возмещение расходов работника из выручки будет правомерным в случае, если на момент такого возмещения в кассе организации в достаточном количестве будут находиться денежные средства, не являющиеся ее выручкой и полученными ею страховыми премиями.
Компенсация расходов по авансовому отчету
Если компания использует кассовый метод начисления затрат, то произведенные затраты учитываются по факту выплаты товаров и услуг. Впоследствии затраты учитываются в том отчетном времени, когда будет утвержден отчет по авансу.
Хорошим вариантом избежать придирок налоговой службы в части НДС может быть дополнительное оформление доверенностей перечню работников на внезапные приобретения от имени компании. Для дорогих приобретений необходимо побеспокоиться о том, чтобы продавец на основе доверенности выписал начальные бумаги на имя компании, а не работника.
Возмещен работнику перерасход по авансовому рассходу
Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (письмо Минфина России от 07.12.2022 № 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п.
При выдаче денег из кассы предприятия бухгалтерские проводки делаются следующим образом: Дт 71 Кт 50 Возмещение расходов, превышающих размер выданной ранее подотчетной суммы Пример заполнения АО Авансовый отчет должен быть составлен в течение трех дней с момента завершения срока, на который выдавались подотчетные суммы или со дня возвращения работника из командировки. Однако если сотрудник вернулся в выходной день, то отчет времени начинается с первого рабочего дня. Форма отчетного документа и рекомендации по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата №55.
Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре.
Возмещению расходов по проезду сотруднику, производившему оплату не своей картой
После возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник банка в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно предоставляет расписку иного лица (либо в Банк иным лицом направлено письмо) с подтверждением того, что сотрудником банка возмещены иному лицу соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.*
Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника, с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.*
Сотрудник Использовал Свои Личные Денежные Средства На Оплату Услуг Приобретение Товаров Но При Этом Не Получил Предварительно Аванс На Это Работодатель Возмещает Понесенные Им Расходы
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
Как правило, решение о направлении работника в командировку принимается на основании докладной записки начальника структурного подразделения либо официального письма из другой организации, из которой следует, что сотрудника предприятия необходимо направить на тот или иной объект.
Оплата служебных командировок и командировочные расходы
При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».
Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.
Как оформить перерасход по авансовому отчету
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.
Обязан ли работодатель возмещать сотруднику, который устраивается на работу, оплату предварительного медицинского осмотра
Внеочередные медосмотры назначаются по просьбе сотрудников (в соответствии с медицинским заключением) или на основании медицинских рекомендаций, указанных в заключительном акте медицинского обследования. В направлении на медосмотр обязательно нужно указать причину проведения внеочередного обследования. Об этом сказано в статьях 213 и 348.3 Трудового кодекса РФ и пункте 18 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2022 г. № 302н .
Работодатель должен выплатить данную компенсацию работнику не позднее ближайшего дня, установленного для выплаты заработной платы в организации (аванса или зарплаты за вторую половину месяца, – который из них ближе), если иное соглашение не будет в письменной форме достигнуто работником.
27 Дек 2019 jurist7sib 138
