Главная / Тестовая рубрика / Договора Аренды Срок Хранения

Договора Аренды Срок Хранения

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Кроме того, для отдельных видов документов установили специальный срок хранения. Так, уведомления, предупреждения работников нужно будет хранить три года. Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии придётся хранить год. Журналы, книги учёта инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) понадобится хранить 45 лет.

Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.

Для ряда документов срок хранения будет зависеть от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет. Среди них трудовые договоры, документы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников. В прежнем перечне для таких документов был установлен срок хранения 75 лет.

Федеральное архивное агентство России выпустило Приказ от 20.12.2022 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2022.

Документы, составленные в ходе проведения конкурентных способов госзакупок, нужно будет хранить в течение 3 лет независимо от объекта и объёма закупки. Для госзакупок эти правила распространили на извещения, документацию, протоколы, изменения и разъяснения положений документации, заявки участников, аудиозаписи вскрытия конвертов участников. Для закупок по Закону № 223-ФЗ по таким правилам будут хранить извещения, положения о закупке и протоколы.

подписываете договор на хранение;
оплачиваете услугу;
готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 15 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).

Даже если ИП работает один и у него отсутствует большая часть административно-хозяйственных, кадровых и иных распорядительных документов, а применение упрощенки с объектом «доходы» превращает первичку по расходам в макулатуру (обосновывать затраты нет необходимости), обязанность по сохранению определенных видов документации остается.

Например, такой документ, как книга учета доходов, в которой бизнесмен отражает полученную выручку и на основе которой производит расчет УСН-налога, Налоговым кодексом запрещено ликвидировать в течение 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а перечнем Росархива (с 18.02.2022) в течение 5 лет. При несовпадении сроков хранения в разных НПА нужно ориентироваться на больший. Однако с 17.03.2022 такое несовпадение сроков устранено, так как благодаря поправкам в ст. 23 и 24 НК РФ увеличены сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо 4.

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, установленные Росархивом. Для книг эти сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поскольку КУДИР открывается на год, то срок пойдет со следующего года. То есть, для книги за 2022 год он будет длиться с 01.01.2022 и по 31.12.2025.

Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки. Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.

Сроки хранения документов

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица

Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236). Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236).

Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов, нужно хранить в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). К таким документам относятся, в частности, карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (ст. 309 Перечня № 236).

С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.

Сколько лет хранить договоры с поставщиками и контрагентами

Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2022.

отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
расчет налогов и платежей;
разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.

Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2022 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.

Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.

При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Например, первичные документы, необходимые в целях уплаты налога должны храниться не менее 4 лет (ст. 23 НК РФ). Те же самые документы, используемые в целях бухгалтерского учета, хранятся уже не менее 5 лет (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Таким образом, если в НПА установлены разные сроки хранения одного и того же документа, то определять срок хранения документа надо по тому акту, который предусматривает больший срок.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы с истекшим сроком хранения вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов предусмотрена и административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ). Данное нарушение влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц организации в размере от 300 до 500 рублей.

Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.

если нарушение не привело к занижению налоговой базы, штраф будет равняться от 10 до 30 тыс. рублей;
если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, штраф будет равен 20% суммы неоплаченного налога, минимальная сумма – 40 тыс. рублей.

На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

На третьем этапе происходит перераспределение всех дел по периодам хранение, а также введение порядка делопроизводства, согласно которому документу формируются по делам, согласно сроку хранения. С точным распределением по срокам хранения могут возникнуть сложности, в таком случае используется двоичная система:

Договор аренды должен включать в себя информацию о правоустанавливающих документах владельца помещения (например, договор аренды с правом субаренды или договор купли-продажи). Также в договоре прописывается срок, на который площадь передается в аренду, и права всех сторон — участников сделки. При неопределенном сроке сделка влечет за собой соответствующие условия, в том числе связанные с расторжением соглашения. Насколько полно они учитывают интересы двух сторон — вопрос спорный.

Индивидуальный предприниматель, несмотря на приравнивание его статуса к субъекту бизнеса, остается по факту физическим лицом. Договор аренды в такой ситуации рассматривается со стороны предпринимательской деятельности и закрепляет за предпринимателем использование арендуемого помещения на законном основании. Соглашение не может считаться заключенным, если оно выражено в устной форме — только в письменной, за подписью обеих сторон. В остальном правила передачи помещения в аренду аналогичные тому, как происходит и с юридическим лицом.

Несмотря на востребованность подобных сделок, гражданское законодательство РФ специальных норм, прописывающих порядок сдачи помещений, не предназначенных для проживания, в аренду, не предусматривает. Юридическая и судебная практика связывает эти вопросы с правами на здания и сооружения, так как помещение является их частью. Гражданский кодекс, например, гласит, что земельный участок должен обладать прочной связью с тем зданием, где расположено помещение. При этом перемещение объектов, размещенных на земле, без ущерба для их целостности невозможно. В аренду может быть отдана часть помещения, а не вся площадь целиком — законодательство это допускает. В таком случае помещение или его часть должны быть достаточным образом индивидуализированы.

Нежилое помещение может и должно приносить прибыль своему собственнику. Для того чтобы процесс передачи помещения для коммерческих целей стал как можно менее проблематичным, важно на старте определить условия взаимодействия между его владельцем и второй стороной — арендатором. Законодательство рассматривает различные способы передачи нежилых помещений под бизнес-цели. Безусловно, в этой сфере без нюансов не обходится. Разобраться с тем, как грамотно сформировать договор аренды, нам поможет наш эксперт — адвокат Марина Светлицкая.

«Для передачи нежилого помещения в аренду между арендодателем и арендатором заключается соответствующий договор. Сделка регулируется положениями первого параграфа 34-й главы Гражданского кодекса Российской Федерации. Предмет договора — помещение, передаваемое во владение и пользование, ограниченные временем. В той ситуации, когда помещение сдается в аренду не менее чем на один год, сделка подлежит государственной регистрации», — рассказывает Марина Светлицкая.

Срок Хранения Договоров Аренды Помещения

Но если организация является арендодателем, то подход к сроку хранения договоров аренды и документов к ним должен быть совершенно иным. Самое главное – экспертиза ценности, определение необходимости и значимости для организации документов об имуществе (основных средствах) и основном виде ее деятельности. Арендодатель должен иметь состав документов, которые подтверждают:

Без комплекса этих документов организация-арендодатель не сможет подтвердить свои права на владение и распоряжение объектами недвижимости, данные документы необходимо иметь в течение всего срока деятельности организации, т.е. постоянно. Таким образом, при проведении экспертизы ценности договоров и документов по их исполнению необходимо руководствоваться принципом доказательности, т.к. главная функция документа в настоящее время – правовая, доказательная.

Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло). И всё же из этого правила есть исключения. Так, часть документов категории «А» подпадает под пункт «постоянное хранение договоров» и уничтожению не подлежит. Что же касается бумаг категории «Б», то хранение этих договоров тоже исчисляется 5-летним сроком. А если при этом не имеется лицевых счетов, то предприятие формально обязано хранить такой трудовой договор 75 (!) лет.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, регламентированные архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Решением Росархива от 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003 (далее — Перечень типовых управленческих документов), в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.1988, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Перечень типовых документов), ст.23 НК РФ и ст.17 Закона № 129-ФЗ.

Хранение договоров связано с определенными проблемами. В частности, в некоторых случаях очень сложно определить, к какому именно типу отнести данный конкретный документ, сколько его хранить, в каких условиях, как уничтожать и так далее. Все указанные факторы регулируются законодательством, но из-за того, что один и тот же договор в разной ситуации может потребовать различных сроков хранения, часто возникают всевозможные проблемы, неоднозначные толкования и так далее. Разобраться во всем этом просто необходимо, хотя это и может быть сложно.

Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.

конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2022);
в ст. 90 определено, сколько хранятся заявки по 44-ФЗ, — документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2022).

Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном видах. Правила, как должна храниться аукционная документация и другие регистры, определены не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны сроки только для бумажных процедур. В частности:

Сейчас (в 2022) срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их. Но с 01.01.2022 документация становится не обязательной для заказчиков (360-ФЗ от 02.07.2022). Теперь перед проведением закупки составляется извещение, проект контракта, техническое задание и другие бумаги, но не документация.

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и срок хранения архива по 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Чем опасно? Зачисление денег на счет контрагента не контролируется плательщиком, так как не он выбирает банк получателя средств. Следовательно, арендатор не должен нести рисков, связанных с деятельностью банка, в котором держит счета арендодатель. Например, в случае банкротства такой кредитной организации собственник не сможет получить переведенный платеж, но вины арендатора в этом нет.

Рынок коммерческой недвижимости переживает не лучшие времена, и арендаторы должны бы стать разборчивыми. Но нет: многие соглашаются с собственником, что правила аренды в торговом центре одинаковы для всех. На самом деле по крайней мере для крупных ритейлеров, генерирующих большой поток покупателей, условия всегда выгоднее, чем для прочих. И если вести переговоры, можно условиться о выгодах и скидках.

Чем опасно? Дополнительными требованиями к арендаторам – существенная часть обязанностей и расходов может быть скрыта в приложениях. Например, обязанность страховать помещения, брать на себя расходы по эксплуатации, обслуживанию и ремонту инженерных систем и коммуникаций.

Международная компания предложила арендатору зафиксировать в протоколе о намерениях условия будущего договора: арендную плату, обеспечительный платеж, площадь помещения, срок аренды, условия расторжения. Арендатор текст договора не изучил, юристов не привлек, а протокол подписал в полной уверенности, что все условия аренды зафиксированы. А когда прочел полный текст договора с приложениями, был вынужден отказаться от договора.

3. Нельзя быстро расторгнуть договор. Часто договор не позволяет арендатору быстро его расторгнуть, уведомив арендодателя за 1–2 месяца и заплатив небольшой штраф, например месячную плату. Большинство договоров вообще не предусматривает досрочного прекращения без суда – либо надо предупредить за несколько месяцев.

Договора Аренды Срок Хранения

2. Операции, не указанные в пункте 1 настоящей статьи (в том числе отбор проб и образцов товаров, исправление поврежденной упаковки, а также операции, необходимые для подготовки товаров к вывозу со склада временного хранения и их последующей транспортировки), могут совершаться лицами, обладающими полномочиями в отношении товаров, и их представителями с разрешения таможенного органа.

2. Владелец склада временного хранения несет ответственность за уплату таможенных пошлин, налогов в отношении товаров, хранящихся на складе временного хранения, в случае их утраты либо выдачи без разрешения таможенного органа. Владелец склада временного хранения не несет ответственность за уплату таможенных пошлин, налогов лишь в случае, если товары уничтожены либо безвозвратно утеряны вследствие аварии, действия непреодолимой силы или естественной убыли при нормальных условиях хранения.

Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела, вправе сокращать перечень сведений, указанных в абзаце первом настоящего пункта, с учетом вида транспорта, видов товаров, а также категорий лиц, перемещающих товары и транспортные средства.

4. Исчисление срока временного хранения товаров начинается со дня их помещения на склад временного хранения либо со дня приобретения товарами статуса товаров, находящихся на временном хранении, в соответствии с настоящим Кодексом. В случае применения внутреннего таможенного транзита при перевозке товаров из места прибытия на таможенную территорию Российской Федерации до места нахождения таможенного органа исчисление срока временного хранения этих товаров начинается заново со дня завершения внутреннего таможенного транзита.

4. Владельцами складов временного хранения могут являться таможенные органы без включения их в Реестр владельцев складов временного хранения (статья 115). Федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела, обязан обеспечить регулярное, не реже одного раза в шесть месяцев, опубликование в своих официальных изданиях перечней складов временного хранения, владельцами которых являются таможенные органы, а также изменений, вносимых в этот перечень.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела;
при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

если в тексте договора срок его действия не указан 1 ;
когда в договоре прямо указано, что он заключен на неопределенный срок;
когда договором предусмотрена его автоматическая пролонгация;
когда в договоре предусмотрена формулировка «до полного исполнения сторонами всех обязательств».

В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.

сроки хранения 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора. При этом если рядом со сроком хранения стоит отметка ЭПК, то это означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»;
срок хранения «постоянно». Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов;
отметка «до минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее 1 года).

контракты (договоры) на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций (ст. 1051);
договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации АС (ст. 1796);
договоры с иностранными изготовителями об обеспечении соответствия требованиям технических регламентов (ст. 1571);
договоры (контракты) с организациями и физическими лицами об оказании инженерно-консультационных услуг (ст. 1053);
договоры (контракты) на внедрение результатов НИР (ст. 103);
авторские договоры на создание карт и атласов, соглашения с авторскими коллективами (ст. 842);
договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст. 959).

Срок хранения договора аренды нежилого помещения

Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Однако если речь идёт о юридическом лице, то применяется ст.17 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) по которой организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен (п.2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утверждённых Росархивом 6 октября 2000 г.). Это не касается той «первички», что подтверждает размер налогового убытка, переносимого на будущее. Такие документы фирма обязана хранить, пока уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться больше пяти лет. Правда, таково требование налогового законодательства — п.4 ст.283 Налогового кодекса РФ. Но и в бухгалтерском, и в налоговом учете первичные документы одни и те же.

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.150 Перечня типовых управленческих документов);

доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.155 Перечня типовых управленческих документов);

Согласно п.424 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000) договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы к ним) должны хранится постоянно. Если договор прошёл регистрацию в ГУ ФРС по Санкт-Петербургу и Ленобласти , то согласно п.4 ст. 12 Федерального Закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ (ред. от 30.12.2004) «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»(с изм. и доп., вступившими в силу с 01.04.2005) разделы Единого государственного реестра прав, дела правоустанавливающих документов и книги учета документов подлежат постоянному хранению. Их уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускается. Порядок и сроки хранения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, разделов Единого государственного реестра прав, дел правоустанавливающих документов и книг учета документов, а также порядок их передачи на постоянное хранение в государственные архивы определяется Правительством Российской Федерации.

Срок исковой давности – это временный период, в течение которого лицо может предъявить иск в суд в ответ на нарушение своих прав, а также условий договора. Согласно ст. 200 ГК РФ этот период равен 3 годам, исчисляемых с момента, когда лицу стало известно о договорном или фактическом нарушении.

По обязательствам, срок исполнения которых не определен или определен моментом востребования, срок исковой давности начинает течь со дня предъявления кредитором требования об исполнении обязательства, а если должнику предоставляется срок для исполнения такого требования, исчисление срока исковой давности начинается по окончании срока, предоставляемого для исполнения такого требования. При этом срок исковой давности во всяком случае не может превышать десять лет со дня возникновения обязательства.

По регрессным обязательствам течение срока исковой давности начинается со дня исполнения основного обязательства.

В любом случае это очень деликатный и индивидуальный вопрос, где нужно учитывать любой нюанс. Стоит помнить, что даже в случае истечения сроков, стороны могут заключить новый договор, но при условии, что собственник и арендатор ведут себя добросовестно и исполняют все обязанности.

Согласно общим положениям закона, у таких соглашений нет максимального или минимального срока, так как все зависит от намерений собственника и арендатора. Здесь им предоставлена полная свобода. Если рассматривать с точки зрения юридической практики, то чаще всего минимальным сроком является период в 3-6 месяцев, а максимальным – бессрочность. В среднем, такие договоры заключаются на период от 3 до 5 лет.

субаренда (ст.615 ГК РФ), срок которой не может быть больше периода, указанного в основном договоре;
договор аренды с/х земель, максимальный срок которого не может превышать 49 лет согласно ФЗ–№101;
договор аренды участка для государственных и муниципальных нужд предусматривает срок заключения не более 1 года (ст.22 ЗК РФ).

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.

Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг. У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения. В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером. Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее.

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности. В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают. А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.

Процедура передачи на хранение договоров в архиве, сроки которых уже истекли, может отличаться в зависимости от предприятия. В некоторых случаях сотрудники просто сшивают документы между собой и кладут в темный уголок, который и считается архивом. А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом. Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке. А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте. Общим правилом, которым отличается хранение договоров в организации любой формы собственности, является время передачи в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять документы не раньше определенного срока, вне зависимости от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть, даже если договор закончился в феврале, все равно придется ждать следующего года, чтобы положить его на хранение.

Например, срок полезного использования здания как основного средства – 31 год, после его окончания отсчитываем еще 4 года (согласно Налоговому кодексу РФ) и получается, что храниться документы должны в течение минимум 35 лет. Если организация-арендодатель не собирается изменять свою основную деятельность, то досье по объектам недвижимости, договоры аренды и документы по их исполнению рекомендуем хранить в течение всего срока деятельности организации.
Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия. Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п. 1 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предоставление оригинала договора является обязательным! А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации.
При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558. Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

Таблица 1 Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.) Теперь посмотрим, какие общие сроки хранения договоров приведены в Перечне 1, и дадим небольшие пояснения:

18 Фев 2022 jurist7sib 38