Какие кадровые документы должны быть в ооо

Документы, которые должны быть у ООО

Список таких документов включает инструкции, положения, журналы инструктажа, документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, документы о финансировании мероприятий по охране труда, сопутствующие акты и приказы.

Трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых должен быть отдан работнику. Желательна подпись работника на экземпляре компании «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата».

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
2. Изучить уставную документацию ООО.
3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2022 году».
6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

Документы, которые должны быть у ООО

UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2022 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2022 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.

1. Трудовые книжки всех работников
   Обязательно хранятся в металлическом сейфе под замком и охраной сурового главбуха. Выдаются только с пристальным испытующим взглядом в глаза работника, тяжелым вздохом и уточняющей фразой «точно надо?», но чаще не выдаются вовсе, т. к. «не положено». И что характерно, выдавать работнику его трудовую книжку до дня увольнения, действительно, не положено Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение 3-х рабочих дней выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. А сама книжка должна всегда храниться в сейфе бухгалтерии и это правило лучше не нарушать.
2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
3. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
4. Трудовые договоры со всеми дополнительными соглашениями
   Статьей 67 Трудового кодекса установлена обязательная письменная форма для трудового договора. Отсутствие трудовых договоров – это стопроцентное основание для штрафа при очередной проверке Инспекции по труду.
   Так же по закону трудовой договор должен быть составлен в двух экземплярах и один экземпляр должен быть отдан работнику. Поэтому желательно попросить работника на вашем экземпляре написать что-то вроде «экземпляр трудового договора получил, подпись, дата». Это поможет избежать лишних проблем, если работник вдруг решит в суде или в инспекции заявить, что вы ему так и не выдали договор.
5. Листы ознакомления или журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т. д.
   При приеме на работу работник должен быть под роспись ознакомлен со всеми документами, так или иначе касающимися его должности: штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и т. д. Отсутствие подтверждения ознакомления (подписи) обычно приравнивается к неознакомлению и расценивается как нарушение законодательства. Поэтому слово «ознакомлен», подпись и дата должны быть. Вопрос в том, как вести эти листы или журналы. Есть 3 основных варианта:
   1) для каждого работника заводить отдельный лист ознакомления и хранить его в личном деле работника (можно по каждому работнику персонально подтвердить его ознакомление с документами; это удобно, когда нормативная документация компании меняется редко);
   2) прикладывать листы/журналы ознакомления к каждому отдельному положению/инструкции (это удобно в компаниях с большим штатом);
   3) вести один большой журнал ознакомления, где все расписываются за всё (чаще всего такой способ довольно неудобен, зато точно ни одна подпись не потеряется).
6. Штатное расписание (форма Т-3)
   Штатное расписание предусмотрено статьями 15 и 57 ТК РФ. Формально в кодексе нигде не сказано, что штатное расписание должно быть, но на практике считается, оно ведется в обязательном порядке.
7. Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)
   На основе такого табеля рассчитывается зарплата работника, кроме того, он является основным документом, фиксирующим присутствие или отсутствие сотрудника на работе, поэтому он так же считается обязательным. Но на практике вполне подходит вариант с ведением такого табеля в электронном виде с возможностью распечатать при необходимости (например, в 1С или облачной бухгалтерии).
8. Правила внутреннего трудового распорядка
   Предусмотрены статьями 189 и 190 ТК РФ. Обязательно должны быть у всех работодателей.
9. Документ о защите персональных данных работников (обычно – положение)
   Предусмотрен статьями 87 и 88 ТК РФ. Обязательно должен быть в организации. Желательно принимать такое положение в связке с другими документами по персональным данным и, в связи с размерами штрафов за нарушение законодательства о персональных данных, желательно поручить разработку специалистам.
10. График отпусков (форма Т-7) и уведомления о начале отпуска
    Так же как и табель может вестись в электронном виде, хотя листы ознакомления обязательно ведутся в бумажном виде. Но с приходом проверки желательно распечатать и сами графики за 3 последних года.
    А вот уведомления обязательно нужно распечатывать и вручать работникам за 2 недели до начала отпуска. Обязательно сохраните в архиве второй экземпляр с подписью работника о получении (благодарю Натулёк за напоминание про это уведомление).
11. Личные карточки (форма Т-2)
    Это те самые знакомые ещё с советских времен картонные листы формата А3, распечатанные типографским способом и заботливо заполненные рукой кадровика или бухгалтера. На практике часто ведутся в электронном виде, а зря. Дело в том, что в личных карточках работник расписывается о достоверности личных данных при приеме на работу, в связи с уходом в отпуск, штатными перемещениями в рамках организации и при увольнении. А значит их лучше вести на бумаге, поскольку для придирчивого инспектора личные карточки действующих работников, может быть, и получится распечатать и заполнить за одну ночь, а вот законным способом проставить подписи уже уволенных работников будет проблематично.
    Единственная проблема личных карточек – сложность их заполнения в связи с законодательством о персональных данных. Во-первых, практически половину граф работник с чистой совестью может отказаться заполнять. Во-вторых, десятый пункт первого раздела и сам работодатель ни в коем случае не должен спрашивать, т. к. этот пункт содержит данные о семье работника, а это уже персональные данные членов его семьи, а значит, они могут обрабатываться и храниться организацией только при наличии соответствующего письменного согласия этих лиц.
12. Приказы и распоряжения.
    Приказы и распоряжения хранятся обязательно. Все. За все время работы организации.
13. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки и т. п.)
    Само по себе отсутствие докладной записки двухгодичной давности нарушением не является. Но если на основании этой записки был издан приказ, например, об увольнении работника, то такую записку хранить нужно обязательно, т. к. она при необходимости подтвердит вашу позицию в споре с инспектором, прокурором или в суде.
14. Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений и, крайне желательно, журналы учета приказов и журналы учета трудовых договоров.
15. Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.
    Эти документы относятся скорее к бухгалтерии, нежели непосредственно к кадрам, но так как при проверке Инспекции по труду они могут быть запрошены, упомяну и их в блоке с кадровыми документами.
16. Документы по аттестации рабочих мест.
    С тех пор как аттестация рабочих мест стала обязательным мероприятием, к слову, воспринимаемым подавляющим большинством руководителей как бессмысленное, но неизбежное зло, итоговые документы аттестации вошли в список бумаг, которые обязательно должны быть в компании. Самостоятельно такую аттестацию проводить нельзя, поэтому писать подробно о перечне документов об аттестации не имеет смысла. Нужно просто хранить всё, что передаст вам специализированная организация.
    Согласно статье 212 ТК РФ аттестации по условиям труда подлежат все рабочие места в организации (с учетом исключений, установленных приказом Минтруда РФ №590н от 12.12.2022).
17. Документы по охране труда.
    Список таких документов более чем внушительный, он включает в себя и инструкции, и положения, и журналы инструктажа, и документы об обучении руководителей и специалистов по охране труда, и документы о финансировании мероприятий по охране труда, и сопутствующие акты и приказы… Кроме того, эти документы сильно разняться в зависимости от того, какой деятельностью занимается организация. Поэтому их, как и документы о защите персональных данных, тоже лучше отдать на откуп специалистам.

Документы в ООО которые обязаны быть

Топик этот появился после недавнего разговора с начинающим предпринимателем. Часа четыре я перечислял по памяти какие регламентирующие документы необходимы быть в организации, что бы не смогли «докопаться» контролирующие органы. После чего, пообщавшись еще с несколькими знакомыми понял что у многих все эти вопросы пущены на самотек, до поры до времени. Наше государство является самым замечательным государством, в котором разработаны наверное сотни регламентирующих документов, не всегда дружащие друг с другом, но тем не менее, действующие. Сам лично несколько раз «попадал» на штрафы по незнанию.Зачем нужны эти сотни документов которые, по сути, редко кто читает и без которых на западе прекрасно обходятся — никто не знает, но тем не менее так же никто не отменяет обязанности по их ведению и хранению.

• протоколы о создании Общества;
• решения учредителей о создании ООО;
• документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
• правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
• бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
• протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
• положения о представительствах и филиалах ООО;
• заключения органов контроля;
• перечень аффилированных лиц;
• другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.

Восстановление кадрового учета 2022: пошаговая инструкция

Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы (или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один).

Какие кадровые документы должны быть у юрлица

Последними в списке, но не таковыми по значению, идут распорядительные документы. К ним относятся любые распоряжения, а также приказы от руководителя. Благодаря им он может реализовывать свои полномочия, направленные на обеспечение функционирования предприятия.

На данный момент бывает сложно определить полный список кадровой документации, необходимой для юридического лица (будь то ООО, ЗАО и т.д.). Окончательный перечень подобного рода документации определяется рядом факторов, к которым относятся:

Обязательные кадровые документы для ООО в 2022-2022 годах

Какие нужно оформить с нуля кадровые документы для ООО, важно знать при формировании документооборота на вновь созданном предприятии для соблюдения существующих законодательных требований. Отсутствие таких документов может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий для работодателя. Так, в соответствии с положениями ст. 5.27 КоАП РФ размер штрафа, налагаемого на юридическое лицо за допущенные нарушения трудового законодательства, варьируется в пределах от 30 до 50 тыс. руб. (при повторном нарушении — от 50 до 70 тыс. руб.).

Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п. 8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).

Обязательный перечень кадровых документов для каждого ИП

Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ. Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Да, предприниматели не любят оформлять множество ненужных, на их взгляд, бумаг, но ведь кадровые документы — это предмет пристального внимания не только трудовой инспекции, но и МВД, Пенсионного фонда, ФСС. Многие кадровые документы проверяются в ходе налоговой проверки, ведь они относятся к первичке, которая подтверждает выполнение хозяйственных операций (выплата заработной платы, налоги, проч. расходы).

Документы в кадрах обязательные

Микропредприятия вправе сократить кадровое делопроизводство, а остальные организации обязаны вести кадровый документооборот в полном объеме. Какие кадровые документы обязательно оформлять, а какие пригодятся при определенных условиях, смотрите в таблице ниже.

Трудовой кодекс дополнен новой главой 48.1, устанавливающей особенности регулирования труда лиц, работающих у работодателей – субъектов малого предпринимательства, входящих в категорию микропредприятий. C января 2022 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот.

Какие обязательные кадровые документы для ООО в 2022 году предусмотрены законом

При этом работодатель должен включать положения вышеназванных локальных актов в текст трудовых договоров с сотрудниками. Для микропредприятий действуют типовые договоры, форма которых утверждена Постановлением Правительства “О типовой форме…” от 27.08.2022 № 853.

Указанные выше документы должны наличествовать в каждой ООО, в которой трудятся наемные работники. В некоторых случаях список необходимых кадровых документов в ООО должен быть расширен. Перечень дополнительных бумаг мы приведем ниже.

Особенности кадрового делопроизводства

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Какие кадровые документы должны быть в ООО

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
(абзац введен Федеральным законом от 23.12.2022 N 387-ФЗ)

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
(в ред. Федерального закона от 21.07.2022 N 216-ФЗ)

Кадровые документы, которые должны быть в организации

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Положения в ООО: какие должны быть разработаны локальные акты

Если учредителей у ООО несколько, составляется протокол общего собрания в произвольной форме. Обязательно перечисляются все участники, избираются председатель и секретарь заседания. Протокол должен содержать те же пункты, что и решение, но по каждому проводится голосование присутствующих и фиксируются результаты. По желанию собравшихся документ может быть заверен нотариально, утвержден подписями всех участников.

Законодательство не требует подтверждения указанного в учредительных документах адреса. ИФНС разъясняет, что в решении и протоколе должны обязательно указываться номера офиса, помещения, этажа, отдельного входа, подъезда. Это требуется для правильной идентификации местоположения юридического лица. Отсутствие конкретных элементов адреса часто является причиной временной приостановки процедуры регистрации. ИФНС может дать поручение территориальной инспекции о проведении проверки подлинности и полноты адресных данных.

Приводим в порядок кадровые бумаги

Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.

Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая «первичка» предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка «основание» приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2022 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).

Какие кадровые документы должны быть

Положение о персональных данных. Также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2022 № 152-ФЗ, ст.
88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др.
Документ составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ.
Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды Виды кадровой документации Необходимые документы для кадрового учета: группа 1 Необходимые документы для кадрового учета: группа 2 Оформляем документы с нуля Особенности кадрового учета для микропредприятия Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах Кадровые документы (учет) с нуля: виды Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

Похожие записи
• 
  Дисциплинарные взыскания военнослужащих по призыву
• 
  Кому Платят Стипендию
• 
  Прожиточный минимум в Ижевске 2022 году на ребенка
• 
  На Сколько Человек После 80 Лет Можно Рыормить Уход