Главная / Пособия / Возвращена в кассу неизрасходованная подотчетная сумма

Возвращена в кассу неизрасходованная подотчетная сумма

Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу. Материалы по теме Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Точные сроки указываются в приказе руководителя. Согласно ст. 137 ТК, с целью погашения неизрасходованного аванса работодатель может удержать суммы из зарплаты сотрудника в течение одного месяца по завершении срока сдачи отчетности. Данное положение действует, если работник не оспаривает основания и размеры удержаний.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71). Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

№ 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704)

Поскольку такие суммы являются доходом физических, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить взносы в государственные внебюджетные фонды: Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Государственный фонд занятости РФ, фонд обязательного медицинского страхования.

Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» , оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется. Такое разъяснение дано, в частности, в письме Госналогинспекции по г. Москве от 15 декабря 1994 г. № 11-13/16157.

Несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

В частности, такое разъяснение дано в письме Госналогинспекции по г. Москве от 13 ноября 1997 г. № 11-13/29227, где сообщается, что в общеустановленном порядке производится налогообложение суммы материальной выгоды за пользование денежными средствами, полученными работниками от организаций, при уклонении от возврата этих средства, просрочке в их уплате или необоснованном получении.

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы в соответствии с пунктами 3 и 6 Инструкции Госналогслужбы России от 29 июня 1995 г. № 35 «По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»» считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Квартал событий

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Возврат денег при отмене командировки оформлением авансового отчета не сопровождается. Основанием для возврата подотчетной суммы выступает приказ об отмене командировки. Именно номер и дату приказа указывает кассир в приходном ордере в качестве основания для возврата средств, а бухгалтер – при отражении проводок в учете.

Как отразить в учете возврат неизрасходованных подотчетных сумм

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.

отмечают, что деньги, выданные под отчет, не являются доходом работника для целей исчисления НДФЛ даже в случае, если он не отчитался по ним в установленном порядке (смотрите, например, постановления ФАС Центрального округа от 27.11.2009 N А36-681/2009, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 N А32-27520/2008-19/520).

Разновидности командировочных расходов;
Размеры данного возмещения расходов;
Порядок возмещения;
Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции. Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника. Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например в приказе руководителя на выдачу денег под отчет).

Пунктом 4.4 Положения N 373 установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю, авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Повторим, что для представления отчета об израсходованных суммах и осуществления окончательного расчета по ним отведено три рабочих дня . Их следует отсчитывать или по истечении установленного руководителем предприятия срока, на который могут выдаваться наличные деньги под отчет, или со дня возвращения работника из командировки.

Срок, на который предприятие может выдать наличные деньги под отчет, определяет ее руководитель. Лица, получившие такие деньги, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении установленного промежутка времени или со дня возвращения из командировки отчитаться по ранее полученным суммам. Для этого им следует предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок).

Допустим, руководитель организации пропустил срок, отведенный для принятия решения об удержании из заработной платы работника неизрасходованного и своевременно не возвращенного им аванса. Или данный работник оспаривает основания и размеры удержания. В этом случае организации придется обращаться в суд.

Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.

В первом случае работник должен представить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним: вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия. Во втором случае в кассу предприятия работнику необходимо вернуть все деньги, которые он получил в подотчет. При этом отчет об израсходованных суммах им не оформляется.

Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 Указания N 3210-У). Отметку о возврате остатка подотчетной суммы сделайте также в авансовом отчете, указав в нем внесенную сумму, номер и дату приходного кассового ордера.

в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы средства;
в течение трех рабочих дней со дня фактического возвращения из командировки (независимо от срока, указанного в приказе или заявлении) (п. 26 Положения о служебных командировках);
в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после отпуска (болезни) в случае, если в этот период истек срок, на который были выданы подотчетные суммы.

выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами;
выдача наличных денег на личные (потребительские) нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятельности;
оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
выдача наличных денег работникам под отчет;
возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Основные операции и документооборот при работе с подотчетными средствами в бюджетных и коммерческих организациях имеют много общего. Однако у государственных (муниципальных) учреждений на этом участке учета есть своя специфика. Сегодня о ней расскажет Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур.

После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен? В день их получения. Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете. Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Возврат выданных под отчет денежных средств происходит тогда, когда работник либо израсходовал меньше денежных средств, чем ему было выдано под отчет (возвращается разница), либо их расходование не подтверждено документально (возвращается документально неподтвержденная сумма). Законодательством четко установлены сроки, когда такие денежные средства необходимо вернуть предприятию. Рассмотрим их.

Пример. ООО «Лагуна» работнику хозчасти Мартынову Вениамину Сергеевичу 03.02.2014 г. выдало под отчет 105 грн. на покупку люминесцентных ламп. 04.02.2014 г. этот работник предоставил в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с которым на приобретение люминесцентных ламп им было потрачено 90 грн. К Отчету работник приложил чек РРО. В этот же день Мартынов В. С. вернул в кассу предприятия остаток неиспользованных денежных средств в размере 15 грн.

В случае нарушения предусмотренных НК сроков сдачи неиспользованных денежных средств из этой суммы удерживается НДФЛ. Удержать его должен работодатель, выдавший такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) подотчетного работника за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы НДФЛ (абз. 5 п.п. 170.9.1 НК). Если работник прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим такие средства, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета, а в случае недостаточности суммы такого дохода непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство работника по результатам отчетного (налогового) года.

4 п.п. 170.9.2 НК предписывает вернуть в кассу или на банковский счет предприятия до или во время подачи Отчета. Зная сроки подачи Отчета, которые мы рассмотрели на с. 10, получаем следующие сроки возврата неизрасходованных подотчетных средств:

Таким образом, имеем два срока возврата неиспользованной наличности: один (тот, что установлен НК) предназначен для целей обложения НДФЛ, второй (тот, что предусмотрен Положением № 637) — для установления нарушения правил наличного обращения. Выходит, чтобы не наткнуться на уплату штрафа за нарушение правил наличного обращения, неиспользованные подотчетные средства, полученные для выполнения производственно-хозяйственного поручения, необходимо вернуть предприятию не позднее следующего рабочего дня после дня получения подотчетных средств (не позднее 10 рабочего дня — при закупке сельхозпродукции и заготовке вторичного сырья, кроме металлолома) с учетом сроков, установленных НК.

Энциклопедия решений

Выдача наличной иностранной валюты и средств в рублях под отчет работнику отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса», субсчет «Касса организации в иностранной валюте». При этом суммы, переданные под отчет, пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи валюты командированному сотруднику (п. 7 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», Приложение к ПБУ 3/2006).

Вторая точка зрения: пересчет задолженности подотчетного лица должен производиться на дату выдачи наличной иностранной валюты из кассы организации в соответствии с пунктами 4, 5, 6 ПБУ 3/2006. Тогда в соответствии с пунктами 7, 9, 10 ПБУ 3/2006 дальнейший пересчет средств в расчетах с подотчетным лицом, выданных авансом для оплаты командировочных расходов, не производится.

Первая точка зрения: выданная подотчетному лицу сумма иностранной валюты не признается выданным ему авансом, такие суммы являются средствами в расчетах. А согласно п. 7 ПБУ 3/2006 пересчет в рубли стоимости средств в расчетах, выраженных в иностранной валюте, должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату. В данном случае — на дату утверждения авансового отчета . При пересчете в соответствии с п. 3 ПБУ 3/2006 возникает курсовая разница — разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода Курсовая разница включается в состав прочих доходов (расходов) организации (пункты 12, 13 ПБУ 3/2006).

Если организация применяет в налоговом учете метод начисления , то затраты, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода (п. 10 ст. 272 НК). Для командировок — это день утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Возникающие курсовые разницы относят к внереализационным доходам или расходам (п. 11 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст. 265 НК).

Возврат неизрасходованных подотчетных средств отражается в приходном кассовом ордере по форме N КО-1. Чтобы правильно оформить поступление иностранной валюты, в приходном кассовом ордере наряду с суммой в рублях необходимо указать сумму в иностранной валюте в дополнительной графе.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

Согласно ТК РФ, ст. 243, п. 2, за подотчетные деньги, в частности неизрасходованный остаток, уполномоченный работник несет материальную ответственность. В случае невозврата излишне выданных средств бухгалтер признает недостачу, а работник теряет статус подответного лица.

Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Кроме наличного возврата средств, а также возврата денег на валютный и рублевый счет, возврат денег подответным лицом возможен и на расчетный счет учреждения. В этом случае нужно сделать запись в нормативных бумагах предприятия о допустимости возврата излишних подотчетных сумм на расчетный счет фирмы. Помимо этого, уполномоченный сотрудник должен обозначить назначение платежа при переводе как возврат подотчетных сумм. Это поможет избежать проблем с налоговой инстанцией.

Возврат неизрасходованных денежных средств подотчетным лицом

Полный перечень целей, на которые может быть потрачена наличная выручка (кроме микрофинансовых организаций), указан в п. 1 Указания Банка России от 09.12.2022 N 5348-У, к ним относятся:
— выплата работникам заработной платы, в том числе, премий, доплаты за сверхурочную работу, оплата простоя и другие подобные выплаты, а также, отпускные
— выплаты работникам социального характера (например, пособия по обязательному социальному страхованию, материальная помощь)
— оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
— выдача работникам подотчетных денежных средств
— возврат за оплаченные наличными возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги

Следовательно, возвращенные подотчетным лицом наличные деньги сначала необходимо внести на расчетный счет, а затем снять, если это необходимо. Справедливости ради следует отметить, что в п.1 ст. 15.1 КоАП отсутствует формулировка, позволяющая оштрафовать за нарушение данного указания. Практики привлечения к ответственности пока нет. Кроме того, если подотчетное лицо вернуло небольшую сумму и Вы вписываетесь в лимит кассы (либо вообще вправе его не устанавливать), то можете накопить и внести на расчетный счет все деньги сразу.

Добрый день,
В соответствии с п. 1 Указания Банка России от 09.12.2022 N 5348-У, если ваша организация не является микрофинансовой организацией, то источниками поступлений наличных денежных средств в кассу, с целью их последующего расходования (без предварительного зачисления на расчетный счет), могут быть только два:
1. выручка от реализации товаров (работ, услуг)
2. деньги, снятые с расчетного счета организации

Добрый день! Уточните, пожалуйста, некоторые моменты — после опубликования письма ЦБ РА от 09.07.2022 № 29-1-1-ОЭ/10561
1.Как поступать в случае, если сначала выдача в подотчет происходит из ДС, полученных от реализации Т и У, а затем подотчетник возвращает неизрасходованные средства в кассу-нужно ли его сдавать на р/с организации? Ведь изначально эти ДС являются выручкой. А в соответствии с п 1 Указаний Банка России от 09.12.19 №5348-У наличные из кассы можно потратить, если они получены от оплаты за проданные товары и оказанные услуги.
2.В письме сказано, что если ДС поступили в кассу с банковского р/с, то при этом расчеты между организацией и физлицами не имеют ограничения. То есть, можно снять наличные ДС на хозрасходы в кассу организации, выдать в подотчет, принять неизрасходованный остаток и снова выдать в подотчет в следующий раз? Ведь изначально ДС поступили с расчетного счета организации.
Если этого делать нельзя, то вопрос № 3
3. Что делать, если возврат неизрасходованных средств составляет 100, 200, 300. руб? Их тоже нужно сдавать на р/с в банк?

Соответственно, любые поступления в кассу не с банковского счета, которые не являются выручкой за реализованные товары (работы, услуги) нельзя использовать для оплаты наличными каких-либо расходов, в том числе, на выдачу подотчетных сумм.
К таким поступлениям в кассу относятся, в частности:
— возвращенные авансы от покупателей и переплаты от поставщиков
— возмещенные работниками недостачи
— неустойки (штрафы, пени), возмещение убытка
— полученные займы
— возвращенные займы и проценты по ним
— безвозмездно полученные деньги
— взнос в уставный капитал
— возврат подотчетным лицом неиспользованной суммы выданных средств

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения. Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде. Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2022 (указание Банка России от 19.06.2022 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Если у компании нет прибыли по итогам прошедшего года или хотя бы квартала, но есть нераспределенная прибыль прошлых лет, можно направить ее на выплату дивидендов. Конечно, при условии, что это не приведет к такому состоянию, при котором выплата дивидендов запрещена. А запрещена она вот когда.

: Так делать нельзя. Таким образом вы все равно нарушите требование снимать в банке деньги на выдачу и возврат займо в п. 4 Указания . И проверяющим это сразу будет видно: ведь в авансовом отчете директор укажет, что подотчетные деньги выдал в качестве займа (возврата займа). И очевидно, что сделал он это от имени организации. Ведь подотчетник рассчитывается полученными из кассы наличными не от своего имени, а от имени организации на основании доверенности или, если это директор, в силу своих полномочий как единоличный исполнительный орга н подп. 1 п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ . Кстати, именно по этой причине ЦБ раньше указал, что лимит расчетов наличными следует соблюдать и при расчетах через подотчетник а п. 4 Письма ЦБ от 04.12.2007 № 190-Т .

Возврат подотчетных сумм в кассу в 2022 году

Сумма средств, выданных подотчетному лицу и не использованная, должна быть возвращена в кассу организации в установленном порядке. В статье разберем, на каких основаниях осуществляется возврат подотчетной суммы в кассу, как оформить возврат, как отразить операции в учете.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2022 № АС-4-20/15566@ — ССЫЛКА.

08 Мар 2022 jurist7sib 49