Журнал приказов по личному составу в эксель
Журнал регистрации приказов по личному составу
Лицо, ответственное за ведение журнала регистрации приказов по личному составу, вносит данные о приказе и его содержании в журнал. При этом в должностной инструкции этого лица должна быть зафиксирована обязанность ведения регистрационного журнала.
Прежде всего, следует отметить, что приказы по личному составу — это документы распорядительного характера, касающиеся сотрудников организации — приказы о приеме на работу, увольнении, о предоставлении отпуска, о переводах, дисциплинарных взысканиях, поощрениях и т.д.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Правильно организация документооборота в компании заключается не только в корректном оформлении документов, но и в грамотном их учете. Для этих целей применяются специальные регистрационные формы. В частности отдельный журнал регистрации может быть предусмотрен для приказов по личному составу.
Как правило, однородные документы подлежат регистрации в одном сводном документе. Например, документы распорядительного характера могут регистрироваться в одном журнале регистрации. Более того, приказы могут разбиваться по личному составу и по основной деятельности. Данное разбиение уместно для большей компании с большим штатом сотрудником и значительным документооборотом.
Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать в excel
Обязательно должен быть титульный лист. На титульном листе указывают: наименование организации, полностью, без сокращений, название документа, дату, когда была внесена первая запись, дату занесения последней записи. Должен присутствовать раздел, в котором будет указан перечень служащих, ответственных за внесение изменений в журнал. В этом разделе указывают: ФИО служебных лиц, ответственных за внесение изменений в нём, информация о документах, на основании которых вышеуказанные сотрудники назначены ответственными, подписи ответственных работников, удостоверяющие ведение журнала в определенные периоды времени, информацию по соответственным периодам.
Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия. При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.
Журнал приказов по личному составу в эксель
В чем его предназначение и где можно скачать данный документ? Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу? Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)? Итоги Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу? Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству фирмы) сотрудников.
Форма журнала регистрации по личному составу Несмотря на то, что стандартной формы журнала регистрации кадровых приказов не существует, в делопроизводственной практике сложилась определенная форма его ведения.
Журнал приказов по личному составу в эксель
При строгом учете делается отдельный столбец для указания количества страниц документа и перечня имеющихся приложений. Если в организации принято отслеживать исполнение переданных в работу писем, не помешает информация об исполнителе, сроке исполнения и отметка об окончании работы с документом. Еще можно выделить поле для примечаний.
Журнал Регистрации Приказов В Эксель
• • • • Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений. По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.
Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки. • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ. • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме. • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру. Ведение журнала в электронном виде В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде.
Вы здесь
По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.
Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.
Журнал Регистрации Приказов В Excel
При этом необходимо четко отслеживать не только дату заключения, но и истечение срока действия, иначе, согласно ч. 4 ст. 58 ТК РФ, такой срочный трудовой договор может стать трудовым договором, заключенным на неопределенный срок. Обычно в данном журнале указываются порядковый номер записи и год заключения договора, дата заключения трудового договора, Ф.И.О. Поступающего на работу, должность, срок действия и дата прекращения трудового договора (для срочных трудовых договоров), номер изменения к трудовому договору. Курляндский Котел Карта далее. Пример рабочего листа журнала учета трудовых договоров показан на рис. 4. Журнал учета трудовых договоров Журнал учета отпусков служит для регистрации приказов (распоряжений), изданных по унифицированным формам № Т-6 или № Т-6а. Он имеет краткий срок хранения – 3 года (ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.
Данный журнал представляет собой совокупность граф, которые могут быть изменены в соответствии со спецификой предприятия. Примерный перечень следующий: порядковый номер, дата, наименование документа, срок хранения (долгосрочный или краткосрочный), примечание. Пример рабочего листа журнала по основной деятельности или системе управления предприятием показан на рис. 7. Для защиты рабочих листов от исправлений можно использовать команду меню Сервис >Защита >Защитить лист. Если количество строк в рабочей тетради по высоте соответствует формату А4 (около 30 строк), необходимо распечатать лист журнала приказов.
Ведение журнала приказов по личному составу
Организации для грамотного учета документации применяют регистрационные книги, каждый из которых предназначается для учета определенного вида документов. Для некоторых журналов предусматривается российским законодательством типовая или рекомендованная форма, но некоторые могут быть разработаны организации самостоятельно при их желании. В отношении приказов по личному составу унифицированного формата нет, поэтому разрабатывать его нужно самостоятельно.
Например, книга учета трудовых книжек является обязательной к заполнению, так же как и журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а. Для распорядительных документов законом не предусмотрены типовые формы журнала, более того их ведение не является обязательным для организации. Тем не менее, многие предприятия подготавливают для себя удобный бланк регистрационного сводного документа самостоятельно.
Журнал регистрации приказов по личному составу: особенности заполнения
- Прием на работу. Здесь возможны различные варианты, учитывающие основное место, вахтовый метод, совместительство и т.д;
- Перемещение работника. Такой документ свидетельствует о продвижении по службе, работу в новом отделе, смене территории закрепления или размера оплаты труда;
- Премирование. Выплата дополнительных денежных средств за хорошее выполнение своих трудовых обязанностей, по поводу праздничных мероприятий и т.д.;
- Увольнение. Расторжение договора или решение уйти по собственному желанию;
- Командировка. Направление на определенный срок для исполнения трудовых обязанностей;
- Отпуск по уходу за ребенком. Рождение малыша и последующее его воспитание;
- Вредные условия труда. Назначение командировки или специального отпуска
После того, как проведена порядковая нумерация, плотно продевается шнуровка, и выведенные ее концы с обратной стороны проклеиваются специальным маленьким бланком. На нем отмечается количество страниц, сначала числом, а потом прописными буквами, проставляется подпись ответственного лица и поверх нее официальная печать. Чаще всего такой журнал подписывает сам руководитель.
Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности
Журнал регистрации приказов обязательно формируется на любом предприятии. Юрисдикция документа может распространяться на всех работников сразу, на руководство или на отдельные лица. Он требуется для наведения порядка в документах.
Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.
Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
⏬Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.
Если предприятие включает объемный штат сотрудников, ему требуется ведение учетов по выписанным приказам. Для этого формируют специальный журнал, в который вносят соответствующие изменения. Личный состав — перечень всех сотрудников, которые входят в персонал компании. Поэтому любые взаимодействия приказного порядка (увольнение, принятие в должность, повышение) протоколируют в журнале.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.
Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:
Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel
Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.
В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.
Форма журнала регистрации приказов по личному составу
Можно ознакомиться с рекомендуемыми образцами создания журнала на интернет страницах сайтов по кадровому делопроизводству и на их основе разработать свой формат. Основным требованием является тот факт, что завести его надо с началом деятельности организации.
Так как журнал по учету кадровых приказов является одним из основных архивных документов, то в организации должен быть работник, который несет ответственность за его заполнение. Ответственного работника можно назначить отдельным приказом по основной деятельности, возложив на него обязанности по ведению данного журнала. Но чаще всего, данная функциональная обязанность представлена в должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству, с которой он должен ознакомиться под роспись при приеме на работу.
Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
- Порядковый номер документа.
- Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
- Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
- Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
- Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
- Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.
Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.
25 Июл 2019 jurist7sib 1117
